事務機器メーカーの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年2月28日
事務機器メーカーにおける経費精算業務のよくある課題
自社の業務課題の未解決
近年のデジタル化やリモートワーク普及等の影響もあり、オフィス機器を扱う事務機器メーカーは大きな変革期を迎えています。新たな収益源の確保の一つとして、顧客企業のバックオフィスにおける業務課題を解決するソリューション事業が考えられます。
しかし、自社が業務課題を抱えていると対外的に積極的なアピールはしづらいものです。まずは、自社の事務部門における未解決の業務課題の洗い出しが必要になるでしょう。
発生量の多い経費精算
事務機器メーカーは、販売活動やマーケティング活動に多くの費用を投入する傾向にあり、出張費や交際費などの経費が発生しやすい業種と言えます。
忙しい営業要員は出張先でスキマ時間はあっても、事務所に戻って経費精算に時間を取られることが主業務の妨げになることも考えられます。時間の有効活用という点で、スマホなどからの経費精算利用が望まれます。
紙の領収書をなくしたい
電子帳簿保存法への対応は、義務化が開始された電子取引のデータ保存以外にもあります。将来的にはスキャナ保存を活用し、紙の領収書をなくしたいものです。
事務機器メーカーにおいては、顧客企業の課題に合わせたオフィスのペーパーレス化の提案のためにも経費精算における電子化が求められます。ペーパーレス化で得られるさまざまな効果を実体験としてアピールするためにも身近な体験をしておきたいものです。
事務機器メーカーの企業様が経費精算システムを比較する際のポイント
法人カードと連携できるか？
営業要員の出張などが多い事務機器メーカーでは、経費精算において法人カードが連携できると便利です。
経理要員がカード決済データを会計ソフトに連携できるだけでなく、管理者も各カードの利用をコントロール（一時停止や上限額設定など）できるようにしておくと、安心して営業要員にカードを利用させることができます。
全体的な時短になるため、法人カードを簡単に利用できる経費精算システムかどうかを確認しましょう。
スキマ時間に作業できるか？
従業員、上司、経理担当者と社内の多くの人が利用する経費精算システムですが、データの元を作成する従業員がすぐ入力できるかどうかのチェックは重要です。
事務機器メーカーの営業要員が、スキマ時間に交通費ICカードのデータを読み取るだけでよいような入力に対する便利機能があるかを確認しましょう。
交通費などの経路についても極力手作業が少なく、「入力者」のことを考えて設計されているシステムがよいでしょう。
スキャナ保存に対応できているか？
事務機器メーカーにおいて、電子取引は今後もっと増えていくと思われる一方で、支払先からの紙のレシートや領収書もすぐにはなくならないと予想されます。
ペーパーレス化推進のためには、電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応した経費精算システムかどうかは重要なチェックポイントです。
電子取引だけでなく、紙で受領した領収書であっても手間のかからない仕様であるかどうかはぜひ確かめておくべきでしょう。
事務機器メーカーの企業様に参考となる経費精算業務の改善事例
サンラリー株式会社様の事例
以前は経費精算を紙で行っていたため、課題が山積みでした。例えば経費を申請する際、従業員が自社システムで申請書類を作成して印刷し、領収書を添付して関係者に回覧します。上長による承認のほか、営業事務側、経理側でも内容チェックを行っており、複数の工程を跨いでいたためとても煩雑でした。
株式会社モルテン様の事例
マネーフォワード クラウド経費の導入前は、自社開発したワークフローシステムを用いて、紙ベースでの経費精算を行っていました。
以前は、従業員が申請書を作成・印刷したものに領収書を貼付して提出し、各拠点の担当者が小口現金で精算をしていたのです。
橋本総業株式会社様の事例
以前は全国から紙の申請書が届かないと作業ができず、承認のためにまとまった時間を確保したり別の作業を中断して承認作業をしていました。
現在では、随時全国からシステム上で支払い申請が送られてくるようになったため、5〜10分の業務の隙間時間に承認するなど自分のペースで承認作業ができるようになりました。
事務機器メーカーの企業様に役立つ経費精算業務の効率化に関する参考資料
事務機器メーカーがバックオフィス業務のDXを進めるべき理由
近年、事務機器を扱う日系製造業の海外進出は進展しており、国内での稼ぎが横ばいの中、海外での高収益構造を実現しました。
製造業の海外投資残高は、2015年は65兆円でしたが、6年後の2021年には79兆円と増加しています。また直接投資収益は2020年から3.6兆円増え、過去最高を更新しています。
出典：経済水産省「製造業を巡る現状と課題 今後の政策の方向性」
しかしながら、事務機器を扱う業界もさまざまな課題に直面しています。その1つが、急速なテクノロジーの進化に伴う市場の変化です。新しい技術の導入やデジタル化の進展により、従来の事務機器の需要が変化しており、市場競争が一層激化しています。
また、環境への配慮やサステナビリティへの要求も増しており、環境負荷の低減や再生可能エネルギーの活用など、持続可能性に焦点を当てる必要があります。
業界内では、国際的な競争が激化しており、価格競争だけでなく、品質やサービスの向上が求められています。また、クラウドサービスやIoT（Internet of Things）の導入など、新たなビジネスモデルの検討も急務となっています。こうした厳しい課題に対処するためには、業務効率化が不可欠です。経費精算システムや生産管理ツールの導入によって、コスト管理を徹底し、迅速で正確な意思決定を可能にすることが期待されます。