他社システムからの乗り換えで、経費精算フローを集約。作業効率化により新たな価値の創出へ
財務経理部 杉岡 大樹様
財務経理部 グループマネジャー 玉松 浩一様
- 導入サービス
- 経費
- 業種
- 金融・保険
- 事業規模
- 法人(501~1000名)
同社は、これまで複数のシステムを併用して経費精算をおこなっていましたが、マネーフォワード クラウド経費によるシステム統合を実施し、経理業務の効率化に向けた大きな一歩を踏み出しました。
今回は、マネーフォワード クラウド経費導入の背景や課題と併せ、今後期待する効果について、同社 財務経理部 グループマネジャー 玉松浩一様と、同部 杉岡大樹様に詳しくお話を伺いました。
支払い方法に応じて精算方法やシステムを使い分ける、煩雑なフローだった
杉岡様:マネーフォワード クラウド経費を導入する以前、当社の経費精算には2つの課題がありました。
1つ目の課題は、経費精算のフローが煩雑だったことです。
以前の当社では、法人カードを用いた場合と交通系ICカード連携の場合は、クラウドの経費精算システムで精算していました。一方、カードを用いなかった場合は、紙申請の会計システムで精算していました。
申請者は状況に応じてフローを使い分けなければならず、経理側も異なるシステムを行き来しなければならずと、全社的に負荷の高さや不便が感じられる状態にあったのです。
玉松様:負荷や不便の例としては、交通費精算が挙げられます。同じ交通費精算であっても、立替精算になる場合とカード精算になる場合と、2つのケースがありました。例えば電車賃では、交通系ICカード連携を利用した乗車はカード精算扱い、それ以外の場合は立替精算扱いという違いです。カード精算はクラウド上でおこなえるにも関わらず、立替精算の場合は紙で申請しなければならないため、結果としてオフィスに出社して精算する必要が生じていました。当然、立替精算は紙ベースのため、申請のたびに領収書を1枚ずつ台紙に貼り提出する作業も発生していました。
杉岡様:2つ目の課題は、交通系ICカード利用時の精算においてミスが発生しやすい状況にあったことです。
切り替え前の経費精算システムと交通系ICカードを連携させていましたが、システムの仕様上データの取込が直近利用分の19件という上限がありました。そのため、頻繁に電車を使う営業担当のデータの取込漏れが頻発し、結局手作業でデータを作成するという無駄な作業が発生していました。
玉松様:19件の上限を超過し、取り込めなかったデータは、交通系ICカードの利用明細を取り寄せて貼付する必要があります。特に移動の多い営業担当社員の場合、上限を大幅に超えてしまうため、交通費精算を思うように効率化できずにいました。
法人カードと立替精算、交通系ICカード精算を合わせて、月平均1,600件程度の精算書を作成・精査・承認しています。領収書を台紙に添付して精算書を作るまでの工程が1件あたり平均15分かかるため、全社で毎月400時間は経費精算に時間を使っていた計算です。
業務効率化の必要性を感じていたことに加え「スマートフォンで申請したい」「インボイス制度や改正電子帳簿保存法に対応したい」という社内の希望もあり、新しい経費精算システムの導入を決めました。
交通系ICカード連携とオペレーター入力が決め手となり、マネーフォワード クラウド経費の導入を決定
杉岡様:システムの選定においては、複数パターンあった当社の経費精算フローを1つのシステムに集約できるかどうかを重視しました。数ある候補のなかから3社ほどに絞って検討を重ね、最終的にはマネーフォワード クラウド経費の導入を決めました。
玉松様:マネーフォワード クラウド経費は、経費精算フローを集約できるのみならず、交通系ICカードと密に連携できる点が魅力です。
実は以前利用していたシステムで、交通系ICカードとエクスプレス予約(新幹線予約サイト)の連携に苦戦していました。スムーズに連携できるシステムを探していたところ、取引先様からマネーフォワード クラウド経費を紹介いただいたのです。
マネーフォワード クラウド経費は、エクスプレス予約と連携させることができ、かつ経費登録画面で手動入力する必要もありません。自動で日付や金額、利用経路といったデータのほか、領収書が取り込まれます。電子帳簿保存法にも対応しているため、自動取得した領収書の3日以内の登録や手書き署名なども不要です。
従来、新幹線を利用した際の精算では、エクスプレス予約サイトから領収書をダウンロードして台紙に貼り付ける作業が必要だったため、確実に手間を削減できると考えました。
杉岡様:領収書のオペレーター入力が可能なことも、マネーフォワード クラウド経費を選んだ理由のひとつです。領収書に記載されている情報はオペレーターに入力してもらい、勘定科目のような会社によって変わるものは申請者が入力するという流れが非常に合理的です。オペレーターによる入力は人間の手を通しているため、信頼性が高く安心できます。
営業担当のなかには「誰か代わりに経費精算をしてくれないだろうか」と考えたことがある人もいるのではないでしょうか。オペレーター入力サービスはその願いを叶えてくれるものだと思います。
玉松様:オペレーター入力に象徴されるように、申請者目線の便利な機能が充実しているところがマネーフォワード クラウド経費導入の決め手となりましたね。トライアルの際に数名の営業社員で試用したところ、操作性の高さが評判でした。
杉岡様:マネーフォワード社にいただいた支援のなかでは、特にマニュアル作成が効果的でした。事前に土台を用意してくださったので、自社に合わせてカスタマイズするだけで社内展開が可能になり、事務作業にかかる手間を削減できました。
複数の経費精算フローをマネーフォワード クラウド経費に集約。今後の業務効率化に期待
杉岡様:マネーフォワード クラウド経費の導入により、経費精算フローをひとつに集約できました。会計システムと経費精算システムの使い分けや行き来の手間がなくなり、効率的な経費精算フローになっていくと期待しています。
玉松様:また、近距離の交通費の経費精算もミスが減り、効率化されていくと考えています。マネーフォワード クラウド経費は、モバイルアプリ利用の近距離の交通費を半年まで遡って取得可能です。この機能により、交通費データの取込漏れや、その補完対応からも解放されると見ています。
杉岡様:紙ベースの精算がなくなり、ペーパーレス化できる点もメリットです。ペーパーレス化が進めば、領収書の紛失による精算漏れも防げます。加えて、スマートフォンでどこからでも経費申請・承認ができるようになります。そのうえ、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法対応の懸念も解決できるため、精算業務における不安も軽減されるはずです。
そして、時間のかかる勘定科目入力も、一度登録したものは2回目以降、AI学習機能で科目を自動選択してくれるため、手作業も減らせました。これらの機能により、経理側の作業時間を月あたり30時間ほど削減できる見込みです。
玉松様:経費精算に不備があった際、案件ごとに差し戻しができる機能も便利ですね。チャット機能で、差し戻しの際にメッセージを添えれば、別途電話やメールで連絡しなくて済むため、コミュニケーションが円滑になりました。
ゆとりが生まれたことで、新しい業務に取り組む時間を創出できれば嬉しい
杉岡様:これまで財務経理部は、月末になると経費精算にかかりきりでした。
マネーフォワード クラウド経費の導入後は、経費精算の作業効率がアップし、財務経理部にもゆとりが生まれるはずです。今後、営業担当も経理担当も、本来の業務や新しい業務に取り組む時間を創出できるようになれば嬉しいですね。
玉松様:マネーフォワード クラウド経費は総じて満足度が高く、知り合いに勧めたいサービスだと感じました。マネーフォワード社には、今後もユーザーのニーズに寄り添ったサービスの提供を期待しています。
公開日:2024年5月2日 公開当時の情報となります
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