就業規則に沿った勤怠管理システムの設定方法－就業ルールの重要性

作成日：2024年6月28日

就業規則には会社のさまざまなルールが定められており、勤怠管理を行うにあたっては就業規則に沿った運用が求められます。本記事では就業規則の概要や目的、勤怠システムを利用するメリットや注意点などについて解説します。

就業規則を遵守しながら効率的に業務を進め、会社の生産性を向上させるために、ぜひ参考にしてください。

勤怠管理システムを就業規則に沿って活用するには？

ここでは就業規則の概要や目的・必要性について説明し、クラウドの勤怠管理システムでできる設定や管理について解説します。

そもそも就業規則とは？

そもそも就業規則とは、職場におけるルールや労働条件などを定めた規則集のことです。労働者の賃金や労働時間、職場内の規律など、働く上で重要な事項が含まれています。

就業規則には必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、事業場で定めがある場合に記載が必要となる「相対的必要記載事項」があります。

絶対的必要記載事項には以下のような内容が含まれます。

労働時間の始業終業・休憩時間
賃金の決定・計算・支払いの方法
休日や休暇に関する規定
退職に関する規定

相対的必要記載事項には、例えば以下のような内容があります。

安全衛生に関する事項
職業訓練に関する事項
表彰や制裁に関する事項

参考：就業規則を作成しましょう｜厚生労働省

就業規則の目的と必要性

就業規則に職場内でのルールを明確に示すことで、労働者が安心して働ける環境の提供や、労使間トラブルの未然防止につながります。これにより、労働者と使用者の双方が共通の理解を持ち、スムーズな業務遂行が可能となります。

就業規則の主な目的は、以下のとおりです。

労働条件の明確化
職場内の秩序維持
労使間の信頼構築

就業規則に賃金や労働時間、休暇などの労働条件を具体的に定めることで、労働者が自分の権利や義務を理解しやすくなるでしょう。

また、明確な規則があることで労使間の信頼関係が強化され、健全な労働環境が保たれます。就業規則を整備し従業員に周知徹底することは、企業と労働者の双方にとって重要なことです。

就業規則には勤怠管理を適正に行う上でも大切な役割があり、就業規則と就業実態が合っていると勤怠管理がしやすくなります。業務効率を向上させるための勤怠管理の設定や管理方法について、以下で解説します。

①集計ルール設定

企業の勤怠管理システムに集計ルール設定があると、特定の勤怠項目のカウントや、データ分析が可能になります。

例えば、マネーフォワードクラウド勤怠を使えば、ある月の従業員の出社日数やお弁当の注文回数などのさまざまなデータを集計し管理することが可能です。
集計データを月次でCSVファイルに出力して、マネーフォワードクラウド給与と連携して、給与計算に利用することもできます。

参考：勤怠項目の設定方法｜マネーフォワードクラウド勤怠サポート

②有給休暇の設定・管理

マネーフォワードクラウド勤怠では、従業員の有給休暇の設定および管理も効率的に行えます。有給休暇の基準日や取得状況を容易に把握できるため、紙やエクセルによる管理よりも人為的ミスを防止でき、法改正への対応もスムーズです。

有給休暇管理簿を利用すれば、従業員ごとの有給付与日数と取得義務日数を一覧で確認できます。

参考：有給管理の業務をシステム化｜マネーフォワードクラウド勤怠

③ 残業時間の上限・申請方法の設定

マネーフォワードクラウド勤怠を使えば、残業時間の上限設定と申請管理も効率的に行えます。例えば、残業上限管理機能を利用することで、従業員の残業時間を一目で確認可能です。適正に労働時間を管理できるため、従業員の働きやすさの向上にもつながるでしょう。

参考：残業上限管理について｜マネーフォワードクラウド勤怠サポート

④ アラートの設定

マネーフォワードクラウド勤怠では、労働時間の適正管理のために各種アラートを設定できます。アラート機能を使うことで、法定労働時間の超過を未然に防げるようになるでしょう。

例えば、残業上限管理機能を利用することで、従業員の残業時間を一目で確認できます。管理画面上では、上限の80%に達した場合は黄色、超えた場合は赤色でエラーが表示されるため、従業員ごとの状況を直感的に把握できます。

参考：「36協定」画面の設定方法｜マネーフォワードクラウド勤怠サポート

⑤ 勤務形態に合わせた設定－フレックスタイム制など

勤務形態に合わせた設定をするのにも、マネーフォワードクラウド勤怠が役立ちます。フレックスタイム制や変形労働時間制にも対応しており、勤務ルールの設定と適用が簡単に行えます。

フレックスタイム制導入の際には、コアタイムやフレキシブルタイムの設定も可能です。マネーフォワードクラウド勤怠の導入によって、企業は従業員の柔軟な働き方を推進して、ワークライフバランスの向上を図ることができます。

参考：「勤務パターン」の適用方法｜マネーフォワードクラウド勤怠サポート

⑥ 法定外・休日労働時間の設定

法定外・休日労働時間の設定には、マネーフォワードクラウド勤怠の「法定外・休日労働時間レポート」が便利です。レポートでは、月ごとに従業員の残業時間や休日労働時間を一覧で確認できます。

法定外労働や休日労働の状況を正確に把握できるため、労働時間の適正な管理が実現するでしょう。

参考：「法定外・休日労働時間レポート」について｜マネーフォワードクラウド勤怠サポート

就業規則を企業が守らなかった場合

常時10人以上の労働者を雇用している企業は、就業規則を作成し、定められた内容を記載した上で所轄の労働基準監督署に届け出る義務があります（労働基準法第89条）。

ここでいう「常時10人以上」には、正社員だけでなく契約社員やパートタイマー、アルバイトも含んでいる点に注意が必要です。

義務を怠ると、事業主には30万円以下の罰金が科されます（労働基準法第120条第1号）。さらに、労働基準監督署からの是正勧告を受ける可能性もあります。

就業規則は、企業と従業員の間での重要な約束事です。法律遵守だけでなく、企業の成長や従業員の働きやすさを確保するのにも大きな役割を担っています。

参考：就業規則作成・見直しのポイント｜厚生労働省（p15を参照）

就業規則に沿った勤怠管理システムを導入する上での注意点

勤怠管理システムの導入にあたって注意すべき点もあります。ここでは、5つの注意点について詳しくみていきましょう。

自社の就業規則に対応したシステムになっているか

勤怠管理システムを導入する際には、自社の就業規則に対応しているか確認することが大切です。システムが就業規則に対応していないと、正しい労働時間の管理ができず、毎月の給与支払いにも影響が出てくる恐れがあります。

実態に合った給与が支払われないと、未払い残業代が発生してトラブルの元にもなります。効率的な勤怠管理を行うために、事前に十分な確認が必要です。

就業規則と勤務形態は整合性をとれているか

勤怠管理システム導入にあたって、実際の勤務形態と就業規則の内容に差がないか確認することも大切です。

例えば、就業規則では勤務形態の1つとして時短勤務やテレワークが可能である旨の記載があるにもかかわらず、実態としてそのような勤務形態を認めていないような場合には労使トラブルに発展する恐れがあります。

就業規則の変更があった場合に対応できるか

就業規則は、企業の状況や法改正に応じて変更されることがあります。勤怠管理システムがこれらの変更に柔軟に対応できるか確認することが大切です。

就業規則の変更に伴うシステムの更新がスムーズに行えるかどうか、また従業員に対して変更内容を迅速に周知できる機能があるかなどをチェックしましょう。

既存システムとの連携

勤怠管理システムを導入する際には、既存の給与計算システムや他の業務システムとの連携が容易であるかの確認も重要です。

API連携など自動化されたデータ交換機能があるシステムを選ぶと、業務の効率化とミスの防止にもつながります。連携がスムーズに行えるシステムを選ぶことで、将来的なシステム変更にも柔軟に対応できます。

UI・見た目は使いやすいか・馴染みのあるものか

勤怠管理システムのUI（ユーザーインターフェース）がシンプルで使いやすいことも重要な要素です。毎日利用するツールであるため、直感的に操作できるデザインであることが求められます。使いやすいUIにより、入力ミスが減少し勤怠管理の精度を向上させることができるでしょう。

勤怠管理ツールで業務効率を高めよう

労働環境の整備と法令遵守を実現するためには、就業規則に基づいた勤怠管理システムの導入がおすすめです。

マネーフォワードクラウド勤怠は、就業規則に基づいた詳細な設定が可能で、労働時間の適正管理や従業員の働きやすさの向上が期待できます。

効率的な勤怠管理を実現し、より健全な労働環境を整備するためにも、ぜひマネーフォワードクラウド勤怠の導入をご検討ください。