出張予定表テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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出張予定表テンプレート

出張予定表とは

出張予定表とは、業務に関連した出張に行かなければいけない場合に、具体的にどのような予定で行くのかを報告するための書類です。

記載内容の上では出張申請書と重なる部分が多くある上、場合によってはどちらか一方で両方の用途を兼ねていたり、出張申請書の中に簡単な予定表が含まれている場合も往々にしてありますが、出張申請書はその出張にかかる費用面について焦点が置かれやすいことに対し、ここで書く出張予定表はその費用の前提となる「その出張に行っている間に、具体的に如何なる業務を行う予定そのもの」に焦点が置かれやすいといえます。用途や目的、その使い分けは会社によって異なりますので、ここではそれぞれが異なる使い分けであるという前提のもと説明します。

出張申請書、及び出張予定表を提出する目的は基本的には以下の2つです。

一つはその出張が本当に必要であることを確認するためです。大きな会社では、誰がどういった目的でどこへ出張するのかを会社側が把握することは困難です。そこで具体的な出張予定表は、その出張が正当な理由のもとに必要であるかどうかを判断するための資料となります。多くの場合は直接の上司のみならず、関係各所の上長の承認を必要とします。

二つ目の理由は「その出張の行程が果たして妥当で、どの程度の費用がかかるのかを関係各所及び経理側が把握するため」です。出張は性質上通常の業務と異なる期間や額の出費を必要とし、一般的には会社がそれを全て負担することになります。よってその出張にあたって具体的にどの程度の経費がどういった理由で使われる予定にあるのかを明確にさせる必要があります。そこで出張予定表を元に、交通費、宿泊費、さらには一定額の出張手当などを経理側は管理し、さらに予定表に書かれた内容を元に計算された金額を会社側から出張する社員に支給し、後日差額の精算を行うことになります。

以上の背景から、出張予定表には出張申請書とほぼおなじ内容の「概要」の記載のみが求められるパターンから、1時間刻みでその日の予定を書き込める形式のものまであります。

出張予定表の書き方

出張予定表の基本的な書き方は出張申請書と同様です。その書き方をご紹介します。

A. 前提条件
国内であっても海外であっても、出張にあたってはまず以下の3点を確定することが前提となります。
・訪問先
・出張期間
・移動ルート


自社の現地法人や工場を訪問するなどの場合によっては、会社側が上記3点を全て決めてしまうことがありますが、自分で決めなければいけない場合は、自身の業務内容と照らしあわせた上でネットなどを利用して色々と調べることになります。また、身近な先輩のアドバイスを貰うことも非常に効果的です。参考にしながらより効率的、経済的な出張予定を練りましょう。

B. 具体的な記載内容
形式によって多少の差異はあるものの、出張予定表に実際に記載する内容は主に3つです。

1. 出張目的
例えば営業であれば「新しい営業ルート/販路の拡大」や「自社製品のプレゼンテーション」、技術職であれば「クレーム対応に基づく現場訪問」や「自社工場の現状視察」など、業務に関連した目的を明瞭完結に書きましょう。

2. 出張期間
出発期間には予定されている出発日と帰着日を書きますが、会社の旅費規定によっては出発時刻から帰着時刻まで記入が求められる場合があります。別途加算支給項目が設定されている会社の場合、例えば出張先によって普段の出発時刻よりも早い時刻に出発しなければいない時は、その時間だけ拘束時間が延びたとみなして日当を増やすことがあります。

3. 出張予定スケジュール
出張予定表ではこの部分が肝となります。何故、どこに、どのようにして行くのかを、必要に応じて具体的に記入しましょう。また予定されている日程と訪問先の情報、その訪問先の担当者や連絡先は必ず記入しましょう。