運送業者用交通費精算書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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運送業者用交通費精算書テンプレート

運送業者用交通費精算書とは

何らかの商品を仕入れて販売することで収入を得る事業や、各所に営業所、工場、販売店などのネットワークを持つ会社のような場合に各所をへ必要な物を運送することが必要となります。運送業者用交通費精算書とは、上記のように、運送業者が商品や必要物資を運送中に発生した交通費を精算する際に提出する書類です。

例えば、A県のX社からB県のY社まで荷物を運ぶこととします。その際、まずは運搬にかかるガソリンが必要となります。到着地が遠かったり、指定された到着時間が一般道路利用では間に合わない場合などには高速道路も利用しなければなりません。こういった費用は、運転手がガソリンスタンドやETCなどで支払いをすることになります。そこで、運転手は運送業者用交通費精算書にかかったガソリン代や通行料を明記し、B社もしくはA社(どちらが運送費負担なのかは、X社―Y社間で事前に取り決めされています)にかかった料金を請求し、精算してもらいます。

運送業者用と書類名にあるように、運送業者用交通費精算書は運送業者の運転手が他社へ請求する書類です。しかし交通費を申請するにあたって、今までは運送が長距離に渡る場合、実際に使用した正確なルートを完全には運転手が記憶できないかもしれず、誤差が発生しかねませんでした。しかし、現在では多くの運送用のトラックにはスピードを記録する装置がついていたり、カーナビも走行結果をデータとして記録します。高速道路もETCでの支払いを利用していればデータとして利用記録を残す機能がついている場合や検索履歴から照合できる場合が多いです。もし、記録と報告に誤差があるとその後の取引の信用性にも関わってきますので、データと照らし合わせながら通ってきたルートを正確に記入することを意識しましょう。

運送業者用交通費精算書の書き方

それぞれの企業によって使用している様式は異なってきますが、一般的に運送業者用交通費申請書に必ず明記しなければいけない項目は以下の通りです。

「例:A県X社からB県Y社へ商品を運搬した」というケースで記載例をご紹介します。

1.日付(商品を運んだ日にちを記入)
 「〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日(〇日間)」
 複数日にまたがるときは始まりと終わりの日付を省略せず記入するほうが間違いが少なくなります。

2.車両番号(車種、車両番号を記入)
 「メーカー名 車種 車両番号」

3.移動区間(荷物を運んだルート、走行距離を記入)
 「A県A社よりC方面を経由しB県B社まで。途中。〇〇IC~〇〇ICまで高速道路を利用。走行距離〇〇Km」
 この項目も始点と終点だけでなく、どのルートを通ったのか、経由地も明記しましょう。合わせて総距離数も明記しておくことで間違いが防げるようになります。

4.交通費(有料道路の走行等、何らかの支払いが発生した場合にはここに記入)
 「高速料金 〇〇〇円(カンマ,円または¥マークを必ず記入します)

5. その他特記事項
 上記4項目にもれなく記入すれば、特に記入することはないかもしれませんが、普段通りの業務が行えなかった場合、例えば事故があってルートを変更した、いつもの車を使用しなかった、有料道路の料金に変更があったなど、そういった場合はその理由とともに、「いつもとは違う」ということが分かるように記載する必要があります。

一般的にガソリン代は、車種と走行距離により計算し、支払額を決定します。会社によっては、書類のみでなく高速道路の支払明細や、ガソリン代領収証、走行記録などの提出を求められることもありますので、必要書類を事前によく確認し、漏れや誤記載がないようによく確認して提出しましょう。