ホテル・旅館業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年3月26日
ホテル・旅館業界における経費精算業務のよくある課題
経費精算手続きの複雑さ
ホテル・旅館業界のバックオフィスにおいては、営業要員などの経費精算をする場合、手続きが煩雑なところがあります。必要な申請書類が多かったり、承認者が不在であったりする場合もあるでしょう。
支出内容と証拠書類が整合していないケースでは差し戻しが発生し、申請や承認のやり直しによる時間や手順のロスが生じてしまいます。
経費処理がリアルタイムでできない
ホテル・旅行業界において、経費削減が重要な経営指針となることがあります。直近の経費を把握・集計できてこそ、具体的な削減策や予算額が提示しやすくなるものです。
例えば、Web会議を活用したため旅費交通費が60％削減されたなどの事例がスピーディーに出ると、経費削減策も進めやすくなります。経費申請が締め日前に大量に発生するのではなく、リアルタイムで経費処理できることが望まれます。
問題視される経費が判りにくい
ホテル・旅行業界においては、経費申請の承認が滞るケースがあります。例えば交際費を使う際、会食回数が業績と不釣り合いであったり、承認における支出基準が曖昧で個人判断に委ねられていたりすることがあると、承認に時間を要することがあります。
申請ルートが手動の場合、申請がどこで滞っているか不明なこともあるでしょう。申請ルートが明確で、申請及び承認の現況が判るシステムが求められます。
ホテル・旅館業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
いつでもどこでも使えるクラウド型か？
インターネット環境があれば場所や時間を選ばず、またデバイスの種類を選ばないクラウド型の経費精算システムをおすすめします。多拠点展開しているホテル・旅館業界では、本支店間の連携にも便利です。
クラウド型の経費精算システムの機能として、レシートの自動読み取りや承認フローの設定、経理システムとの連携などがありますが、使い勝手も要チェック事項です。
コストはどれぐらいかかるか？
一般的にはクラウド型のほうが低コストであるとは言え、導入コスト、ランニングコストなどは導入の際に必ずチェックすべきです。ホテル・旅館業界において間接費用となるシステム関連費用ですが、継続的に発生するため、導入前には副次的なコスト減を合わせて考えることが大切です。
削減された経費精算の作業時間と人件費の関係や、ペーパーレス化と印刷費・郵送費の関係、人為ミスの削減と監査業務の関係など多方面から考えましょう。
導入時や運用時のフォローはあるか？
ホテル・旅館業界のバックオフィスにおいては、常時システム要員がいるわけではありません。したがって、経費精算システムを導入する際、導入支援や運用支援も重要なチェック項目です。
導入支援とは、システムの設定、データ移行や操作教育などのサービスを言います。運用支援とは、アップデート、トラブル対応、問い合わせ対応などのサービスのことです。これらのフォローがあるかどうかを確認して、導入前の不安を払拭しましょう。
ホテル・旅館業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
沖縄JTB株式会社様の事例
システムの導入に際しては、トライアル期間に、営業の部署に協力を仰いで使い勝手を試しながら設定。
ある程度使い方が固まってきたところでマニュアルを作成して、申請者向けに説明会を設け、一斉にスタートするというステップで進めました。
ミス・パリ・グループ様の事例
マネーフォワード クラウド経費を導入してからは、経路を入力するだけで定期代を控除した交通費が自動計算されるため、申請者・経理双方の負担が軽くなりました。また、これを機に運用を見直し、毎週現金手渡しから月2回の振込へ変えよりスリムになったと思います。
ホテル・旅館業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
ホテル・旅館業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
厚生労働省の「令和4年度衛生行政報告例の概況」によると、旅館・ホテル営業の施設数は2022年が5万321施設となっています。旅館業法改正以前の2017年の推移を見てみると、ホテル営業は1万402施設（2012年比606増）、旅館は3万8622施設（2012年比6122減）でした。ホテルが増加傾向にある一方、旅館営業は減少傾向にあります。
出典：厚生労働省「令和４年度衛生行政報告例の概況」
2022年度の旅館・ホテルの市場は、2021年度比2割増の3.4兆円で、2年連続で前年度を上回りました。コロナ前である2018年度の約6割にとどまりますが、回復基調で推移しています。コロナ前並みの回復予想が出ていますが、正社員・非正規ともに人手不足が課題となっています。
出典：帝国データバンク「特別企画：「旅館・ホテル業界」 動向調査（2022 年度）」
人手不足による業務負担を軽減するためには、業務効率化ツールの導入も視野に入れましょう。たとえば経費精算システムは、経理業務の自動化と効率化が期待できるため従業員はより価値の高い業務に集中できるようになります。申請・承認作業がスムーズに行なえるため、申請者・経理担当者の作業負担を軽減できます。