電力業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年3月26日
電力業界における経費精算業務のよくある課題
現地調査や緊急出動に伴う立替経費の管理
電力業界では、従業員が発電所や電気設備などの現地調査や緊急出動を行う際に、交通費や食事代、宿泊費などを立て替えることが多々あります。
作業の性質上、現場に赴いた際に予期せぬ出費が発生するケースも多く、従業員による経費の立替えが増える傾向にあります。
特に緊急事態において迅速な対応が必要な場合には、領収書やレシートの紛失や入力ミスが生じやすく、従業員と経理担当者の双方の業務負荷が増加するでしょう。
定期点検やメンテナンス活動の経費精算
電力業界の従業員は、定期的な設備点検やメンテナンス活動のため、自社が管理・運営する発電所や施設を訪問します。
これに伴う交通費や消耗品の購入費用については、従業員が一時的に立て替える場合も多いです。これらの点検活動は頻繁に行われるため、経費申請が多く発生し、経費精算業務が煩雑になりがちです。
特に大規模なプロジェクトでは、複数の従業員が関わるため、経費精算の追跡や進捗状況の整理が課題となるでしょう。
研修やセミナー参加に関する経費申請
電力業界では、従業員が専門的な知識を深めるために研修やセミナーに参加する機会も多く、参加費や交通費に加え、遠方の場合には宿泊費が発生するケースもあります。
このような研修費用に関しては、参加証明やレポートなどの添付を義務付けている企業もあり、従業員にとっては手間のかかる申請手続きとなる事例も多いです。
また承認プロセスに携わる経理部門や上長にとっても負担が大きいため、業務遅延の原因になりかねません。
電力業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
経費精算の自動化・カスタマイズ性
電力業界では、現地調査や緊急出動に伴う経費の立替えが発生するため、経費精算システムを導入する場合には、これらのケースを想定した機能を確認しましょう。
緊急時にはスピード感が重視されるため、領収書のアップロード機能や入力の自動化に加え、スマホアプリなどで簡単に手続きできるシステムが望ましいです。
また承認プロセスをカスタマイズできれば、平時と緊急時で申請ルールを分けるなどの柔軟な運用を実現できます。
経費の追跡・管理機能
発電所などの定期的な点検や、さまざまなメンテナンス活動によって発生する経費を効率的に管理するため、経費精算システムはこれらの活動ごとに経費を追跡できる機能を備えると良いでしょう。
プロジェクトごとの経費管理や、複数の従業員間で情報共有できる機能があれば、経費の正確な把握や経営判断への活用が可能になります。
さらに予算管理機能を活用することで、社内における経費の過剰使用を未然に防ぐことにも効果的です。
経費申請プロセスの効率化
従業員が研修やセミナーに参加する際の経費申請には、追加の添付書類を義務付ける企業も多いです。
経費精算システムを導入する場合には、社内のルールに則り、関連書類のアップロードや、それらを経費申請と紐付ける機能を持つことが重要です。
参加証明書やレポートをデータ添付し、経費申請を行うことで、追加書類の必要な手続きでもオンライン完結を実現できるため、申請の遅延を解消し、経費精算業務の効率化が可能になります。
電力業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
橋本総業株式会社様の事例
以前は全国から紙の申請書が届かないと作業ができず、承認のためにまとまった時間を確保したり別の作業を中断して承認作業をしていました。
現在では、随時全国からシステム上で支払い申請が送られてくるようになったため、5〜10分の業務の隙間時間に承認するなど自分のペースで承認作業ができるようになりました。
沖縄JTB株式会社様の事例
システムの導入に際しては、トライアル期間に、営業の部署に協力を仰いで使い勝手を試しながら設定。
ある程度使い方が固まってきたところでマニュアルを作成して、申請者向けに説明会を設け、一斉にスタートするというステップで進めました。
株式会社TVer様の事例
当初、当社では経理業務全般を紙面で行っていたことから、我々経理グループは月末から月初にかけて帳票を取りまとめるため出社せざるを得なかった状況にありました。
新型コロナウイルスの流行が拡大するなかで、会社として出社制限がかかり、業務体制の構築・業務改善の必要性に直面していました。
電力業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
電力業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
世界的な資源価格の高騰により、昨今の電力業界は厳しい経営状態を強いられています。できるだけ顧客の料金負担を抑えながらも安定的な電力を供給するためには、経営を効率化し、経費を削減する必要があります。経費精算システムの導入は、経費管理の自動化と効率化に大きな役割を果たしています。
東京電力では、DX効率化の推進により2023年から2025年にかけての3年間で16億円のコスト削減を見込んでいます。DX効率化として実際に、AIなどを利用したお問い合わせ対応や、紙の帳簿を読み取りデータ化できるシステムの導入を進めています。
出典：経済産業省「経営効率化への取り組みについて」
特に帳簿読み取りの自動化により、手入力でテキストデータを作成する手間はもちろん、作成したデータが正しいかを照合する作業も削減することが可能です。作業のミスが減り、経費の透明性が向上するメリットもあります。原価の高騰に直面する電力業界にとって、経営の効率化とコスト削減を目的としたDX化は大きな効果を生むことが分かります。