見積書とはどのような書類？

見積書は商品の価格や内容を提示する書類

見積書とは、商品やサービスの価格や提供内容などを顧客に提示するための書類です。具体的には、以下のような目的で作成、発行されます。

• 商談を進展させるため
• 顧客に提供する商品やサービスの価格を提示するため
• 契約書を締結する前に、内容を双方で確認し合意するため

上記の通り、顧客に対して見積書を提出することで、自分が提供する商品やサービスを提案する商談を、円滑に進めることができます。 また、提供する商品の価格を提示し実際に購入に至った場合、契約書を締結する前にきちんとした見積書を確認してもらうことで、価格やサービス内容の理解に齟齬が生じないようにできるのもメリットです。

見積書には決まった書式は特にない

見積書には、法律上の決まりごとはないので、書式に厳格な決まりはありません。そのため、どのような書式の見積書を使用しても、基本的な内容がすべて含まれ、顧客に適切に情報を提供できるならば問題ないとされています。これは、法人でも個人事業主でも同じで、それぞれに決まったフォーマットがあるわけではありません。 ただし、企業によっては、独自の見積書テンプレートを使用している場合があります。また、業種や業界によっては、一般的な見積書の書式や内容が異なることも多いです。そのため、自社の業種や業界に合った見積書テンプレートを利用するのが大切です。 また、見積書には必ず含まなければならない項目があります。詳しい項目内容は後述しますが、それらを適切に記載することが重要であり、見積書の書式やテンプレートを使用する場合でも、これらの項目がすべて含まれているかどうかをしっかり確認しておく必要があります。 また、見積書を発行し提出する際、印刷してもPDFで出力してもどちらでも問題ありません。 直接顔を合わせて商談をするなら印刷、メールなどのメッセージでやり取りをするならPDFなど、便利にお渡しできる方を選択するといいでしょう。 このように、見積書というものは、はじめに記載した「商品やサービスの価格や提供内容などを顧客に提示するための書類」という定義を満たしているものならば、細かい決まりはないということを覚えておいてください。

見積書に記載が必要な事項

見積書には、以下のような事項が記載されることが一般的です。

• 発行日
• 顧客情報
• 提供する商品やサービスの名称や数量
• 金額
• 納期
• 支払い条件
• 有効期限
• 発行者情報

1つずつ詳しく説明します。

発行日

見積書の発行日が明記されていることが重要です。発行日を明示することで、顧客が見積書を受け取った時点での有効期限を把握できます。また、必須項目ではありませんが、見積番号（通番）をつけることも多いです。見積番号がついていると、過去の見積書の検索精度が上がったり管理がしやすくなったりするメリットがあります。

顧客情報

顧客の名前や住所、連絡先などの情報を記載します。どの顧客相手に出した見積書かということをきちんと明示するのが大切です。会社同士のやり取りの場合、会社名までを記載することも多いですが、担当部署や担当者名を記載する場合もあります。

提供する商品やサービスの名称や数量

最もメインとなる内容ともいえるのが、商品やサービスの名称や数量が明確に記載することです。これにより、顧客がどのような商品やサービスを提供してもらえるかを正確に理解できます。

金額

サービスの名称や数量と合わせて重要なのが、金額の記載です。見積書には、単価、数量、金額の項目があります。金額を正確に記載することで、提供する商品やサービスの価格を顧客にきちんと理解してもらえます。

納期

商品やサービスの納期をしっかりと明示することで、顧客がどの時点で商品やサービスを受け取れるかを把握できます。ビジネスにおいて、いつまでに受け取れるのかということは非常に重要な要素です。見積書の時点で、正確に提示しましょう。

支払い条件

商品やサービスを購入するためのお支払い条件について、記載します。詳しくいうならば、前払いか後払いか、支払い期限はいつか、支払い方法はどのように行うかなどです。取引をする上で、しっかり擦り合わせておかないと揉めやすい要素の1つに支払い条件があります。お互いの認識を一致させるためにも、支払い条件を記載しましょう。

有効期限

見積書がいつまで有効かどうかを明記します。これがあれば、顧客が見積書の有効期限内に契約を締結するかどうかを判断できるでしょう。

発行者情報

発行者の名前や住所、連絡先などが明確に記載されていることが重要です。顧客が問い合わせや連絡をする場合に必要な情報です。 これらを正しく示せていれば、見積書としての機能を果たせるため、抜けなく作成するようにしましょう。

エクセルで見積書を作る際に気をつけること

エクセルで見積書を作成する際には、以下の点に注意するとよいでしょう。

• 使いやすいテンプレートを選ぶ
• 計算式や関数に間違いがないか確認する
• 情報の打ち間違いに気をつける
• フォーマットが崩れないように書き出しはPDFにする
• 消えてしまわないようにバックアップを取る

順番に説明していきます。

使いやすいテンプレートを選ぶ

エクセルで見積書を作成するならば、はじめに使いやすいテンプレートを選択することが重要です。テンプレートは、見積書の作成を効率化してくれますし、一貫性を保つために役立ちます。A4サイズで印刷したい場合など、作成したい紙のサイズや書式に希望があれば、それに近いテンプレートを選ぶといいでしょう。

計算式や関数に間違いがないか確認する

見積書に記載する金額は正確であることが重要なので、関数や計算式を使いたいところです。とはいえ、その計算式がずれてしまっていたり間違っていたりすると、気づかないうちに総額が間違っている恐れがあります。見積書の金額は非常に重要なポイントなので、計算が間違っていないかを確認しながら作成しましょう。

情報の打ち間違いに気をつける

顧客情報は正確に入力する必要があります。特に、顧客の名前や住所、連絡先などは、入力ミスがあると顧客からの信頼を損ねることに繋がりかねないので注意しましょう。また、商品やサービスの説明についても、顧客が商品やサービスを正確に理解するためにとても重要です。わかりやすく、正確に説明するようにしましょう。

フォーマットが崩れないように書き出しはPDFにする

エクセルは、見るパソコンの環境によって、フォーマットが崩れてしまう難点があるので、顧客に提出する際はPDFに書き出すか印刷して渡すようにしましょう。 エクセルファイルのまま提出してしまうと、相手のパソコンの環境によっては正しく見てもらうことができないので覚えておいてください。

消えてしまわないようにバックアップを取る

見積書を作成したら、定期的に保存し、バックアップを取ることをおすすめします。データの紛失や破損に備えるために、クラウドストレージなどを利用してデータのバックアップを取ることが重要です。 見積書についての詳しい内容は、下記の記事を参照ください。 見積書の書き方・作り方を見本つきで解説！