クレジットカード・信販業界の経費精算システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月28日
クレジットカード・信販業界における経費精算業務のよくある課題
営業活動に伴う交際費精算
クレジットカード・信販業界においては、新規加盟店の開拓や既存加盟店のフォローアップのために、さまざまな接待交際費が発生します。これらの接待交際費は営業社員が一時的に立て替えることも多く、社内の経費精算については、手続きの煩雑さから、ひと月分をまとめて処理するケースも少なくありません。
それによって経理担当者の経費精算業務の負荷が集中しやすくなり、企業としても経費のリアルタイム化が困難となるでしょう。
マーケティングイベントの経費管理
クレジットカード・信販業界では、認知度向上や新規顧客獲得のためにマーケティングイベントを開催することが多いです。イベントの企画・実施に伴う広告宣伝費や会場費、外部業者への支払いなど、多岐にわたる経費が発生するうえ、予期せず生じた費用については、現場にて従業員が立て替えるケースもあります。
突発的に発生する費用については、領収書のもらい忘れや経費精算手続きの失念などが起こりやすいため、注意が必要です。
海外出張に伴う経費精算の複雑さ
グローバルな市場調査や国際的なパートナーシップの構築のため、クレジットカード・信販業界の従業員は頻繁に海外出張を行います。海外出張に伴う交通費や宿泊費、食事代などの経費精算は、現地通貨の換算や外国語の領収書対応など、国内出張に比べてさらに複雑になります。
また海外では不測の事態による追加経費も発生しやすいため、予算計画と実費に差異が生じやすく、コスト管理という観点からも経費の精査が必要不可欠です。
クレジットカード・信販業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
システムの柔軟性と拡張性
経費精算システムを導入する場合には、業務内容や働き方を踏まえたうえで、スピーディーかつ効率的な経費精算を実現できるものを選択しましょう。クレジットカード・信販業界では、接待交際費や海外出張費用が発生しやすいため、頻出する経費項目ごとに申請フォーマットをカスタマイズできれば、申請手続きを効率化できます。
また外国語対応や円換算が可能なシステムであれば、海外出張費用の精算もスムーズに行うことが可能です。
内部統制とコンプライアンスの確保
経費精算業務においては、申請手続きの効率化だけでなく、企業全体のコスト管理を追求することが重要です。特にクレジットカード・信販業界に多い接待交際費や海外出張費用については、経費として不相応な支出が混在しないよう、チェック機能の強化が求められます。
経費精算システムの選定においては、企業ポリシーに沿った申請ルールの設定や、経費の金額や支出内容ごとに異なる承認プロセスの設計が可能かどうか確認しましょう。
操作性と自動化
経費精算システムは、従業員が日常的に使用するため、直感的に使いやすいインターフェースを備えていることが重要です。また出張やイベント時でも、従業員がスキマ時間を活用して申請手続きを行えるよう、スマホアプリで利用できるシステムを選択することもおすすめです。
さらに領収書データからの自動入力などの機能があれば、従業員による入力ミスや申請漏れのリスクも削減され、経理担当者の業務負担も軽減できるでしょう。
クレジットカード・信販業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
セブンセンスR&D株式会社様の事例
2021年冬頃より「マネーフォワード クラウド会計」や「マネーフォワード クラウド経費」などの複数のサービスを利用しています。マネーフォワード ビジネスカードを導入したことで、経費用カードとして従業員に渡しているので、立替金が減って従業員個人の負担が軽減されました。また、バーチャルカードを発行できるおかげで、経費部門ごとにカードを分けられるようになりました。
橋本総業株式会社様の事例
以前は全国から紙の申請書が届かないと作業ができず、承認のためにまとまった時間を確保したり別の作業を中断して承認作業をしていました。
現在では、随時全国からシステム上で支払い申請が送られてくるようになったため、5〜10分の業務の隙間時間に承認するなど自分のペースで承認作業ができるようになりました。
株式会社極東電視台様の事例
経費精算のクラウド導入を考えた当時、4〜５社を検討しましたが、マネーフォワードのクラウド経費を選択したのは、細かな使い勝手が制作会社の業務に合っていると感じたからです。
プロジェクトごとの管理ができるため、番組単位での経費精算ができ、承認ルートもカスタマイズできる点が大きなポイントでした。
クレジットカード・信販業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
クレジットカード・信販業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
信販業界は現在、厳しい競争環境と規制の変化の中にいます。信販業界が金融テクノロジーの進化に伴う新規参入者との競争激化に対応するには、従来の事業モデルを見直し、顧客に新しい価値を提供することが必要です。
また、厳格化する金融規制への適応も課題の1つです。規制の変更に迅速に対応するためには、業務プロセスの柔軟性と効率性が求められます。貸金業規制法は、すべての事業者に対して一律に適用される厳格な規制であり、その内容が実際の業務の状況とはかけ離れているという報告もあります。
2010年6月18日に実施された新しい貸金業法では、貸金業者からの借入残高が年収の3分の1を超えると新規で借入れられなくなる、出資法の上限金利が20％に引き下げられることで、グレーゾーン金利が撤廃されるなどの規制が適用されます。
出典：金融庁「貸金業法のキホン」
出典：金融庁「貸金業制度等に関する懇談会（第３回）議事要旨」
さらに、顧客データの安全性とプライバシー保護の課題解決も求められている状況です。信販業界では、デジタル化が進む中で、顧客情報の管理と保護の重要性が増しています。
上記の課題に対処するため、デジタルツールの導入が有効です。例えば経費精算システムは、業務の自動化を促進し、経理業務の効率化を実現します。これにより、経費管理の透明性が向上し、コスト削減に直結します。またデータ分析機能を活用することで、業務プロセスの最適化や顧客サービスの向上に役立ちます。信販業界がデジタルツールを積極的に取り入れることで、変化する市場環境に柔軟に対応し、持続可能な成長を実現できるでしょう。