経費計算書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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経費計算書テンプレート

経費計算書とは

経費とは、企業が利益を得ることを目的として使った費用を指します。物を販売するために仕入れた商品も「経費(仕入れ)」になりますし、人を雇っていれば給料も「経費(人件費)」、事務所を借りていれば家賃も「経費(地代家賃)」になります。そのほか、事業に関連するお客様との会食(会議費、接待交際費)や、ボールペンやノートなどの事務用消耗品(消耗品費)、そして税金(租税公課)まで。これらはすべて「経費」です。ただ、このルールにも、あいまいな部分があります。

仕事の都合で地方へ出張することになり、その内の1日はちょっとした観光にあてた等の場合、出張先への往復の交通費も、宿泊代は止まった日数の内でそれぞれ業務と観光にあてた日数とを按分し、業務にあてた分も「経費」に計上できます。どちらにおいても、物的証拠として提供できる確固たる根拠があるのであれば「経費」にすることができます。そこで、これらを記録していく書類である「経費計算書」が必要となります。

ではなぜいろいろなものを「経費」とするのがいいのでしょうか。その理由は、業務を遂行するにあたって発生した経費は税金の控除対象となるため、経費として払えば会社が払う税金を抑えることが出来るためです。企業は何かしらの商品を提供することで売り上げを作ります。そして、この売り上げから支払った経費を引いたもの、すなわち利益に対して税金の額が決定されます。同じ売り上げであっても、経費をどれくらい支払っているかにより支払う税金の金額が異なってくるのです。

しかし、「経費を使えば税金を抑えられるから」とあらゆることを経費としていると、企業のキャッシュフローに悪影響を与えてしまいますし、最悪のケースでは税務署に、経費として認められず、さらに追徴課税がかかってしまいます。「経費」を正しく把握するために、いつどのような内容でいくら使ったのか、これを記録していくものが「経費計算書」となります。先述の通り、経費の項目は多岐に渡るので、1枚の用紙に発生したすべての経費を羅列する場合と、それぞれの経費項目につき1枚の用紙を用い、何枚にも分けて発生した経費を管理する場合とがあります。

そして、この「経理計算書」をもとに、何月に、どの項目で、いくら使ったのか。を1年間分を一覧にして管理する「支払明細書」も、経費を管理する上で重要な書類となります。

経費計算書の書き方

それぞれの企業によって使用している様式は異なってきますが、一般的に経費計算書に必ず明記しないといけない項目は以下の通りです。

「例:業務に関連する図書の購入」

1.支払日(経費を支払った日にちを記入)
 「平成〇〇年〇〇月〇〇日」

2.支払先(領収証等に記載されている正式名称を記記入)
 「〇〇書店 ××店」

3.支払内容(どのような経費が発生したのか)
 「図書購入として」

4.支払金額
 「〇,〇〇〇円(カンマ、円または¥マークを必ず記入する)」

5.備考(どうしてこの支払いが生じたのかなどを記入)
 「〇〇業務の資料として」

6.合計金額(その用紙に記入したすべての合計金額を記入)
 「〇〇,〇〇〇円」

通常1枚の書類に何項目も記入ができるようになっています。日々業務を行っていれば、何行にもわたって記入しなければならない時もあるでしょう。場合によっては支払日、支払先などは同じものが続くこともあるかもしれません。しかし、記入漏れや間違いを防ぐためにも、同上(〃)などは使わず、すべてに記入することが望ましいです。