請求書受領後のメールの返信例!業務の流れやおすすめ管理法も解説

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請求書は支払金額の間違いや未納などのトラブルを回避するために、ビジネスで必要な書類です。円滑に取引を進めるため、請求書を受領した後の業務は的確に行いたいところです。また、支払を終えると請求書の役割が終わるわけではないため、適切にな管理していくことも大切です。

今回は請求書を受領した後の業務フローから保管方法について詳しく解説します。請求書の管理法についてはクラウド管理のメリットも紹介していきます。

請求書受領後の業務の流れ


営業などの部署から回ってきた請求書を受領した後はどのように処理したら良いのでしょうか。会社によっていろいろとルールが異なるはずですが、一般的には以下の流れがあります。

    1.請求書の内容を確認する
    2.正しいと確認できた請求書を未処理として保管する
    3.期日に沿って、支払処理をする
    4.支払済みの請求書を保管する

まず請求書が届いたら内容を確認します。支払期日が近いものもあるので、受領当日などなるべく早く確認できるよう目の届く場所に保管しましょう。

請求内容と期日を確認したら、未払いの請求書として保管しますが、このとき請求書が届いた順番ではなく、支払期日が早いものから順番に取り出せるようにしておくと優先度がわかりやすくなります。

支払が終わったら、処理済みの請求書として保管します。この際に必ず支払が済んでいる旨がわかるよう識別できる印をつけておくと、他の担当者が見てもわかりやすくなります。処理後に、確認することもあるので社内で探しやすいように保管・整理しておきましょう。金融機関から受け取った証明書などがあれば、合わせて保管しておくことをおすすめします。適切な保管ができていないと未納などのトラブルが発生することもありますので、ひとつひとつ確実に管理していきましょう。

請求書の保管期間


請求書の保管期間にかかわる法律は法人税法、所得税法、消費税法があります。法人か個人事業主かによって内容は異なります。

請求書は支払が終わっても破棄せず保管する

請求書は支払って終わりというわけではなく、誰が何をどれだけ購入したのかという取引内容の証明書でもあります。

支払という目的を果たしているので破棄してもいいように思えますが、請求書は取引の内容を明らかにする証憑(しょうひょう)書類として一定期間の保管が義務づけられています。

取引自体は請求書を発行しなくても行えますが、取引内容の証明が必須となる税務調査では請求書がない場合、課税対象となってしまうケースもあります。特別な理由がない限りはしっかりと保管しておきましょう。

法人の場合の保管期間

法人税法では、請求書も含め注文書、契約書、領収書、見積書などの帳簿書類を7年間保管することを定めています。(注1)

これは請求書の発行日から7年ではなく、確定申告の提出期限から7年なので注意しましょう。

ただし、例外的に所得が赤字の欠損金がある場合は9年間もしくは10年間の保管が定められています。

引用:https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

(注1)平成23年12月税制改正により青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことに伴い、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度においては、帳簿書類の保存期間が9年間に延長されました。

また、平成27年度及び平成28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。

個人事業主の場合の保管期間

個人事業主では青色申告、白色申告かかわらず請求書の保管期間は基本的に5年で、法人税法ではなく所得税法により定められています。

法人と同じく請求書の発行日からではなく確定申告の提出期限から5年であることに注意しましょう。

個人事業主の場合も例外的に年間の課税売上が1,000万円を超えるなど条件を満たした場合、個人事業主であっても消費税の納税義務がある消費税課税事業者となり、この場合請求書の保管期間は7年間となります。

消費税の納税義務のない免税事業者であっても会計帳簿の保管期間は7年になるので、請求書も7年間保管しておくと管理がしやすいですね。

請求書の管理法


支払が終わった請求書は破棄せず、長い保存期間に向けて確実に保管されなければなりません。

しかも保管の際に重要なのは、後からでもすぐに取引内容が確認できる方法で保管することです。後々書類が必要になった際、どのように整理すると探しやすいか社内でしっかりと協議して保管しましょう。まとめ方の一例をご紹介します。

月別にまとめる

取引月別にファイリングする場合、月単位での取引の数字が見やすいというメリットがあります。

請求書の発行日を起点にしてファイリングすればいいのでかんたんに分けられますが、特定の取引先との書類を探す際に時間がかかる点はデメリットです。

取引先別にまとめる

取引先別にファイリングする場合、特定の会社との取引を見つけるのに便利というメリットがあります。

しかし月全体の数字がわかりにくく、届いた請求書を会社別に仕分ける作業も必要となるため工数がかかるというデメリットも持ち合わせています。

クラウド管理がおすすめ


請求書を受領した後の業務の流れや保管期間、管理方法についてみていきましたが、多くの行程や管理方法があることがわかりますね。

マネーフォワード クラウド債務支払では、紙の請求書を取り回す煩雑さを無くし、請求書を効率的に管理できます。

クラウドシステムなのでソフトをパソコンにダウンロードしたり手間のかかる設定をしたりする必要がなく、IDとパスワードを入力するだけで必要な情報が取り出せます。

法人であっても個人事業主であっても利用できる点も魅力的です。

管理漏れがなくなり管理コストや業務を効率よくすすめられるため、請求書を扱う際はクラウド管理がおすすめです。

まとめ

請求書は、取引内容を把握し未納などのトラブルを引き起こさないために適切に管理する書類であることに加え、税務調査の際必要なため長期間の保管が求められます。

従来の紙での保管や管理は取引の数が多ければ多いほど業務に時間を取られていましたが、クラウドシステムを利用することで業務時間の削減が可能になります。

請求書を確実で簡単に管理できるクラウド管理の導入を、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

 

※掲載している情報は記事更新時点のものです。

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