インボイス制度導入後の従業員の立替精算の注意点

従業員精算は負担や疑問も多い

インボイス制度についてさまざま質問や疑問が出るなかで、問い合わせが多い項目の一つが従業員の立替経費精算に関することです。

国税庁が提供している「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ＆A」（以下、Q＆A）のうち多く寄せられる質問のひとつとして「実費精算の出張旅費等」が挙げられています。

実費精算でのよくある疑問は？

Q＆Aにおける質問と回答は次のような内容になっています。

Question
当社は、社員が出張した場合、旅費規程や日当規程に基づき出張旅費や日当を支払っています。この際、実際にかかった費用に基づき精算を行うため、社員からは、支払いの際に受け取った適格請求書等を徴求することとしています。

この実費に係る金額について、帳簿のみの保存（従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等）により仕入税額控除を行ってもよいでしょうか。

Answer
社員に支給する出張旅費、宿泊費、日当等のうち、その旅行に通常必要であると認められる部分の金額については、課税仕入れに係る支払対価の額に該当するものとして取り扱われ、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。

この社員に対する支給には、概算払いによるもののほか、実費精算されるものも含まれますので、実費精算に係るものであっても、その旅行に通常必要であると認められる部分の金額については、帳簿のみの保存で仕入税額控除を行うことができます。

領収書はもらう運用のほうが誤解は少ないのでは

上記のQ＆Aからは、運用上、帳簿の記載のみで仕入税額控除を認めてくれるということで良い面はあると思います。

ただ、仮にこれを前提に社内周知やルール作りをしてしまうと、実際にインボイスをもらってこない従業員が横行する可能性もあります。

その際に懸念として挙げられるのは、経費精算での不正が行われることです。

インボイスとしての領収書がないにも関わらず、帳簿のみ保存で仕入税額控除を行うことができるということだけを切り取って判断して、領収書等をもらってこないことが公然となってしまうと、実態のないものが経費として計上されることになりかねません。

そもそも法人税や所得税の観点から、支払いの事実が明らかな資料を入手することも求められますので、領収書がなくても良いですよというルールは現実的ではないように考えます。

そのため、インボイス制度が導入され、いくつか簡便的な処理が認められることがあったとしても、従業員の立替経費精算に関する社内での周知としては

「近距離の公共交通機関による旅客の運送を除いて、領収書を必ずもらってきて下さい。」

としておくことが望ましいといえます。

インボイスかどうかの判定に時間がかかったり手戻りが発生するケースも

インボイス制度が始まって、経理部門において負担がかかっていることの一つとして、免税事業者との取引にかかる処理があります。

具体的には、従業員が経費精算で入手した領収書がインボイスに該当しない場合は、仕入税額控除を全額することができないので、通常と別の消費税コードを付ける必要があります。

それにも関わらず、特にそのことが分かるように申請してこないケースや、インボイスであれば適格請求書発行事業者の登録番号を申請書に記載すべきところ記載しておらず、インボイスに該当するのかどうかの確認に手間がかかるケースなどが実務上生じています。

このような事象は、経費精算の申請が手書きやエクセルを使っている場合に、見受けられます。

社内の研修やルール説明会等でインボイス制度導入後の取り扱いを伝えている場合でも、いざ制度がスタートすると研修内容等を理解していない従業員が一定数いることもあって、経理部門の負担はそれなりに大きなものとなっています。

クラウド型の経費精算システムで解決図る会社も

そこで、インボイス制度導入後の事務負担軽減を図るために、経費精算システムを導入している会社もあります。

クラウド型の経費精算システムの場合、手書きやエクセルの経費精算と異なってインボイス制度に対応した利点があります。

例えば、

「領収書をスキャンすると適格請求書発行事業者かどうかを判別する」

「スキャン後に適格請求書発行事業者の登録番号をシステムに転記する」

「登録番号がない領収書を免税事業者からの仕入れとして消費税コードを区別する」

といった手間のかかる作業をある程度システムが対応してくれるのです。

さらに、入手した領収書について、電子帳簿保存法のスキャン保存対応がされているシステムが多いので、ペーパーレス化も可能となっています。

時間短縮のために割り切りも必要

インボイス制度がスタートして、経理事務の負担が重くなったという声は多く聞きます。

解決策の一つが経費精算システムの導入でしょう。

ただ、システムを導入したからといって人間が全く判断しなくて良い、というレベルにまでは現時点では至っていないでしょう。

実際、入手した領収書がインボイスに該当するのかどうか判断に悩むケースもあると思います。そのような際に、金額が僅少で影響額が少ないのであれば、事務コストをかけないという割り切りで、仕入税額相当額の一定割合を控除する経過措置の特例を使うというのも現実的な対応の一つでしょう。

そのうえで、一定期間経過後に経過措置の利用実績をみて、今後の取引の継続の判断や経理処理の運用方法を検討する、といったことも実務上は有益と考えます。