毎月約1,000件もの「紙の請求書」を処理。開封作業や正誤確認に明け暮れる日々

経理財務部　係長様：
当社の経理財務部では、毎月約1,000件もの請求書を紙とエクセルで処理しています。請求書の大半は郵便で届くため、経理メンバー4人は開封作業に追われている状況です。

そのうえ取引先の数も多いので未着も発生しやすく、予定の期日までに揃うのは全体の6〜7割ほどです。電話で提出の催促をしてもつながらなかったり、通電しても請求書の所在が不明だったりと、非効率なやりとりを繰り返しています。

また、無事に請求書が届いたと思っても、手書きなので書き間違いがあるほか、達筆すぎて数字が読めないケースも多々あります。請求書の修正や再送を依頼する際に、郵送で届くまでには少なくとも1日以上は必要なため、請求処理も遅れがちです。

こうしたさまざまな非効率が積み重なった結果、現状1件の請求書処理に平均7〜8分もかかっており、期限までに請求処理が締めにくい状況です。

経理財務部　次長様：
月次の請求処理だけでなく、請求書の保管や管理の課題も抱えています。当社は1年でダンボール30箱分もの請求書が蓄積されているため、管理や保管が大変です。オフィスに何十箱ものダンボールを置いておけず、請求書を保管するために、会社から離れた場所の専用倉庫までわざわざ車で運んでいます。税務調査の際には、いつも請求書のダンボールの多さに驚かれるほどです。

紙ベースの請求書は紛失のリスクもありますし、保管したものを探して取り出すのも大変ですから、生産性を下げる原因になっています。まさに「昭和」のままだと感じています。

こうしたなかで始まったインボイス制度への対応。ペーパーレス化による請求書処理のフロー見直しが必須に

経理財務部　係長様：
こうしたなか、新たな課題としてインボイス制度と電子帳簿保存法への対応が迫ってきました。特にインボイス制度対応が懸念で、これまでの請求書処理フローでは、毎月約1,000件もの番号照会を効率的かつ正確にこなすのは難しいと考えていました。なぜなら、請求書に手書きで登録番号を載せる取引先が多く、番号照会で不一致が起こる問題が想定されたからです。

インボイス制度への対応を機に、私たちはペーパーレス化に向け、システム導入による請求書処理フローの見直しを本格的に進めることになりました。

経理財務部　次長様：
また組織全体としても、これを機に「昭和」のような働き方から脱却したいと考えました。例えばテレワークの導入です。紙ベースの業務フローが多いと出社が必須になるため、災害時のBCP対策の面、オフィスの賃料など固定費の面、さらには福利厚生の面で採用戦略にも影響します。ペーパーレス化によって、これらの重要な課題も解決したい思いがありました。

ボトムアップでシステム選定がスタート。数あるサービスのなかでマネーフォワード社を選んだ決め手は「拡張性の高さ」

経理財務部　係長様：
システム導入による請求書処理フローの見直しは、トップダウンではなくボトムアップ（現場主導）でスタートしました。私ともう一人のスタッフが旗振り役として、コロナ前から調査を始めていたのです。調査はネット検索や展示会への参加にて行い、最終的には5〜6社のクラウドサービスを比較して、マネーフォワード クラウド債務支払を選びました。

経理財務部　次長様：
当社が数あるサービスのなかからマネーフォワード クラウド債務支払を選んだのは、マネーフォワード クラウド の「拡張性の高さ」を重視したからです。マネーフォワード クラウド のサービスを使えば、将来的に請求書処理だけでなく幅広い業務もまとめて効率化できると考えました。

現在、当社は財務管理の基盤システムや勤怠管理などに、それぞれ異なる会社のサービスを利用しています。それぞれでIDやパスワードが異なるため、管理が非常に大変です。しかし、マネーフォワード クラウド に集約していけば、これらの情報を一元管理できるようになり、業務の効率化ができます。

最終的には、会社全体で「脱昭和」を実現したいと考えています。例えば、請求に関する業務だけでなく、社内の稟議も現在は紙ベースです。旅費や交通費の申請自体は電子化されているものの、結局印刷して紙で回覧しており、稟議を通すためには10人のハンコ承認が必要です。こうした多くの手間と時間がかかっている部分も、マネーフォワード クラウドの導入で改善したいと思っています。

マネーフォワード社の支援を受けつつ準備を進行中。クラウド債務支払の導入で、請求書処理の時間を1/3まで削減する見込み

経理財務部　係長様：
正式な社内承認が済んだ現在は、マネーフォワード クラウド債務支払の運用開始に向けて取引先データの登録中です。つまずくことや思い当たることもありますが、マネーフォワード社のQAサイトで不明点を問い合わせつつ進行中です。

ちなみに契約前には気づきませんでしたが、勘定科目の設定や銀行振り込みがワンクリックで完了する点など、便利な機能も発見できており期待が高まっています。

経理財務部　次長様：
はじめは、マネーフォワード クラウド債務支払のみを導入しましたが、ここからどのようにシステムを組み立てていくかが課題のため、マネーフォワード社に相談し、支援を受けながら一元化に向けて進めていく予定です。今後もさらなるサポートを受けられると期待しています。

経理財務部　係長様：
マネーフォワード クラウド債務支払の運用が始まれば、これまで1件の請求処理につき平均7〜8分かかっていたところが、約1/3の2〜3分にまで短縮される見込みです。運用開始が楽しみです。

紙の請求書の受け取りとデータ入力を代行する「受領代行サービス」も導入。請求書の処理枚数を4割削減し、さらなる業務効率化へ

経理財務部　係長様：
また、今回はマネーフォワード クラウド債務支払とあわせて、紙の請求書の受け取りとデータ入力を代行してもらえるクラウド債務支払 受領代行サービスも併せて導入しました。

現在の当社の課題は「紙の請求書が多く、開封作業や正誤確認が大変なこと」です。そこで、まずは遅延や記載ミスのない取引先の請求書だけでもクラウド債務支払 受領代行サービスに代理受領をしてもらい、当社で処理する紙の請求書の枚数自体を減らすことも考えています。

具体的には、毎月届く約1,000件の請求書のうち、約400件ほどをクラウド債務支払 受領代行サービスにお任せする予定です。この400件の内訳ですが、1,000件のうち100件は電子で届くため対象外、残りの900件のうちの「月初締め内に請求書が届く取引先」のものが対象になります。「請求書の到着が遅い取引先」や「請求書枚数が多いかつ優先的に処理したい取引先」は、自社で対応することにしました。

クラウド債務支払 受領代行サービスの導入により、請求書の処理枚数を4割削減できるため、さらなる業務効率化につながると見込んでいます。

経理財務部　次長様：
管理者としては、サービスの料金体系にも魅力を感じました。マネーフォワード社のクラウド債務支払 受領代行サービスは、電子請求の比率が増えるほどにコストを安く抑えられる仕組みです。将来的に紙の請求書が減ってくると考えられますから、この料金設定は会社としても大きなメリットだと感じています。

今後は請求書処理を皮切りに、バックオフィス業務改善、社内のDXを推進。「脱昭和」を目指す

経理財務部　次長様：
今後、請求書処理を皮切りにバックオフィス業務を改善し、本社業務の効率化を推進したいと考えています。目下、書類をダンボール倉庫に移動させる人件費や事故リスクを削減できるのも大きなメリットですが、さらに現場の発注管理の不備や、受注の電話・FAX依存、業務の属人化なども解決を目指しています。現場の業務を軽減し、経理部門としても監査の強化や指導を進める予定です。

経理財務部　係長様：
現状、経理財務部の主要業務が単純な開封作業に偏っており、私たち社員の能力を十分に活かせていないと感じています。アナログな事務作業を減らし、残業の削減と併せて、スキルアップやキャリア形成につながるタスクに取り組んでいくつもりです。

経理財務部　次長様：
小売業界では、競合他社に差をつけるために販売戦略が欠かせません。販売戦略に注力するためには、マネーフォワード クラウドを活用し、足元から効率的な組織運営を実現する必要があると思います。経理業務自体の内容が大きく変わることはありませんが、その周辺のツールやサービスは日々進化しています。DXの流れに乗り遅れず、「脱昭和」と「令和化」が私たちの重要なミッションです。