Dr.ルルルン株式会社

契約関連業務の効率化により非生産的な作業を削減。事業成長に繋がる新たな一歩を踏み出せるようになった

Dr.ルルルン株式会社 総務チーム マネジャー 佐々木様
  • 課題

    ・押印や郵送、宛名ラベルや送付状の印刷など、非生産的な業務が発生していた
    ・Excelでの台帳管理が煩雑で、入力漏れなどの人的ミスが起きるリスクがあった
    ・契約書関連の確認に伴うコミュニケーションコストを削減したかった

  • 結果

    ・契約業務を大幅に効率化。郵送などで3日はかかっていた締結までの時間が最短数分に
    ・紙契約を含めたすべての契約書を抜け漏れなく一元管理できるように
    ・営業担当も自ら契約状況を確認できるようになり、コミュニケーションコストを削減

「今まで手の届かなかった高品質な化粧品を、すべての女性が使える価格へ」をモットーに、フェイスマスクブランド『ルルルン(LuLuLun)』を展開するDr.ルルルン株式会社。
同社では2022年6月よりマネーフォワード クラウド契約を導入され、数百を超える過去契約書を含めた契約書の一元管理にご活用いただいております。
今回は総務チームのマネジャーを務める佐々木様に、マネーフォワード クラウド契約を導入するに至った背景や抱えていた課題、また導入の決め手などを伺いました。

郵送や送付状の印刷といった非生産的な業務や社内からの問い合わせ対応、および煩雑なフローでの契約管理に課題を感じていた

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか?

以前までは、紙契約ならではの押印や郵送といった非生産的な事務作業が発生していたことがひとつの課題でした。
やはり紙の契約書だと製本も大変ですし、郵送するにも宛名ラベルや送付状を印刷したり、返信用封筒を入れたりと、本当に多くの手間がかかるんですよね。そうした手間をどうにか削減できないかと悩んでいました。

契約書管理という面でも、締結済みの契約書が返送されてから、スキャンしてデータ化して、契約書を格納している共有フォルダに入れて、そしてExcelで作成していた契約台帳に入力するというとても煩雑なフローになっていたんです。
台帳であるExcelは手動で更新しなければならず、どうしても入力漏れなどの人的ミスが起こってしまうということも懸念としてありました。

また、「契約締結が完了したのか」といった営業メンバーなどからの問い合わせを受け、その都度Excelで検索して、契約状況を確認するということも毎月4~5件は発生していたんです。
社会情勢の変化により、保存先の共有フォルダには紙契約書や電子契約が混在し、複数の保管先に分かれたりしていて検索性も悪かったため、属人化した契約書管理から脱却し、書類毎に適切な権限をメンバーに付与して契約書を見える化したいと考えていました。

そこで、電子契約がトレンドだということもあり、そもそもどういったサービスがあるのかを調べるところからはじめました。

ーー最終的にマネーフォワード クラウド契約を導入するに至った理由や決め手は何ですか?

他社サービス含め、実際にお話を伺いながら比較検討をしていたのですが、他社サービスの場合だと、「この機能がほしいけど、それだとプランをアップグレードする必要がある」といったケースが多かったんですね。
マネーフォワード クラウド契約の場合はデフォルトのプランで必要な機能がすべて揃っていて、金額感もそこまで高くないというのが大きなポイントでした。

また、マネーフォワード クラウドはシングルサインオン(SSO)が利用できるため、それぞれでアカウントを作成しなくてもひとつのID/PWで利用できますし、都度ログインする必要もありません。
当社では経費精算でもマネーフォワードを利用していたため、いろいろなSaaSサービスを使うよりも、せっかくならひとつのサービスでまとめたいとも考えていました。

コミュニケーションをとるうえで営業担当の方のレスポンスが早く、サポートも手厚いという安心感もありましたし、そうした観点を踏まえ最終的にマネーフォワードを選ばせていただきました。

すべての契約書を一元管理。優れた検索性で、求めている契約書にすぐアクセスできるのは心理的負荷の軽減に繋がっている

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか?

全社での承認ワークフローは別のサービスを利用しており、契約書の押印申請もそのサービスで行っているため、マネーフォワード クラウド契約は契約書の管理をメインに活用しています。
先方の希望でまだ紙の契約書も残っていますが、データ化することですべての契約書をマネーフォワード クラウド契約で漏れなく一元管理できるというのは、非常に安心感があると感じています。

また、マネーフォワード クラウド契約は、検索性がとても優れているなと思っていて。たとえば会社名の一部を入れただけですぐに検索結果に表示されるため、過去の契約書を確認したいときに非常に効率的に探すことができます。

これまでであればExcelを開いて、検索して、そこから共有フォルダを確認してと、ひとつの契約書を確認するまでに多くのステップを踏む必要がありましたが、いまでは何クリックかするだけでたどり着けます。
時間差で言えば30秒とか1分程度の違いではあるのですが、心理的な負荷は大きく下がっていると実感しています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか

契約書管理を目的に、過去に締結した契約書もマネーフォワード クラウド契約に取り込みましたが、CSVで一括取り込みができるため、とても簡単で助かりました。

そして操作面でわからないことがあっても、マネーフォワードの担当の方に連絡してすぐに回答をいただけましたので、実際の運用開始まではとてもスムーズでしたね。
また、機能的にこういったことができないかと尋ねると、代替案を提案いただけたり、「開発要望を出しておきます!」と柔軟に対応いただけたことも嬉しかったです。

業務効率が大幅に改善。空いた時間で営業の支援に回れたりとさらなる事業成長に向けた行動ができるように

ーーマネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか? 

電子契約に移行したことによって、スピード感は圧倒的に早くなりましたね。郵送したり返送されるのを待つ時間がなくなり、早ければ即日中に締結できたりします。
そうした時間的要素による効果は非常に大きいなと感じていて、たとえば広告でタレントやインフルエンサーを起用したいというときも、即座に契約締結できる環境があるからこそ、意思決定のスピードが早くなったと感じています。
事業の特性上、トレンドには敏感でスピード感を持って広告代理店やインフルエンサーと議論を進めたいという場面は多々あるので、とても助かっています。

また、契約締結のステータスがひと目でわかるというのも、契約の管理という点では非常に効果があると感じています。

紙契約の場合、「契約書は届いていますか?」と電話で先方に聞いたりするのはナンセンスだなと思うんですね。そこで、まだ先方から返送されていない契約書がある場合、発送の控えを見ていつ郵送したかを確認したりしていて。
そうしたブラックボックス化していた締結ステータスが見える化でき、先方の確認待ちが続いている場合もメールで確認を依頼するだけで済んだりと、スムーズな契約締結が実現できています。

そして、これまでは営業担当から「あの契約書どうなってる?」と連絡がきていましたが、いまでは閲覧権限を活用し、私たちを通さずとも、各自で確認したいときに自ら確認できるようになりました。
契約書確認のためだけのコミュニケーションがなくなったのも業務負荷の軽減に繋がっています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

現在、私たちが重宝している閲覧権限も、実は導入当初はなかったんですよね。
しかし、こちらの要望をマネーフォワードは真摯に受け止めてくれて。常に機能がアップデートされ続け、進化しているサービスであるというのはとても嬉しいですし、今後もより使いやすくなっていくことに期待しています。

そして実際に電子契約に移行して、郵送コストはもちろん、業務コストも大幅にカットできています。契約業務が削減できた分、総務としては営業の支援に回れることもあるでしょう。
あらゆる電子化が進んできている社会情勢の中、変化に対応することは最初こそ大変ですが、結果的には楽になります。
労働人口も減っているので、今いる人達の業務をどれだけ削減してあげられるかというのは考えていかなくてはならない課題だと思うんですよね。

そのため、人的リソースが限られている中小企業こそ、こうした電子契約サービスは導入すべきだと思っています。
Excelからスプレッドシートに移行し、共有管理するようになって便利になるのと同じように、契約書も電子契約サービスに移行することで業務効率化が図られ、事業側のメンバーもバックオフィスのメンバーも、さらなる事業成長に繋がる動きがとれると感じています。

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました!

(Dr.ルルルン株式会社:https://dr-lululun.com/