「紙」で届く請求書の取りまとめがストレス。仕訳時・振り込み時の二重入力も解消したい

以前は仕入先、外注先の企業から届く支払請求書の処理に困っていました。

建設業はまだまだIT化が進んでいないところも多く、特に請求書は郵送で届くことがほとんどです。私が勤務しているオフィス宛てに届くものはまだ良いのですが、別のオフィス宛てに届いたり、手渡しで受け取った請求書は転送してもらう必要があり、内容の確認がいつもワンテンポ遅れるのです。請求書が手元に届くまで、取引先が送り忘れているのか、社内での転送が滞っているのかが分からず、請求書の取りまとめがちょっとしたストレスになっていました。

請求書を受領した後は、会計システムに未払金として仕訳を手作業で入力し、支払期日までにネットバンキングで振り込み情報の入力を行います。また、取引先ごとに振込期日も複数パターンあり、別のエクセルの表に入力しながらその仕訳も行っていたため、毎月丸2日間程度の時間をかけて作業していました。当社は経理の主担当が私一人だけなので、振り込みの際にダブルチェックをすることもできません。そのため、金額に間違いがないか、振込手数料の負担は当社側か先方側かなどを一つひとつ確認しながら、かなり神経を使って債務処理をしていました。

社内の協力を得て、一部署でマネーフォワード クラウド債務支払のトライアル利用を開始

当社は以前から、会計、経費精算、給与、マイナンバー、社会保険など、バックオフィス業務全般にマネーフォワード クラウドを利用してきました。別の業務でマネーフォワード クラウドを使っていたところ、画面内にマネーフォワード クラウド債務支払のロゴを見つけ、「これって支払請求書の処理に使えるのかな？」と触ってみたことが導入のきっかけでした。

契約しているプランの料金範囲内で利用できたので、まずは試しに利用してみることにしました。社内の一部署に協力をお願いし、部署宛てに届いた請求書をマネーフォワード クラウド債務支払にアップロードして、所属長にワークフローで支払承認をしてもらい、銀行振り込み用データを出力してネットバンキングに取り込むまでを試してみました。

振り込み作業が「え、こんなに早く終わるの！？」。効果を実感してすぐに全社導入を決定

使い始めこそ、取引先マスタで企業名や銀行口座番号などを登録する必要がありましたが、一度入力してしまえばボタン1つでシステムから銀行振り込み用データを出力できます。あとはそれをネットバンキングにアップロードするだけで振り込み作業が完了したので、「え、こんなに早く終わるの！？」と驚きました。

取引先ごとに勘定科目、振込手数料の負担先や振込期日などの細かい設定もできるので、毎月手で入力していた作業を無くせるのも嬉しかったです。

トライアルに協力してくれた部署の評判も良く、「請求書をシステムですぐに検索できるのがいい」と言っていただきました。「これは今すぐに全社に導入したい！」と思い、さっそく社長に全社導入の提案をしました。トライアルで効果を実感した上司が提案をプッシュしてくれたこともあり、社長からはスムーズに承認をいただくことができ、正式な利用をスタートすることができました。

請求書データがすぐに確認・検索できる！ワークフロー導入で請求内容のチェック体制も強化

マネーフォワード クラウド債務支払の運用を始めてから、請求書の取りまとめに関する不安はほぼなくなりました。以前は承認フローがなかったため、請求書の間違いに気づくのが遅れたり、内容の確認に時間がかかることがありました。今は請求書をチェックして、その請求書のチャット欄で担当者とやり取りができるので確認漏れが減りました。過去の請求書情報も検索してすぐに確認できるので格納したはずのデータが見当たらない、なんてこともなく、誤って消される可能性がないのも大きなメリットの一つに感じています。

想定外だったのは、所属長ではない一般社員から「請求書の支払承認フローに自分も加えてほしい」というリクエストがあったことです。一般社員にも原価意識、採算意識が芽生えつつあるのは良い傾向だと思います。

毎月の請求書処理にかかる時間を1.5日分削減！資金繰りの状況もタイムリーに把握できる

ドラッグアンドドロップすればPDFを簡単にアップロードでき、請求書データの内容をAI OCRが読み込んで、支払先や金額を自動入力してくれますし、会計システムへの仕訳入力や銀行振り込みデータの作成も自動で行えるようになりました。結果として、債務支払にかかる毎月の作業時間を1.5日分削減することができ、支払期日近くになって残業することもなくなりました。

とりあえず届いている請求書を全部スキャンして一括アップロードしておけば、翌日は自動入力された項目を確認しながらクリックしていくだけでほぼ完了しますし、在宅や出張先で業務が行えることも心理的負担軽減になっています。

また、経営陣にとっても大きなメリットがあり、マネーフォワード クラウド債務支払から会計システムに仕訳データがすぐ連携するので、資金繰りに影響する未払金の状況をリアルタイムに把握できるようになりました。以前は経営陣から私のところに確認の連絡が来ていましたが、会計システムから直接キャッシュフローを確認できるので今すぐ知りたい！っていう要望にもマネーフォワード債務支払が応えてくれています。

取引先のインボイス登録状況を、マネーフォワード クラウド債務支払で一括チェック

マネーフォワード クラウド債務支払を利用していてもう一つ驚いたのは、システムのバージョンアップで、いつの間にかインボイス制度関連の機能が増えていたことです。

ある日、取引先マスタの画面に、インボイス制度の適格請求書発行事業者登録番号を自動で検索してくれるボタンが増えていました。このボタンを押すと、取引先マスタに登録されている企業を一括チェックしてくれます。

この機能ができるまでは、取引先にお手紙を送ってインボイス制度の登録状況を確認していました。今は定期的に登録状況をチェックして、未登録の企業だけに連絡を取ればよく、新規取引先で確認し忘れたという時もすぐに確認できるので、とても便利で重宝しています。

「ひとり経理」の業務課題に悩む企業には、ぜひお薦めしたいです

マネーフォワード クラウドを利用していて、まだマネーフォワード クラウド債務支払を使ったことがないという企業様には、まずはお試しで触ってみることをお薦めしたいですね。画面構成や操作方法に統一感があるので、マネーフォワード クラウドを利用されている企業様であれば、それほど苦労せず導入できるかと思います。

特に、当社のように経理担当が一人か二人しかいないような企業様であれば、作業時間の大幅削減だけでなく、これまでのシングルチェックが、システムと人によるダブルチェックに変わるので、経理業務のミスや精神的なプレッシャーを減らせると思います。ぜひ試していただきたいと思います。