宇都宮ヤクルト販売株式会社

きっかけは現場の声!クラウド債務支払の導入で、書類回覧の廃止と明細入力作業の43%短縮に成功!

宇都宮ヤクルト販売株式会社
管理業務部経理課 課長 黒崎様
総務部総務課 課長 増渕様
栃木県宇都宮市以北を中心に、計28か所の宅配センターを構える宇都宮ヤクルト販売株式会社様。同社は以前まで、毎月100件以上届く紙の請求書処理に、多くの時間を費やしていました。

そうしたなか、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応が必要になったことを契機に、現場主導でマネーフォワード クラウド債務支払およびクラウド債務支払BPOを導入。受領請求書の処理業務を大幅に効率化できました。

さらなる効率化を目指す同社に、DX推進の背景や今後の展望について伺いました。

支払業務を圧迫する紙の請求書処理。関係者の回覧にかかる時間や、同じ数字を何度も入力する工数を削減したかった

黒崎様:当社の経理課では、毎月約100件もの請求書を受領・処理しています。以前は請求書を紙で受領することが多く、総務部と請求関係者に内容確認を依頼したり、経理課内でも多くのデータを手入力したりと全社的に請求書業務の負荷が高い状況でした。

増渕様:具体的なフローとしては、まず総務部が紙で届いた請求書を開封し、担当部署の振り分けと整理をおこないます。そして、各部署の担当者へ、回覧にて請求内容の確認と押印を依頼し、戻ってきたものを経理課に提出していました。

約100部の請求書すべてが回覧から戻るまでには1~2日ほど必要で、部署の担当者が不在の場合には3日間ほどかかることもありました。内容の確認だけでも多くの時間がかかっていたのです。

黒崎様:社内回覧後の支払業務にも課題がありました。

以前の経理課では、受領した請求書を科目ごとに振り分けたうえでエクセルに入力し、そこからさらにインターネットバンキングの支払データや、会計ソフトに転記するというフローで運用していました。つまり、約100件分のデータを、繰り返し別々のシステムやソフトに手入力するという非効率な状況だったのです。

最初のエクセル入力だけで半日仕事だったのですが、会計ソフトへの転記やミスのチェックでさらに工数が上乗せされていた状態でしたから、経理メンバー2人がかりで7時間ほどは手を取られていたと思います。

請求書処理に対する問題意識が経理課内で一致。現場の声で業務効率化へ向けて動き出すことに

黒崎様:私は他部署から経理課に異動してきたのですが、ほどなくして、受領した請求書の社内回覧時間の長さや、同じデータを何度も入力する非効率さに対し、強い課題感を持つようになりました。そして、課内で長年経理に携わっていた先輩社員もまた、同様の問題意識を感じていたようでした。

そこで、経理課内で問題意識をすり合わせたうえで、現場の声としてシステムの導入検討を上申し、課題の解決に向けて動き出すことにしたのです。当時はちょうど電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も必要だった時期であったため、まとめて解決できると考えたわけです。

システムの選定に際しては、請求書の受領・処理業務に特化しているかや、既存の取引先に大きな変更を強いる必要がないかを重視して進めました。

最終的に4社まで候補を絞り、そのなかから選んだのがマネーフォワード クラウド債務支払でした。

数ある候補からマネーフォワード クラウド債務支払の導入を決定。操作のわかりやすさや拡張性が決め手に

黒崎様:マネーフォワード クラウド債務支払を選んだ決め手の1つは、操作のわかりやすさです。

当社の請求書の受領・処理には、総務部など経理部門以外の複数の担当者が携わっています。従って、経理に不慣れな社員でも簡単に扱える操作性が重要なポイントだと考えていました。その観点で比較をしたときに、もっとも直感的に使いやすいと感じたのが、マネーフォワード クラウド債務支払でした。

また、マネーフォワード クラウド債務支払が受領した請求書の処理に特化していたのも、選定理由の1つです。マネーフォワード社のサービスは、機能別に細分化されています。そのため、当社の課題解決だけを、納得感のあるコストで実現できました。加えて、請求関連業務以外のバックオフィス業務も効率化できる拡張性の高さや、気になったことを気軽に相談できる営業担当者の人柄も魅力的でした。

導入が決まった後は、3か月ほどかけて準備を進めました。当時の私は、経理課に赴任して間もなかったため、費用・支払の計上や消費税区分など、理解が追いついていない部分もありました。それでもスムーズに作業を進められたのは、マネーフォワード社のチャットでのサポート機能を積極的に活用できたおかげです。

また社内リリース時は、各関係者ともにスムーズにマネーフォワード クラウド債務支払の使用方法を理解してもらえました。何度かの打ち合わせや、マンツーマンでのレクチャー会を通じて説明をおこない、今は問題なく利用してもらっています。

紙の受領業務そのものをなくすべく、請求書の受け取りとデータ入力を代行してもらえるBPOオプションも導入

黒崎様:今回のシステム導入に際しては、マネーフォワード クラウド債務支払と併せて、紙の請求書の受領とデータ入力を代行するクラウド債務支払BPOも導入しました。導入した理由は、そもそも紙の請求書の受領が続く限り、書面をPDF化する手間が発生してしまうと考えたからです。

クラウド債務支払BPOには、請求書の受領と開封、PDF化およびデータのクラウドへのアップロードを依頼しています。お客様には現在、基本的にBPOセンターに請求書を送ってもらうよう案内しており、当社側で処理する請求書の量を減らすようにしています。

一部、当社宛に紙で送られてくる請求書については、当社内で請求書をPDFに変換し、クラウドにアップロードして対応中です。マネーフォワード クラウド債務支払では、請求書をアップロードすると、OCR機能によって請求書のデータを自動的に読み取り・入力してくれるので効率的に対応できています。

最大3日間かかっていた関係者の回覧時間を丸ごと削減!データの入力時間も43%減り、受領請求書の処理業務が1人で対応可能に

増渕様:マネーフォワード クラウド債務支払クラウド債務支払BPOの導入により、請求書の業務フローを大幅に効率化できました。

実際に、当社が最大で3日間かけていた紙ベースの回覧業務は、クラウド上にアップされた請求書データを利用し、確認・承認ともにオンライン上で完結できるようになりました。

また、請求書の内容確認も効率化されています。紙ベースだった頃は、請求元によって異なる請求書フォーマットに合わせて、金額や科目などを慎重に参照・確認する必要がありました。しかし現在は、クラウド上で画一的な書式のテキストデータとして管理ができているため、どのような請求書でも同じ手順で内容を正確に参照・確認できています。

これまで、私の仕事は書類と結び付けられており、自席でしか作業を進められなかったのですが、今では場所を問わずに業務を遂行できるようになりました。

黒崎様:経理課でも、インターネットバンキングへの支払データ入力や、会計ソフトへの入力業務を大幅に削減できました。現在はクラウド債務支払BPOの利用により、テキスト化された請求内容を確認し、CSVファイル経由でそれぞれにデータを流し込むだけで作業が完了しています。業務内容もデータ入力というよりは、データ確認の作業に変わったようにさえ感じます。この改善により、7時間ほどかかっていた明細入力を4時間まで短縮、つまり43%も削減できました。

当時、2人体制で丸一日かかっていた未払いの請求書対応も、現在は1人体制でこなせるようになっています。

加えて、過去の書類管理も楽になりました。

紙の請求書の場合、最終的に経理課に回ってきた書類を紐でつづり、書棚に保管する必要があります。そのため、請求書の締め日や科目の確認依頼が入った際、10分ほど使って請求書をパラパラとめくって必要な請求書を探す必要がありました。しかし、現在はクラウド上で検索すれば5秒で該当する情報を見つけられるようになりました。

2022年10月時点で106件もあった紙の請求書も、2023年10月時点で40件まで削減できており、保管する請求書の量も半分。マネーフォワード クラウド債務支払クラウド債務支払BPOの導入により、負担が大きく減っています。

もちろん、基幹システムとも連携し、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も完了できています。

クラウド債務支払とBPOサービスで業務効率を大幅改善。今後は社内の経理業務を標準化したい

黒崎様:マネーフォワード クラウド債務支払クラウド債務支払BPOの導入で請求書の業務フローについては、すでに改善の効果を実感できていますが、今後さらなる業務の効率化を図りたいと考えています。

現在はまだ紙で受領している請求書もありますので、BPOをさらに活用するために取引先に送付先の変更を依頼し、紙の請求書をより削減していく予定です。理想としては、請求書の受領・処理に関わる入力業務をゼロにしたいですね。

また、社内の経理部門が目指す姿として、これまで属人的になりがちだった業務内容を標準化し、社員がより付加価値の高い業務に時間を割くことができるようになればと考えています。

宇都宮ヤクルト販売株式会社
1956年設立。販売エリアである宇都宮市以北に計28か所の宅配センターを構え、ヤクルト商品を家庭やオフィスに提供。健康教室などの地域貢献活動にも取り組んでいる。2023年には全国初のカフェやエステを併設した複合施設「ヤクルトサービスセンター御本丸」をオープンし話題に。地域のお客様に健康と笑顔、元気を毎日お届けしている。