Q. 従業員が退職・休職しました。どのような対応が必要ですか？

従業員が退職や休職となった場合、状況に応じて権限変更などの対応が必要です。
詳細は以下をご確認ください。

• 従業員の権限を変更する
• 従業員を削除する
• 従業員の代理で申請・承認する

従業員の権限を変更する

対応方法

従業員の権限を「権限なし」に変更すると、退職・休職した従業員のログインを制限できます。
「管理設定」＞「従業員」＞「従業員一覧」画面で、「権限」のプルダウンをクリックし、「権限なし」を選択してください。

「権限なし」に変更した場合の影響

• 「権限なし」が設定された従業員は、該当の事業者にログインできなくなります。
• 該当の従業員はアクティブユーザーとしてカウントされなくなります。
• 該当従業員が申請・承認した経費明細や申請データが登録済みの場合、該当のデータは削除されません。
• 該当従業員に関する立替経費の振込データ作成や「マネーフォワード クラウド給与」への連携は引き続き可能です。
• 「明細一覧」画面や「申請一覧」画面にある検索条件のプルダウンには氏名が表示され続けます。そのため、検索時に選択肢が多くなる場合があります。

従業員を削除する

対応方法

不要になった従業員は、「管理設定」＞「従業員」＞「従業員一覧」画面で削除できます。
該当従業員の氏名の右側に表示されている「削除」をクリックしてください。

削除した場合の影響

• 削除された従業員は、該当の事業者にログインできなくなります。
• 従業員を削除しても、過去に作成された経費明細や申請データは削除されません。未承認の申請も引き続き承認が可能です。
• 削除した従業員に関する立替経費の振込データ作成や「マネーフォワード クラウド給与」への連携はできなくなります。
• 各画面の検索条件にある「氏名」のプルダウンに表示されなくなります。そのため、管理者の画面が整理されます。

従業員の代理で申請・承認する

代理申請

急な退職や休職により従業員本人の操作が困難な場合、管理者が代理で申請できます。

代理申請の設定や申請手順については、以下のガイドをご参照ください。
代理申請者の設定方法
代理申請の方法

代理承認

退職した従業員が承認者だった場合、代理承認者を設定することで業務を滞りなく進行できます。
代理承認の設定方法は、以下のガイドをご参照ください。
代理承認者の設定方法