出張申請書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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出張申請書テンプレート

出張申請書とは

出張申請書とは、業務に関連する出張に行くことになった時、出張にかかる費用の仮払いを受ける前に、出張に関する内容をまとめて提出する書類のことを指します。

記載内容の上では出張予定表と重なる部分が多くある上、場合によってはどちらか一方で両方の用途を兼ねている場合もありますが、出張申請書はその出張にかかる費用面について焦点が置かれやすいことに対し、出張予定表は「その出張に行っている間に、具体的に如何なる業務を行う予定そのもの」に焦点が置かれやすいといえます。

出張申請書を提出する大きな目的は主に2つです。

一つはその出張が本当に必要であることを確認するためです。大きな会社では、誰がどういった目的でどこへ出張するのかを会社側が把握することが困難になるため、その出張が正当な理由のもとに必要であると判断するための資料として、出張申請書を提出しなければなりません。多くの場合は直接の上司のみならず、関係各所の上長の承認を必要とします。

二つ目の目的はその出張に係る費用に関する内容を明確にするためです。出張は通常の業務と異なる期間や額の出費を必要とし、一般的には会社がそれを全て負担することになります。よってその出張にあたって具体的にどの程度の経費がどういった理由で使われる予定にあるのかを明確にさせる必要があります。そこで出張申請表を元に、交通費、宿泊費、さらには一定額の出張手当などを経理側は管理することとなります。また実際に出張に行く社員側としては、出張申請書を提出することで、あらかじめ出張前に経費を会社側からもらうことができます。申請書に書かれた内容を元に計算された金額を会社側から支給され、後日差額の精算を行うことになります。

出張申請書の書き方

日帰り出張などとは違い、海外出張などの場合はかかってくる費用も大きくなってしまうため、最適な内容で申請をしないと差し戻しとなる可能性もあります。出張申請書を書くための注意点をここでご紹介します。

A. 前提条件
国内であっても海外であっても、出張にあたってはまず以下の3点を確定することが前提となります。
・訪問先
・出張期間
・移動ルート

自社の現地法人や工場を訪問するなどの場合によっては、会社側が上記3点を全て決めてしまい、その場合は出張申請書も必要としないこともあります。しかし自分で決めなければいけない場合は、自身の業務内容と照らしあわせた上でネットなどを利用して色々と調べることになります。

また、身近な先輩のアドバイスを貰うことも非常に効果的です。海外出張の場合はフライトを確保しなければいけないため、2ヶ月前程度から色々と準備は始めておきたいところです。

B. 具体的な記載内容
形式によって多少の差異はあるものの、出張申請書に実際に記載する内容は主に3つです。

1. 出張目的
例えば営業であれば「新しい営業ルート/販路の拡大」や「自社製品のプレゼンテーション」、技術職であれば「クレーム対応に基づく現場訪問」や「自社工場の現状視察」など、業務に関連した目的を明瞭完結に書きましょう。

2. 出張期間
出発期間には予定されている出発日と帰着日を書きますが、会社の旅費規定によっては出発時刻から帰着時刻まで記入が求められる場合があります。別途加算支給項目が設定されている会社の場合、例えば出張先によって普段の出発時刻よりも早い時刻に出発しなければいない時は、その時間だけ拘束時間が伸びたとみなして日当を増やすことがあります。

3. 出張予定スケジュール
スケジュール及び予定に関する項目欄には、予定されている日程と訪問先の情報、その訪問先の担当者や連絡先も記入しましょう。特に不備の自体に備えて、連絡先に関してはなるべく記載するようにしましょう。