出張経費精算書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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出張経費精算書テンプレート

出張経費精算書とは

出張経費精算書は、旅費経費精算書と同一書類の会社もあるため、「出張経費精算書」が存在しない会社もあります。出張経費精算書とはその名称通り、業務遂行に使用した経費を自分自身が持ち出しで立て替え支払いした場合、出張後にその経費を会社に申請する書類です。通常は出張が終わった後に提出すれば良いのですが、長期出張などでは会社によって1週間単位で提出する場合や10日単位で提出する場合などもあるため、出張の前に提出期限や提出日をしっかりと確認しておいたほうが良いでしょう。

日本国内への出張の場合と海外への出張の場合とで、出張経費精算書に添付して提出するべき書類が異なる場合があるので、特に海外出張の場合はどのような書類が必要かを確認してから出張に臨みましょう。会社の規定によっても「どこからどこまでを出張経費と認めるか」、「必要な記載事項、提出書類」などが細かい部分で異なってくるため、転職したばかりの方などは現在の会社の旅費規定や出張規定などを参考にしてください。

出張経費精算書の書き方

出張経費精算書は各会社に専用の書類が用意してあれば、その書類に記入をしましょう。フリーフォーマットで大丈夫な場合は、必須記載事項等を会社に確認し書類を準備しましょう。

精算書に不備や不明瞭な点があると再提出扱いになったり、提出が受理されずに立替支払いしていた出費を経費として精算してもらえません。そのため不備や間違いのないように必須事項を記載し、必要書類をそろえた状態で提出をしましょう。さらに、経費精算を行う経理担当者から質問が来たらすぐにこたえられるようにその経費を使用した目的や詳細などについて補足説明ができる資料を手元に用意しておくと万全です。

ここでは、一般的な出張精算書の書き方を紹介します。旅費精算書と同じ会社もあるので別に提出する際には、どこに違いが生じるのか質問しておくのも便利です。

1.部署名・氏名・押印
これはどの会社でも共通の場合が多いようです。その他に会社によっては同行者などを記入する場合もあるようです。また、出張期間や精算書を出す理由など記入する欄がある場合も会社によってはあります。

2.行き先・期間
行き先・期間は出張精算書の場合は重要であり、この部分が実際に宿泊した日数や行き先と違ってくると再提出の可能性が高いので、間違いのないように記入してください。また、行き先が何箇所も一度にある場合には会社によって書き方が異なります。例えば、A社〇〇部署・B社〇〇部署など全ての会社を記入する場合や、親会社A社・子会社4社など一つだけ記入して提出する場合などあります。そのため、会社の規定通りに記入してください。

3.宿泊場所・日数
宿泊場所は会社の庶務担当などが予め予約してくれ自分では立替払いしない場合と、自分で予約し立替払いする場合とがあります。海外出張の宿泊施設では、クレジットカード以外受け付けないところや事前に支払う場合もあり、自分の手持ちが少ないような場合には(とくに新入社員などや引っ越したばかりでお金がない時に出張になる場合もあります)、上司や経理課にその旨を伝えておくのも一つの方法でしょう。

4.電車代やそれ以外にかかった経費
電車代なども新幹線などを事前に実費で購入する場合には高額になってしまう場合もあります。そのような場合には、出張旅費について会社からの仮払い制度があるケースもありますので、上記のように上司や経理課に事前に相談をしてみましょう。各会社によって旅費規定は異なるので、「何が経費で何が経費にできないのか」についても上司や経理担当に聞いたり、旅費規程やマニュアルがある場合には必ず確認しておきましょう。精算時には実際に支払った領収証とともに精算書を提出しましょう。多くの場合、所属部署の上司承認が必要なので、経費精算期限までに承認を経て精算にまわせるよう早めに書類提出をすることも大切です。