スポーツ業界の
経費精算システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月28日
スポーツ業界における経費精算業務のよくある課題
遠征や大会参加の複雑さ
スポーツ業界では、選手やスタッフが国内外の大会や遠征に参加する際に発生する交通費や宿泊費など、支出に関する経費申請が頻繁に行われます。
これらの遠征や大会への参加費用については、参加人数や滞在日数により大きく変動するため、精算プロセスが複雑になりがちです。
特に複数の大会やイベントが同時期に発生する場合には、従業員による経費申請が重なりやすくなるため、経理担当者や上長の業務負担も大きくなるでしょう。
訓練用具や施設利用料の管理
スポーツチームや競技団体では、訓練用具の購入や施設の利用料など、定期的に発生する経費が数多くあります。
これらの経費は一部が従業員によって立て替えられることもあり、経費申請や承認作業を行い、精算が完了するまでには日数を要するケースもあるでしょう。
また特定の訓練用具や施設利用料に関しては、発生頻度が高いにも関わらず、毎回同じ精算プロセスを経る必要があるため、社内の業務効率低下につながりかねません。
交際費に関する独自のルール
スポーツ業界では、さまざまな関係者とのネットワークの確立が成功の鍵を握ることが多いです。そのような背景から、選手やチームのプロモーション会社、スポンサー企業との良好な関係性構築が求められるため、交際費の支出は多岐にわたります。
その一方で、私的な支出と業務上の支出の境界が曖昧にならないよう、交際費に関しては追加書類の提出や金額基準などのルールを設ける企業も多く、経費精算の負担が増加しやすくなります。
スポーツ業界の企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
精算手続きの簡略化や柔軟性
遠征や大会参加の多いスポーツ業界において、経費精算システムを導入する場合には、柔軟かつ明瞭な精算ルールの設計機能を有することが重要です。経費の種類ごとに上限額や承認フローを事前に定め、システム内で自動適用することで、従業員が申請する際の不明点を削減し、経理部門による確認作業の負担も軽減できます。
またイベントや遠征ごとに特別な経費ルールがある場合には、システム内でも設計できるかどうか確認しましょう。
AIによる自動化
訓練用具の購入や施設利用料に関する経費精算では、定期的に発生する経費を効率的に処理できるシステムを選択することが重要です。購入頻度が高いアイテムやサービスについては、システム上で簡便的な申請や承認作業を実現することで、経費精算業務の負担を軽減できます。
また繰り返し発生する経費が多い場合、AIによって自動的に精算申請を生成できる機能があれば、従業員による申請手続きの負担を大幅に削減できるでしょう。
交際費ルールの設定
スポーツ業界では、スポンサーや関係者とのネットワーク作りが重要であるため、交際費の支出も増えがちです。交際費に関する独自のガイドラインを設ける企業も多く、システム内で適切にそれらを反映できなければ、社内の管理体制が崩れてしまいかねません。
したがって経費精算システムを導入する場合には、支出の目的や参加者をシステム上で入力するなど、自社ルールに則った運用がシステム内で完結できるかどうか確認しましょう。
スポーツ業界の企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
株式会社ソルテラス様の事例
導入以前は、経費のレシートが多すぎて「社長、これって何に使いましたか？」「それは誰かの私物だったんじゃない？」というやりとりが頻出し、チェックが大変でした。
記帳ミスがあったり、手作業でレシートを見ながら入力したりと、最低でも1日2時間は経理業務に使っていました。
株式会社HITOMIOテクノロジーズ様の事例
鍼灸接骨院を中心に、「健康寿命」を延伸するための仕組みづくりに取り組む株式会社HITOMIOテクノロジーズ様では、月6,000件を超える仕訳入力をすべて手作業で行っていました。月次決算に向けて休日出勤することもあったそうです。
また経費精算についても紙ベースでの申請・承認処理を行っていたため、非効率な経理や経費精算業務に課題を抱えていました。
スポーツ業界の企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
スポーツ業界がバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
現在、スポーツ業界は世界各国で大きく成長している業界です。一方で日本のスポーツ業界は縮小が進んでいます。例えば、日本と欧米のプロ野球・プロサッカーの市場規模を比較すると、1995年ごろは差がほぼなかったものの、2010年ごろには約3～5倍もの差が生じています。
出典：経済水産省「スポーツ産業の活性化に向けて」
そこで国は、「スポーツ産業の活性化」に向けて新たなスポーツ市場を創ったり、スポーツで上げた収益をスポーツへ再投資するモデルの形成を推進しています。
スポーツ業界の活性化を図るためには、効率的な経営が重要です。経費精算システムなどの業務効率化ツールの活用には以下のメリットがあります。
経費精算システムは支出を詳細に追跡し、無駄を削減する助けとなります。また、業務効率化ツールはスポーツイベントやトーナメントの運営において、データ管理や情報処理を迅速かつ正確に行う手助けとなるでしょう。コスト管理や業務プロセスの効率化、収益最大化など多岐にわたる利点を享受できます。