クレカ・法人カード対応の経費精算システムの選び方
作成日:2024年2月28日
クレジットカードを経費精算システムに連携させるメリット
経費精算の手間を大幅に削減

クレジットカードを経費精算システムに連携させることで、クレジットカードの利用明細を自動で経費精算システムに取り込むことが可能です。そのため、経費申請時に発生しがちな入力ミスや領収書の紛失などによる余分な工数を大幅に削減でき、労働生産性の向上に貢献します。
またクレジットカードを活用することで、従業員による経費の立て替えが不要となることから、経費申請件数を削減でき、経理業務の平準化にも役立つでしょう。
海外渡航時の経費管理の効率化

クレジットカードを経費精算システムに連携させることで、海外渡航時における経費管理も効率化できます。海外で発生した経費について、従業員が費用を立て替える場合には、帰国後にレート換算などを行う必要があり、従業員や経理担当者にとって負担となりかねません。
クレジットカードを経費精算システムに連携することで、使用履歴がただちに反映されるだけでなく、円換算も自動で行われるため、経費精算の手間を軽減できます。
コスト管理のリアルタイム化

クレジットカードを経費精算システムに連携すると、従業員がクレジットカードを使用するたびに、日時や金額、支払先などの情報がシステムに反映されます。発生した経費をリアルタイムで把握することで、経費の透明性を確保することにもつながります。
さらに組織全体におけるコスト管理の徹底や予算管理への活用もできるため、経費の発生状況のモニタリングや従業員のコスト意識の醸成など、内部統制の強化にも活用できるでしょう。
セキュリティの強化

クレジットカードの利用明細を経費精算システムに取り込むことにより、経費の不正申請や改ざんを防止できるというメリットもあります。また経費精算システムの中には、設定した条件以外でのカード利用が検出された場合、不適切な支出を自動で検出し、アラートを発する機能が設けられており、不正利用の抑制にも効果的です。
組織全体の経費を適切にコントロールすることで、企業としての財務健全性の向上にも活用できるでしょう。
クレカ連携ができる経費精算システムを選ぶ際の確認ポイント
会計システムとの連携機能
経費精算システムを選ぶ際には、会計システムとの連携機能の有無を確認することが重要です。
会計システムとのシームレスな連携を実現できれば、経理業務の負担を大幅に軽減でき、バックオフィス業務の効率化につながります。
特にクレジットカードの利用明細を経費精算システムに取り込むだけでなく、その経費データを会計システムにも連携することで、仕訳入力作業が削減され、経理業務の自動化が図れます。また手入力が減ることで会計処理の精度を高めることができ、月次決算や期末の税務申告手続きをスムーズに行うことが可能です。
カスタマイズ性
経費精算業務に関しては、企業独自の精算プロセスやルールを設けている場合があります。
クレジットカードの活用は経費精算の効率化に貢献しますが、然るべき準備を行わずに導入すると、既存の精算プロセスや社内ルールから外れてしまいかねません。
そのため、クレジットカードと連携ができる経費精算システムを選ぶ際には、既存の業務フローや管理体制に則った運用が可能かどうか確認しましょう。
また将来的な事業拡大や組織変更にも柔軟に対応できるシステムを選択することで、長期的な視点での導入効果をより一層高めることが可能です。
分析ツールの充実度
クレジットカードを経費精算システムと連携する場合には、レポーティング機能や分析ツールを活用できるかどうか確認しましょう。経費データの詳細な分析を行うことで、企業はコスト削減の機会を見つけやすくなり、予算管理の精度を向上させることが可能です。
部門別やプロジェクト別、個人別の経費分析および予算対実績の比較などの機能があれば、経営陣が戦略的な意思決定を行う際に有用な情報を収集できます。
レポーティング機能や分析ツールを通じて、経費管理の透明性や確度を高めることにより、内部統制の強化につながるでしょう。
セキュリティ対策
経費精算システムには、企業の経営情報が含まれるため、セキュリティ対策を徹底しなければなりません。
高いセキュリティ基準を満たす経費精算システムの選択は、企業の財務データを保護し、社内外における信頼を構築するうえでも必要不可欠です。
経費精算システムを選ぶ際には、データの暗号化や不正アクセスの防止など、さまざまなリスクを考慮した対策が十分に施されているかどうか確認しましょう。
またクレジットカードと連携する場合には、不正利用のリスクを考慮して、アラート機能のあるシステムを選択することをおすすめします。
経費精算システムと相性がいい法人カードの選び方
経費精算システムとの連携

企業が法人カードを選ぶ際には、経費精算システムとのシームレスな連携が可能かどうかを確認することが重要です。経費精算システムとの連携が可能なカードを選択すれば、カードの利用明細を自動でシステムに取り込むことができます。これにより、従業員や経理担当者による入力作業が省人化され、申請データの入力ミスも削減できるため、経費精算業務の効率化を図ることができます。
経費精算システムによって、連携できるサービスの範囲も異なるため、連携の方法や対応しているカードの種類について、事前にしっかりとチェックしましょう。
利用明細を反映するスピード

法人カードを選択する際には、カードの利用明細が経費精算システムに反映されるまでのスピードについても確認することをおすすめします。利用明細をリアルタイムでシステムに反映できるカードを選ぶことで、企業は常に最新の経費データを的確に把握でき、社内のコスト管理や予算管理への活用も容易になります。
反対にシステムへの反映が遅い場合、経費状況の把握にもタイムラグが発生し、経費の透明性が低下します。さらに会計上も経費データの登録が遅れるため、月次決算までの所要日数が増加し、経営判断の遅延にもつながりかねません。
利便性と安全性の追求

法人カードを選ぶ際には、セキュリティ機能や不正利用を防止する機能についても確認が必要です。経費精算システムと連携することで、取引情報がデジタル化されるため、リスク管理が欠かせません。二段階認証や利用通知機能、不正利用時の保証制度など、カード会社が提供するセキュリティサービスの充実度をチェックしましょう。
また第三者からのセキュリティリスクだけでなく、済額の上限設定や、利用先サービスの制限など、従業員による不正利用を防ぐための仕組みを整えましょう。
利用方法の柔軟性

法人カードを導入する場合、企業ごとに導入目的や組織体制などが異なるため、自社に適した運用が可能かどうか検討しなければなりません。自社に合わないカードを導入すれば、管理体制が崩れ、組織としての適切なコスト管理も追求しにくくなるでしょう。
内部統制を維持するためには、利用限度額の設定や目的別のカード発行など、企業ポリシーに合わせてカスタマイズできるカードを選ぶことが重要です。またカードの発行可能枚数なども確認することで、企業の成長や変化に合わせた柔軟な運用ができ、長期的な視点での効率化を追求できます。
法人カード×経費精算システムでの業務改善事例
株式会社BitStar様の事例
経費の申請はシステム上で行えましたが、領収書などの証憑は紙で提出してもらう必要があり、月末には従業員から提出された領収書の取りまとめ作業が発生していました。申請された経費科目の妥当性確認や、領収書と申請内容の突合せチェックも必要なため、そのための専任担当者を一人設けて対応するほどでした。
株式会社日本オプティカル様の事例
ビジネスカードの導入にあたり、当初は本社と同じく他社のビジネスカードの利用も検討していました。しかし、本社でマネーフォワード クラウド経費を導入した際に紹介を受け、トライアルで利用していたマネーフォワード Pay for Businessが、店舗用のビジネスカードにピッタリだということに気が付きました。