出張届テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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出張届テンプレート

出張届とは

出張届とは、出張が決定した際に「誰が・どこに・何をしに・何日間」行くのかを記入し会社に提出する書類です。この書類の他に通常は「出張スケジュール」や「出張経費見積書」などの書類も一緒に提出します。また、職種によっても違いますが各部署の手元資金から出張費が出る場合や、出張に関する経費の支払い元が違う会社もあります。そのようなケースでは、出張届を一か所だけでなく数か所に提出する必要がある場合もありますのでよく確認しましょう。

出張届は出張の「事前」に提出し、承認されるのが一般的です。しかし、職種によってはトラブルで急に出張が決まり、先に現地に向かっている間に部署の他の方が代理で提出ておく場合などもありえます。そのため、自分の会社の出張規定などがあるようならば出張前によく読んでおき、よくあるケースは先輩や同僚に確認しておくのがよいでしょう。。

提出先は総務部などが一般的ですが、会社の中には依頼された部署などへ提出する場合もあるため、提出先を正しく把握し、名前や部署名を間違えないようにしましょう。間違えてしまった場合にはすぐ提出先へ連絡し、書類を返還してもらいます。会社によっては申請取り消し届などの書類を提出しなくてはいけない場合もあるので十分注意して(提出前に上司も確認しますが、不備があるとその上司にも迷惑をかけてしまいかねません)、絶対に間違えないようにしましょう。

また、出張届とともに出張経費見積書を一緒に提出する場合も多くあります。その場合には、何が経費になるのか上司や経理担当にあらかじめ確認しておくと、後々の手続きがスムーズになります。また、出張届は自分の部署に限らず他の部署の承認が必要になってくる場合もあります。そのため、出張が決まった際には早めに出張届を提出し、承認をもらうようにしたほうが、行く直前で慌てずに済みます。さらに他の部署などから「出張する際に〇〇してください」という連絡が回ってくる場合もあります。取引先に行く際には、合わせて色々な細かい連絡事項を受ける場合がありますので、そのためにも早めに準備し、万全の状態で出張するようにしてください。

出張届の書き方

出張届は各会社によりそのフォーマットが異なり、会社によっては既定のフォーマットがなく申請者が自分自身で作成する場合もあります。そのような場合にも最低限の必須記載事項が決まっている場合も多いので、先輩や上司に前例を確認し倣うようにしましょう。ここでは、一般的な国内での出張届の書き方の紹介をします。海外出張などは別の専用フォーマットが用いられている場合もあるため、よく確認しましょう。

1.提出した日にちと提出先の役職名
例:総務部部長 〇〇殿
これは左端に書かれている場合が多いです。また、提出した日にちは日本の企業の場合は平成〇〇年ですが、外資系の会社の場合には西暦で表す場合も多いため、各自の会社の形式に沿って記入してください。

2.自分の所属部署・氏名・押印
自分の直属の上司や同行者など一緒に記入する場合もあるため、注意してください。同行者の中で自分が1番後輩に当たる場合には、他の面々は自分よりも上に書きます。横並びで書く場合にも上司や同行者を先に書き、自分は1番最後に記入するようにします。押印もならべて押す場合には押す場所が指定されている場合がほとんどですが、指定されていなければ上司に必ず聞くようにしてください。

3.リード文のような文章を添える場合
「私は、このたび下記のとおりに出張いたしますので、ここにお届けいたします」という定型文を添える場合もあります。添えない場合や記入欄が既に作られている場合には文章は要らず、ただ記入するだけになります。

4.出張期間・出張目的
この部分は正確に記述してください。この部分が実際の出張と異なっている場合には出張経費として承認されない場合もあります。これらを全て記述したうえで、会社によって違うのですが出張スケジュールや出張経費見積書なども一緒に提出する必要がある場合が多いです。出張届が承認されたら、「出張確定」ということになりますので、クライアントや出張中に会う人とスケジュールの詳細について打ち合わせに入るという形になります。