書類の電子締結方法

概要

このガイドでは、「書類の電子締結」機能に関する操作方法についてご説明します。

「書類の電子締結」機能では、「書類」画面で作成した書類を従業員に送信し、同意を得ることができます。
また、締結した文書に電子署名を付与することも可能です。

対象ページ

書類

対象のお客さま

マネーフォワード クラウド人事管理をご利用中のお客さま

目次

• ステータスの確認方法
• 管理者の操作
  • 事前準備
  • 従業員へ書類を送信する
  • ステータスを確認する
  • 締結した書類をダウンロードする方法
• 従業員の操作
  • 書類に同意する方法
  • 書類を却下する方法
  • 締結した書類をダウンロードする
• 通知の種類
• ご注意

ステータスの確認方法

「書類」画面は、ステータスごとに「やることリスト」「未送信」「相手方確認中」「完了」タブに分かれています。
各タブをクリックすることで、該当ステータスの画面を確認できます。

「やることリスト」のステータス

「やることリスト」ステータスの画面には、以下の書類が表示されます。

• 管理者が書類の送信後に取り下げた書類
• 従業員が却下した書類
• 送信後30日以内に同意が行われなかった書類

「未送信」ステータス

「未送信」ステータスの画面には、以下の書類が表示されます。

• 新規作成した書類
• 「やることリスト」画面で再作成を行った書類

「相手方確認中」ステータス

「相手方確認中」ステータスの画面には、管理者が従業員に送信した書類が表示されます。

「完了」ステータス

「完了」ステータスの画面には、従業員が同意した書類が表示されます。

管理者の操作

事前準備

電子締結を行うためには、従業員に「個人メールアドレス」を登録する必要があります。
「従業員」画面で従業員に「個人メールアドレス」が登録されていることを確認してください。

「個人メールアドレス」を一括で追加登録する方法については、以下のガイドをご参照ください。
CSVを使った従業員の登録・更新方法

従業員へ書類を送信する

1. 左メニューの「書類」をクリックし、「書類」画面で対象のフォルダをクリックします。
2. 「未送信」タブを選択し、「未送信」ステータスの画面で「書類を一括送信」をクリックします。
   「書類を一括送信」をクリックすると、フォルダ内にいる全従業員の個人メールアドレス宛に書類を一括送信できます。
   
3. 「書類を一括送信」画面で内容を確認し、問題がなければ「送信」をクリックします。
   「次回から表示しない」にチェックを入れると、次回以降非表示にできます。
   
4. 表示されたメッセージを確認し、「閉じる」をクリックします。
   「次回から表示しない」にチェックを入れると、次回以降非表示にできます。
   
5. 「書類」画面の上部に「書類の送信を開始しました。」と表示されたことを確認します。
   
6. 「相手方確認中」タブを選択し、「相手方確認中」ステータスの画面で書類の送信が完了したことを確認します。
   送信した書類が表示されない場合は、画面更新を行ってください。
   

個別で書類を送信する場合は、「未送信」ステータスの画面で対象従業員の右側にある縦三点リーダーをクリックし、「書類を送信」を選択してください

書類の送信後、従業員の操作に関してはこちらをご確認ください。

ステータスを確認する

従業員が書類に同意した場合

従業員がすべての書類に同意をすると、書類は「完了」ステータスの画面に表示されます。
「完了」ステータスの画面に表示されれば、電子締結は完了です。

従業員が書類に同意していない場合

従業員が同意の操作を行っていない場合、書類は「相手方確認中」ステータスの画面に表示されます。
書類送信日から30日以内に同意を得る必要があります。

従業員が書類を却下した場合

従業員が書類を却下した場合、書類は「やることリスト」ステータスの画面に表示されます。
「却下理由」は書類を送信した管理者宛にメールで通知されます。

管理者が送信した書類を取り下げる場合

「相手方確認中」ステータスの画面で対象従業員の右側にある縦三点リーダーをクリックし、「取下げ」を選択します。

取り下げた書類は「やることリスト」ステータスの画面に表示されます。
書類を再送信する場合は、「再作成」をクリックして「未送信」ステータスの画面に移動し、再度書類の送信を行ってください。

締結した書類をダウンロードする方法

「完了」ステータスの画面に表示されている書類はダウンロードできます。

手順

1. 左メニューの「書類」をクリックし、「書類」画面で対象のフォルダをクリックします。
2. 「完了」タブをクリックします。
3. 「完了」ステータスの画面で対象の書類をクリックし、PDFをダウンロードします。

電子署名の確認

電子締結が完了すると、書類の下部に電子署名が表示されます。

電子署名の正当性を確認するためには、アドビ社の「Adobe Acrobat Reader」が必要です。
詳細は以下ガイドをご参照ください。
Q. 電子署名とタイムスタンプを確認する方法を教えてください。

従業員の操作

書類に同意する方法

1. 「マネーフォワード クラウド契約」から送信されたメールに記載されているURLをクリックします。
   
2. クラウド契約の画面右上にある「契約書確認へ進む」をクリックします。
3. 「ダウンロード」をクリックして書類の内容を確認し、問題がなければ「書類の内容に同意」をクリックします。
4. 「書類の確認が完了しました。」と表示されたことを確認します。
   

書類を却下する方法

1. クラウド契約から送信されたメールに記載されているURLをクリックします。
2. クラウド契約の画面右上にある「契約書確認へ進む」をクリックします。
3. 「ダウンロード」をクリックして書類の内容を確認し、不備があれば「却下」をクリックします。
4. 「却下」画面で却下理由を入力し、「却下」をクリックします。
   「却下理由」は書類を送信した管理者宛にメールで通知されます。
5. 「却下しました。」と表示されたことを確認します。

締結した書類をダウンロードする方法

1. 電子締結の完了後にクラウド契約から送信された「電子署名完了のお知らせ（マネーフォワード クラウド契約）」というメールを開きます。
   
2. メールに記載されているURLをクリックします。
3. 「締結完了文書一覧」画面で、「すべてダウンロード」をクリックします。

通知の種類

「書類」画面のステータスに応じて、「マネーフォワード クラウド契約」からメールが送信されます。

書類の送信時

管理者が従業員に書類を送信すると、従業員の個人メールアドレス宛に通知が送信されます。

• 件名： 「従業員番号／氏名／書類名.pdf 」への確認依頼が届いています（マネーフォワード クラウド契約）
• 送信元：[email protected]



書類の取り下げ時

管理者が従業員に書類を取り下げると、管理者の会社メールアドレス宛に通知が送信されます。

• 件名：承認依頼が取下げられました （マネーフォワード クラウド契約）
• 送信元：[email protected]



従業員が書類を却下したとき

従業員が書類を却下すると、管理者の会社メールアドレス宛に通知が送信されます。

• 件名：「従業員番号／氏名／書類名.pdf」の承認依頼が却下されました （マネーフォワード クラウド契約）
• 送信元：[email protected]



従業員が書類に同意したとき

従業員が書類に同意すると、従業員の個人メールアドレス宛に通知が送信されます。

• 件名：「電子署名完了のお知らせ（マネーフォワード クラウド契約）」
• 送信元：[email protected]



リマインド通知

管理者が従業員に書類を送信した日から7日後に、自動でリマインドメールが送付されます。

• 件名：【再送】 「従業員番号／氏名／書類名.pdf 」への確認依頼が届いています（マネーフォワード クラウド契約）
• 送信元：[email protected]



ご注意

• 「書類の電子締結」機能は、「マネーフォワード クラウド契約」を利用していない事業者でも利用できます。ただし、クラウド契約にログインすることはできません。
• クラウド契約を利用している場合、「書類の電子締結」機能で電子締結した書類をクラウド契約の「締結完了」画面で確認できます。確認する場合は、クラウド契約でもユーザーの登録が必要です。
• クラウド契約で締結後の書類を閲覧できるユーザーは、「クラウド契約にユーザー登録されているクラウド人事管理で書類を送信したユーザー」または「送信者から閲覧権限を付与されたユーザー」のみです。クラウド契約を「全権限」の権限でご利用の場合でも、「閲覧」権限が付与されていない場合は閲覧できません。
• 書類を一度送信するとフォルダの削除はできません。
更新日：2024年02月28日

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