杉岡様：マネーフォワード クラウド経費を導入する以前、当社の経費精算には2つの課題がありました。

1つ目の課題は、経費精算のフローが煩雑だったことです。

以前の当社では、法人カードを用いた場合と交通系ICカード連携の場合は、クラウドの経費精算システムで精算していました。一方、カードを用いなかった場合は、紙申請の会計システムで精算していました。

申請者は状況に応じてフローを使い分けなければならず、経理側も異なるシステムを行き来しなければならずと、全社的に負荷の高さや不便が感じられる状態にあったのです。

玉松様：負荷や不便の例としては、交通費精算が挙げられます。同じ交通費精算であっても、立替精算になる場合とカード精算になる場合と、2つのケースがありました。例えば電車賃では、交通系ICカード連携を利用した乗車はカード精算扱い、それ以外の場合は立替精算扱いという違いです。カード精算はクラウド上でおこなえるにも関わらず、立替精算の場合は紙で申請しなければならないため、結果としてオフィスに出社して精算する必要が生じていました。当然、立替精算は紙ベースのため、申請のたびに領収書を1枚ずつ台紙に貼り提出する作業も発生していました。

杉岡様：2つ目の課題は、交通系ICカード利用時の精算においてミスが発生しやすい状況にあったことです。

切り替え前の経費精算システムと交通系ICカードを連携させていましたが、システムの仕様上データの取込が直近利用分の19件という上限がありました。そのため、頻繁に電車を使う営業担当のデータの取込漏れが頻発し、結局手作業でデータを作成するという無駄な作業が発生していました。

玉松様：19件の上限を超過し、取り込めなかったデータは、交通系ICカードの利用明細を取り寄せて貼付する必要があります。特に移動の多い営業担当社員の場合、上限を大幅に超えてしまうため、交通費精算を思うように効率化できずにいました。

法人カードと立替精算、交通系ICカード精算を合わせて、月平均1,600件程度の精算書を作成・精査・承認しています。領収書を台紙に添付して精算書を作るまでの工程が1件あたり平均15分かかるため、全社で毎月400時間は経費精算に時間を使っていた計算です。

業務効率化の必要性を感じていたことに加え「スマートフォンで申請したい」「インボイス制度や改正電子帳簿保存法に対応したい」という社内の希望もあり、新しい経費精算システムの導入を決めました。

杉岡様：マネーフォワード クラウド経費の導入により、経費精算フローをひとつに集約できました。会計システムと経費精算システムの使い分けや行き来の手間がなくなり、効率的な経費精算フローになっていくと期待しています。

玉松様：また、近距離の交通費の経費精算もミスが減り、効率化されていくと考えています。マネーフォワード クラウド経費は、モバイルアプリ利用の近距離の交通費を半年まで遡って取得可能です。この機能により、交通費データの取込漏れや、その補完対応からも解放されると見ています。

杉岡様：紙ベースの精算がなくなり、ペーパーレス化できる点もメリットです。ペーパーレス化が進めば、領収書の紛失による精算漏れも防げます。加えて、スマートフォンでどこからでも経費申請・承認ができるようになります。そのうえ、インボイス制度や電子帳簿保存法といった法対応の懸念も解決できるため、精算業務における不安も軽減されるはずです。

そして、時間のかかる勘定科目入力も、一度登録したものは2回目以降、AI学習機能で科目を自動選択してくれるため、手作業も減らせました。これらの機能により、経理側の作業時間を月あたり30時間ほど削減できる見込みです。

玉松様：経費精算に不備があった際、案件ごとに差し戻しができる機能も便利ですね。チャット機能で、差し戻しの際にメッセージを添えれば、別途電話やメールで連絡しなくて済むため、コミュニケーションが円滑になりました。