電子帳簿保存法への対応、事業の急成長に耐えられる会計システムの構築に課題

豊田様：弊社は現在、いわゆるベンチャー企業の規模で社員は20名前後、管理部門は業務委託先の協力を仰ぎながら社内の3名体制で回しています。私は管理部門第1号として入社していまして、バックオフィス体制の立ち上げ、整備をミッションとしています。栁田さんは業務委託先の社員ではありますが、豊富な経理経験を活かして弊社の管理部門を一緒に支えており、今回の取り組みにも携わっています。

栁田様：今回の取り組みの背景にあった課題として、事業の急成長に耐えられる環境を構築できていなかったことが挙げられます。Brushup社には会計知識や経験がある社員がなかなかおらず、ほとんど手探りの状態でした。

マネーフォワード クラウド債務支払を導入する前の支払依頼業務では、他社ツールのワークフロー機能を使用していました。しかし、その他社ツール本来の使い方ではなく、稟議の機能を無理やり使っていたようなイメージです。そのため、会計システムとも連動しておらず、転記に毎月2時間ほど掛かっていました。

また、電子帳簿保存法（以下、電帳法）へ対応しなければならないことも課題の1つとなっていました。Brushup社は大阪本社以外にも東京と島根に拠点があり、毎月各拠点での申請作業が完了した後に本社経理宛に郵送、その後は本社の経理内でファイリングし、紙で保管していました。

ファイリング作業は数名がかりの作業で、毎月合計で2時間以上は確実に必要となっており、帳票の枚数自体は毎月50枚前後と多くはないものの、チェック作業や電子データの印刷作業と並行していたため、手間と時間が掛かっていたのです。

導入の決め手は、ツールのデザインと内部統制の強化。SSO対応の機能なども高評価

栁田様：ツールの比較検討にあたっては、デザインを扱うBrushup社の組織風土もあって使い勝手やUIのデザインを考慮しました。Brushup社の社内には経理経験が少ないこともあり、分かりやすく直感的に操作できること、各種データの取り込みのしやすさが重要でした。

もう1つ重視していたのが、業務ごとにばらばらになっていたツールを統合し、内部統制を強化することです。そこで、すでに導入を決定していたマネーフォワード クラウド会計Plusとのシナジーを得るため、マネーフォワード クラウド経費とあわせてマネーフォワード クラウド債務支払の導入を決定しました。

その他にも、1つのIDとパスワードで社内システムや外部のクラウドサービスなどの複数サービスへアクセスできるSSO（シングルサインオン）に対応していること、データ保管におけるセキュリティポリシーが整っていることなども評価しています。

手厚いサポートを受けながら、ツールの導入と同時に電帳法への対応が完了

豊田様：2021年7月より電帳法の情報収集を始め、9月にはシステム選定に入り、12月にはマネーフォワード クラウド債務支払の導入が完了しています。

タイトなスケジュールではありましたが、マネーフォワード社からの手厚いサポートもあってトラブルなく導入できました。科目やワークフローの構築など、初期設定周りは細かくご相談させてもらいましたし、ワークフローがうまく回らなかった際にはエラーの原因を一つひとつ確認いただいたことも、とても助かりました。

マネーフォワード社からの具体的なアドバイスもあり、長期的に運用していくことを想定し、経理業務に必要な設定を今のうちに完了していくこと、今後引き継いでいくことも想定して分かりやすく設定をしておくことを意識しました。

また、承認ワークフローを社内に浸透していくため、電帳法による変更点やマネーフォワード クラウド債務支払の操作方法をまとめたマニュアルや動画を作成し、社内展開しています。これによりシステムの使い方を社内に周知徹底でき、社員が迷うことなく操作できることでさらなる業務効率化に結び付いています。

毎月2時間掛かっていたデータ連携の時間と手間がゼロに。手入力の転記ミスも解決

豊田様：社内、特に決裁者や経営層からはチャットサービス連携による通知が便利だとの声が上がっています。債務支払の承認完了や、承認者に設定されたことに関するメール通知の内容をSlackでも受け取ることができ、確認漏れを未然に防げています。

また、承認スピードも上がっている実感がありますね。以前は責任者に承認対応のリマインドをよくしていたのですが、その数も減っています。

栁田様：以前導入していた他社ツールでは、請求書データをCSVに吐き出して手作業で2時間弱掛けて加工し、会計システムにアップロードして連携していました。マネーフォワード クラウド債務支払と並行してマネーフォワード クラウド会計Plusを導入したことで、データを加工する必要がなくなったため、毎月2時間の業務効率化を実現しています。浮いた時間は、請求書データの内容チェックや引き継ぎマニュアルの整備、その他のバックオフィス業務など、より本来注力すべきクリエイティブな業務に回しています。

豊田様：以前は手入力でデータを作成していたため、単純な転記ミスが発生していました。しかし現在は自動でデータが連携されるだけでなく、もし内容に気になる箇所があればマネーフォワード クラウド会計Plusからすぐにマネーフォワード クラウド債務支払に遷移することができるので、作業工数が大幅に減っています。こうした業務の効率化によって、作業ストレスが軽減したことも大きな変化です。

「システム導入に不安を感じている企業さんも、安心して任せられます」

豊田様：弊社には、会計に関するシステム導入と活用に知見があったわけではありません。電帳法への対応を含めた今回のプロジェクトでは、業務委託の栁田さんにご協力いただきつつ、マネーフォワード社からも手厚くサポートが受けられたと思っています。経理部門のシステム導入に不安に感じている企業さんも、安心してマネーフォワード社にお任せできるのではないでしょうか。

栁田様：今後は電帳法だけでなく、インボイス制度についても情報を収集し、対応を進めていきたいですね。マネーフォワード社の開発ロードマップを拝見すると、こうした新しい制度に対してもしっかり対応されていると思いますので、安心してアップデートを待ちたいです。