マネーフォワード クラウド確定申告使い方ガイド

電子帳簿保存法について(令和5年度税制改正版)

概要

このガイドでは、令和5年度税制改正後の電子帳簿保存法の概要についてご説明します。

マネーフォワード クラウド会計・確定申告では、電子帳簿保存法の以下の区分のうち「電子帳簿等保存(電子帳簿・電子書類)」「電子取引データ保存」についてJIIMA認証を取得しています。

  • 電子帳簿等保存(電子帳簿・電子書類)
  • スキャナ保存
  • 電子取引データ保存

クラウド会計・確定申告におけるJIIMA認証の取得についてご不明な点がある場合は、お問い合わせ窓口までご連絡ください。

目次

「電子帳簿保存法」とは

「電子帳簿保存法」とは、原則として紙での保存が義務づけられている国税関係帳簿※1や国税関係書類※2を、電子データで保存するために、電子的に授受した電子取引情報の保存義務などの要件を定めた法律です。
電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は大きく3種類に区分されます。

※1 「国税関係帳簿」とは、仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳・固定資産台帳などを指します。
※2 「国税関係書類」とは、決算関係書類(貸借対照表・損益計算書など)や取引関係書類(見積書・契約書・請求書・領収書など)を指します。

電子帳簿保存法では、電磁的記録による保存は大きく3種類に区分されます。

電子帳簿保存法区分概要対象となる帳簿・書類
電子帳簿等保存電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存するためのルール一貫してコンピューターで作成された国税関係帳簿・国税関係書類
スキャナ保存紙で受領した書類や作成した書類をスキャン文書で保存するためのルール
  • 自身が手書きなどで作成し発行した取引関係書類
  • 紙によって受領した取引関係書類
電子取引データ保存Webやメールで授受した請求書や領収書を電子データのまま保存する際のルール電子データによりやり取りした取引関係書類

電子帳簿保存法の詳細は、以下国税庁のページをご参照ください。
電子帳簿等保存制度特設サイト|国税庁
電子帳簿保存法の内容が改正されました|国税庁

電子帳簿等保存について

概要

自己が一貫してコンピューターで作成した国税関係帳簿や決算書、取引関係書類(見積書や請求書など)は、一定の要件を満たすことにより、電子データでの保存が認められています。

要件

電子帳簿等保存の要件は以下のとおりです。

番号要件要件の説明優良な
電子帳簿
その他の
電子帳簿
書類
税務職員による
調査時のデータ提供
税務調査時に税務職員から帳簿・書類データのダウンロードを求められた際に、これに応じること※1※2※3
関係書類等の備付け使用している会計ソフトなどの操作マニュアル等を備え付けること
見読可能性の確保
  • PCなどを備え付け、帳簿・書類データをいつでも確認できるようにすること
  • 使用しているPCなどの操作マニュアル等を備え付けること
訂正・削除履歴の確保
  • 帳簿内容を訂正・削除した場合に、その訂正・削除の履歴が残るソフトを使うこと
  • 事務処理規程を設けている場合、通常の業務処理期間経過後に帳簿の入力を行った際はその入力履歴が確認できるソフトを使用すること
相互関連性の確保複数の帳簿間で、相互にその関連性が確認できること
検索機能の確保
  • 1:取引年月日・取引金額・取引先により検索できること
  • 2:日付または金額の範囲指定により検索できること
  • 3:2つ以上の項目を組み合わせて検索できること
※1※3

※1 「要件①:税務職員による調査時のデータ提供」を満たす場合、「要件⑥:検索機能の確保」のうち2および3の要件への対応は不要です。
※2 「優良な電子帳簿」の要件をすべて満たす場合、対応は不要です。
※3 「要件⑥:検索機能の確保」の要件を満たす場合、「要件①:税務職員による調査時のデータ提供」への対応は不要です。

優良電子帳簿として保存し、過少申告加算税の軽減措置の適用を受ける場合は、国税の法定申告期限までに所轄税務署長等に対して届出書を提出する必要があります。
詳細については、以下国税庁のページをご参照ください。
[手続名]国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等に係る過少申告加算税の特例の適用を受ける旨の届出|国税庁

スキャナ保存について

概要

請求書や領収書などの紙の書類をスキャナで読み取ってデジタル化したデータ(スキャン文書)を一定の要件を満たして保存することで、紙の書類(原本)の保管を不要にできます。

2024年(令和6年)1月1日以降にスキャナ保存を行う書類の要件

スキャナ保存の要件は以下のとおりです。

番号要件要件の説明
ファイルの画質要件ファイルの解像度・階調について、以下の要件を満たしたうえでその情報を読み取ること

  • 【解像度】200dpi相当以上であること
  • 【階調】カラーが赤・緑・青それぞれ256階調以上(24ビットカラー)であること※1
スキャナ保存の期間制限以下どちらかの期間内にスキャナ保存およびそのスキャナデータの情報の入力・保存を行うこと※2

  • 【早期入力方式】書類を作成または受領してからおおむね「7営業日」以内
  • 【業務処理サイクル方式※3】 それぞれの会社で採用している業務処理サイクルの期間(最長「2ヶ月」以内)+おおむね「7営業日」以内
タイムスタンプの付与一定期間内にスキャナデータにタイムスタンプの付与を行うこと
ヴァージョン管理スキャナデータの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用すること
帳簿との相互関連性スキャナデータとそのデータに対応する帳簿との間で、相互に関連性が確認できること※4
モニター等の出力要件
  • 14インチ以上のカラーディスプレイ・カラープリンター・操作マニュアルを備え付けること※5
  • データを以下の状態で速やかに出力できること
    • できる限り分割されずに元の形で出力できる
    • 元の紙と同じくらい鮮明に出力できる
    • 拡大・縮小ができる
    • 4ポイントの大きさの文字を認識できる
システム概要書等の備付けスキャナ保存を行う際の事務処理規程に関する以下のような書類を備え付けること

  • システム等の概要書
  • 仕様書
  • 操作説明書
  • スキャナ保存を行う際の手順や担当部署・対象書類などを明らかにした書類(スキャナによる電子化保存規程)
検索機能の確保
  • 1:取引年月日・取引金額・取引先により検索できること
  • 2:日付または金額の範囲指定により検索できること※6
  • 3:2つ以上の項目を組み合わせて検索できること※6

※1 一般書類の場合は、白黒(グレースケール)でも問題ありません。
※2 一般書類の場合、「要件②:スキャナ保存の期間制限」の対応を不要とすることもできます。
※3 【業務処理サイクル方式】は、その会社における、書類を作成または受領してからスキャナ保存を行うまでの事務処理規程を定めている場合のみ採用できます。
※4 2024年(令和6年)1月1日以降、一般書類の場合は「要件⑤:帳簿との相互関連性」の対応が不要となります。
※5 白黒(グレースケール)の一般書類は、カラーに対応していないディスプレイ・プリンターでの出力でも問題ありません。
※6 税務調査時に税務職員から帳簿・書類データのダウンロードを求められた際、これに応じることができるようにしている場合、「要件⑧:検索機能の確保」のうち2および3の要件への対応が不要となります。

「一般書類」向けのルールを採用する場合、スキャナ保存を行う際の「事務処理規程」を備え付ける必要があります。
参考資料(各種規程等のサンプル)>スキャナ保存に関するもの|国税庁

2022年(令和4年)4月1日~2023年(令和5年)12月31日にスキャナ保存を行う書類の要件

2022年(令和4年)4月1日~2023年(令和5年)12月31日にスキャナ保存を行う場合は、「2024年(令和6年)1月1日以降にスキャナ保存を行う書類の要件」の要件に加えて、以下の要件を満たす必要があります。

番号要件要件の説明
ファイルの大きさ情報の保存ファイルの大きさ情報を保存すること※7
入力者等情報の確認スキャナデータに関する情報を入力した人またはその人を監督している人に関する情報を確認できること

※7 書類原本のサイズがA4以下である場合または一般書類の場合、大きさ情報の保存は不要です。

電子取引データ保存について

概要

2024年(令和6年)1月1日以降、取引情報の授受を電磁的方式により行う電子取引では、該当する取引情報を要件に沿って電子データで保存する必要があります。

「取引情報」とは、取引に関して受領または交付する注文書・契約書・送り状・領収書・見積書、その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。
具体的には、いわゆるEDI取引・インターネット等による取引・電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含む)・インターネット上にサイトを設けて取引情報を授受する取引等をいいます。
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(問2)

要件

電子取引データ保存の要件は以下のとおりです。

番号要件要件の説明
真実性の要件以下のいずれかの条件を満たすこと

  • タイムスタンプを付したあとに、電子取引データのやりとりを行う
  • 電子取引データのやりとりを行ったあと、速やかにタイムスタンプを付す
  • 電子取引データの訂正・削除を行った場合にその記録が残るシステムまたは訂正・削除ができないシステムを利用して、電子取引データのやりとりおよび保存を行う
  • 訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程を備え付けてその規程に沿った運用を行う
電子計算機処理システムの概要書の備付け電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
見読可能性の確保
  • PCなどを備え付け、帳簿・書類データをいつでも確認できるようにすること
  • 使用しているPCなどの操作マニュアル等を備え付けること
検索機能の確保
  • 取引年月日・取引金額・取引先により検索できること
  • 日付または金額の範囲指定により検索できること
  • 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること

※自社で開発したプログラムを使用する場合に限ります。

要件を満たすために必要な設定・操作について

電子帳簿保存法の各区分に対応するために必要な設定・操作については、以下のガイドをご確認ください。
「電子帳簿等保存」に対応するために必要な設定・操作について
「スキャナ保存」に対応するために必要な設定・操作について
「電子取引データ保存」に対応するために必要な設定・操作について

更新日:2024年03月01日

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