経費予算統計表テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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経費予算統計表テンプレート

経費予算統計表とは

経費予算統計表とは、一定の目的の為に立てた計画にかかる費用を把握し、それを後々の為にわかりやすく数値で示し出した表の事です。

一般的には、経費予算統計表はエクセルやその他表計算ソフト使って作成している会社が多く見られます。その具体的な制作フローは様々ですが、まずはその目的に応じて把握したい費用を確定します。例えば個人商店を例に挙げると、一般経費としてあげられる科目は、商店を経営するのに必要な「水道光熱費」や商品の宣伝に使用する「広告宣伝費」、また商店街のお付き合い等で発生する「交際費」、電話代等の「通信費」等があります。特別経費としては人材を雇う為の給与・雑給といった「人件費」や、店舗の家賃などの「地代家賃」等があげられます。これらの費用を月別に集計して出た結果をもとに、実際に商店の翌年度の費用として、どのくらいの予算が必要かをわかりやすく月別に計算していきます。

集計する期間は会社により異なりますが、1年度分や半期、四半期別、月ごとなど、細かい単位で作成する会社もあります。月別にすることによって、何月に最も経費がかかるのか、逆に何月に最も経費がかからないのかなど、季節変動や個々の会社事情含め把握することができます。それらの予算をもとに、今後の営業計画に役立てたり、経費削減に役立てるといった意味で使用される表となります。

逆に、中期経営計画を立てるために、3年分や5年分の経費予算統計表を作成する場合もあります。この際は、会社の経営企画部などの管轄組織から各部署、各営業所に細かい単位での作成依頼がおりてきたあとに、それらを管轄組織で集計して数年分の経費予算統計表が完成します。

経費予算統計表の書き方

まずは、集計したい年度(○○月~○○月まで)を確定します。

次に集計したい経費を確定します。前年実績をみると、どの経費がどの程度発生しているか特定できますので、それを参考にします(前述の通り、一般経費と特別経費に分けると見やすい表になります)。

予算表ですので、前年実績、前々年実績などを参考に○○月にどの費用がいくらかかっているのか統計をとります。その結果、「○○月は○○費用が○○円必要」ということが数字として計算され、そこから「予算として○○円」、といった具合にお金の動向を記載していきます。「実績による集計」+「今後予定している費用」-「削減しようとしている費用」というように、それぞれの予定にあわせた予算を計算し、記載していきます。

単位は、千円単位で計算する場合もあります。表の右上に(単位:千円)と記載し、表の金額をすべて千単位にするというものです。10.000の場合は10と記載します。この時、実績とあまりにも桁のはずれた数字になってしまう時は、それが何の為に必要か、また何の為に減額したかを明確にしておき、不明点が発生した場合はすぐに参照できるようにしておきます。

最後にそれぞれの小計、合計を計算し、記載します。合計金額が出ると「○○月は○○円必要で、年間を通すと経費は○○円の予算を確保しておくことが必要」ということが明確になります。

現在ではこのような表をエクセルで作成することのほうが多く、テンプレートなどを使用して作成すると素早く統計結果を導き出すことが出来ます。また、関数を使えば、前年実績、前々年実績も非常に効率よく集計できます。過去5年~10年を振り返り、予算の統計を表にする事も効率よくできるため、目的に応じた色々な統計表を作成しましょう。