稟議書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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稟議書テンプレート

稟議書とは

まず稟議とは、社内における特定の案について、それぞれ会議を開催する手間を省くため、その特定の案についての文書を関係各所に回して承認を求めることを意味します。この特定の案についての文書のことを「稟議書」と呼びます。場面によっては起案書や立案書と呼ばれることもあります。所属する部署によっては目にする機会がなかなか無いかもしれませんが、営業部門、経理部門や管理部門であれば頻繁に目にするでしょう。

稟議をあげる多くの場合は、「進めるにあたって許可が必要」な事柄について稟議があがります。例えば「何かを購入してもいいか(購買稟議)」といった会社のお金を使いたい時や、「某会社とこういった契約を結んでもいいか(契約稟議)」といった会社の運営や事業に関わる事柄です。他にも販売稟議、開発稟議、投資稟議といった種類があります。各関係者が案を認めればその稟議書は「決裁」され、その案が実際に動き始めることになります。

稟議書の書き方

単に稟議書と言っても色々な形式やテンプレートがあるため、ここでは特定の形式ではなく、概念的にどういったことを抑えながら書けば、より通りやすくなるかについてご紹介します。

1. 結論から先に明瞭に書く
冗長な文章では伝えたい内容が中々伝わりません。一目見て内容が把握できなければ承認を得ることは難しいでしょう。まず結論を書いて、続けてその結論をサポートする論を添えると説得力が増します。

2. 5W1Hをベースに考える
5W1Hに則って考えると、伝わりやすい形で要点が明確になります。特に具体的な数字を持ち出しながら考えると非常に論理的です。

What= 具体的に何がしたいのか。これが結論として全ての軸になります。
Why= 何故その結論が必要なのか、そのメリット、デメリット。ここが稟議書の肝になります。
When= いつそれを行うのか。その理由もあれば付け加えます。
Where= どこでそれを行うのか。対象や場所を具体的にします。
Who= 誰が、誰に、誰と行うのか。どういった部署やメンバーに関連するのか、明確にすると非常に効果的です。
How (much)= どのように行うのか。上記と重複する内容があるかもしれませんが、いくらかけて行うのかといった、手段とその費用について考えます。

3. 決裁者の立場で目を通す
決裁者の立場に立って見直しをかけてみると、自分が考えた内容の不足や不備が見えてくることがあり非常に効果的です。「本当にこの案件にお金を出していいのだろうか」くらいの目線で見直しをかけ、不備不足がないように完成させましょう。