株式会社オカフーズ

テレワーク率80%以上の経理部が実現!クラウド経費&クラウド債務支払の導入で経理はもっとクリエイティブになる

株式会社オカフーズ 代表取締役 岡 孝行様(写真左)
事業支援本部経理部部長代理 鈴木香奈恵 様(写真右)
事業支援本部経理部主任 古市衣美 様(写真中央)
「テレワーク率80%以上」の経理部実現に、大きく貢献したマネーフォワードクラウドシリーズ
水産加工食品及び冷凍魚介類の開発・製造・輸入・販売を手掛ける株式会社オカフーズ様。2017年から取り組む業務改善プロジェクト「FISH活動」では、社員一人あたりの年間業務時間を約40%削減するなど目覚ましい成果を上げてきました。この「FISH活動」によって導入された「マネーフォワード クラウド経費」「マネーフォワード クラウド債務支払」はオカフーズ経理部のテレワーク率を80%以上に押し上げ、生産性向上に大きく貢献しています。代表取締役・岡様と、経理部のキーパーソン鈴木様・古市様にマネーフォワードシリーズ導入の効果をうかがいました。

社員一人あたり年間800時間の時短を実現!業務改善が企業文化として根付いているオカフーズ社

オカフーズ代表 岡様

代表 岡様: 弊社は水産加工食品や冷凍魚介類の開発・製造・輸入・販売を行っています。魚の切身から骨を取り除き、下ごしらえの手間を省いた「骨取り切身百選Plus」をはじめ、お客様視点に立った様々な商品を提供しています。海外工場での加工から輸送、保管、配送まで一括管理するロジスティクスにより、お客様ニーズに柔軟にお応えできる体制を構築しています。

当社では会社の「見えざる資産」を大切にしています。これを作り上げるため社員全員が毎朝約30分間、自分の仕事環境を整える「環境整備活動」を行っています。毎日凡事を徹底することで気づく力、改善する力を伸ばし、企業文化を醸成していくことが狙いにあります。これは私が社長に就任して以来、8年5ヶ月間(現時点)毎日休まず続けてきました。

こうした土台の上に2017年からは「FISH活動」という業務改善プロジェクトを始めました。これは社員の全業務をフローチャートにして可視化し、ムダの排除や生産性向上を追求していく活動です。既存業務を第三者視点で見直すことで生まれる気づきを大切にするため、社員のジョブローテーションも積極的に行っています。

「FISH活動」では社員一人につき平均150業務ほどをフローチャート化でき、それらを一つ一つ改善していくことで社員一人あたり年間700~800時間の時短を実現することができました。これは当時の年間業務時間の約40%に相当する時間です。

弊社が今回「マネーフォワード クラウド経費」「マネーフォワード クラウド債務支払」を導入したのも、経理部が自発的に行った「FISH活動」が背景にあります。先行導入していた「マネーフォワード クラウド会計」では、月次試算表の作成にかかる時間を2~3週間程度から月初5営業日に短縮するなどの効果が出ていたので、新しく導入するサービスにも期待していました。

他の経費精算システムからマネーフォワード クラウド経費に乗りかえ、アプリの便利さに社員からは驚きの声があがる

オカフーズ鈴木様、古市様

鈴木様:マネーフォワード クラウド経費」を導入する以前は、他の企業が提供するシステムを利用していました。月末になるとこのシステムから経費精算データを出力、加工し、「マネーフォワード クラウド会計」に取り込まなければならず、どうにかしてデータ移行作業の手間を無くしたいと思っていました。

会計と経費をマネーフォワードシリーズで揃えればデータ移行の必要がなくなります。そこで「マネーフォワード クラウド経費」への乗り換えを検討したのですが、経費精算のやり方が再び変わることへの社内の反発が不安でした。そこで社長に相談したところ、「周囲は気にせず、どんどんやりなさい」とGOサインをいただいたので、自信を持って乗り換えを進めました。

乗り換え後は経費精算の仕訳データが自動作成されて会計に連携できるようになったので、毎月のデータ移行作業がなくなりました。驚いたのは社員たちの反応でした。「マネーフォワード クラウド経費」の社内説明会を開き、アプリで領収書が読み取れることや、交通系ICカードのデータが取り込めるデモを見せたところ、「おー!」「すごい便利」と驚きの声があがりました。アプリで領収書を撮影すると、電子帳簿保存法の要件を満たす形で画像が保存されるので、経理としてはその点も安心です。

マネーフォワードシリーズ導入で、債務支払の業務手順を1/2以下にスリム化!属人的な経理業務からの脱却も実現

オカフーズ古市様

古市様: 次に「マネーフォワード クラウド債務支払」を導入しました。以前の支払請求書の処理は、経理部に届いた請求書を①表計算ソフトに転記してまとめる、②まとめた明細を「マネーフォワード クラウド会計」に転記する、③さらに各銀行の振込サービスにも転記する、と3回の転記が必要でとても煩雑でした。

コロナ禍によって在宅勤務が余儀なくされたことで、紙の請求書をスキャンしてPC上で処理する必要も出ていました。支払いが終わった請求書PDFを「支払い済み」フォルダに移動するといった新たな業務フローを定めたのですが、複雑でアナログなファイル管理のため、支払い漏れや二重支払いが起きるリスクがありました。

この問題を早急に解決するため「マネーフォワード クラウド債務支払」の導入を検討しました。既存業務を「マネーフォワード クラウド債務支払」で置き換えられるメドが立ってからは2か月ほどで一気に移行作業を行いました。通常業務を行いながら、新業務フローの検証、リスクの洗い出しなどを同時並行で進める必用がありましたが、マネーフォワード様の手厚いサポートのおかげもあって無事に移行完了することができました。

移行後の業務フローは、届いた請求書を「マネーフォワード クラウド債務支払」に登録するだけでAPI連携で銀行振込処理が自動で行われて、「マネーフォワード クラウド会計」への仕訳処理までも完結するようになりました。3回の転記が1回に減ったことで転記ミスが減ったほか、作業時間の短縮も実現しています。フローチャート上の業務手順は132から61へと半分以下に減り、業務の引継ぎがとても楽になりました。

支払請求書は毎月100件以上届き、取引先ごとに細かい支払いのルールがあります。前任者が頭の中だけで把握しているルールも多々ありましたが、「マネーフォワード クラウド債務支払」導入後は前回支払時のデータをシステム上で参照できるので、わざわざ前任者に確認する必要がなくなりました。各請求に対する処理ステータスもシステム上で確認・共有できるため、支払い漏れや二重支払いのリスクがなくなり、業務の標準化が実現できています。

マネーフォワード導入で、新しい仕事に挑戦する時間と精神的余裕が生まれた

オカフーズ鈴木様

鈴木様: 新型コロナウイルス対策として経理部ではテレワークを実施していますが、マネーフォワード導入により業務の80%強は在宅でこなせるようになりました。仮にマネーフォワードがなければ、経理部はおそらく毎日出社が必要だったと思います。現在は月末月初の繁忙期を除いて週1日出勤が基本となっています。

また、マネーフォワード導入によって時間に余裕が生まれ、それが新しい仕事に挑戦するチャンスにも繋がりました。現在、オフィスのリニューアルプロジェクトを経理部+総務部部長というスタッフ部門チームが任されて進めています。経理部メンバーは週1回の打ち合わせに毎回必ず参加できています。以前ならこのような「新しく0から生み出す」仕事を依頼されることや、月末月初の繁忙期にこうした打ち合わせに参加することは想像もできませんでした。

経理部がオフィスリニューアルのようなクリエイティブな仕事に携わることができたのは、本当に貴重な経験でした。今後は、マネーフォワード社が提供する他のサービスの検討と、導入済みのシステムの機能強化も期待しつつ、よりクリエイティブな経理部を目指していきたいです。

株式会社オカフーズ
水産加工食品及び冷凍魚介類の開発・製造・輸入・販売を手掛ける。中国・ベトナムに協力工場を配置し、加工拠点と保管・配送までを一括管理するロジスティクスを構築することで、少数多品種生産、短納期、受注生産などの多様化するニーズに柔軟に応えている。自社ブランド商品「築地グリル亭」「骨取り切身百選」は日本食糧新聞社「加工食品ヒット賞」を受賞するなど高い評価を得ている。