物流業界向けの経費精算システムの選び方・比較すべき項目
更新日：2024年2月13日
物流業界において経理業務で悩みがちなポイント
紙で経費精算しているケースが多い
物流業界は、他の業種と比べても根強く紙文化が残っていると言えます。物流業界は多くの取引先から注文を受け荷物を配送するため、請求書などの量も膨大になります。見積書や納品書などすべてを紙ベースで行っていることも多く、整理・保管作業が負担となっている企業も多いでしょう。
とくに多いのが経費精算で、多くの企業が紙ベースでの申請・精算を行っています。複数拠点がある企業では、紙ベースでの拠点間の連携も負担になるでしょう。ペーパーレス化は、物流業界における課題と言えるでしょう。
申請～承認までのワークフローが非効率になっている
紙ベースでの文化が残っていることから、経費精算に限らず社内稟議などのワークフローが非効率になっていることも課題です。紙ベースでのワークフローの場合、書類の保管の手間がかかるだけでなく、決裁者が不在でタイムラグが発生することもあるでしょう。また社内業務だけでなく、積載率の低下や再配達の増加など、多くの非効率業務が課題です。
数字をリアルタイムで把握したい
物流業界の配送は全国にわたるため、事業所が国内複数個所に点在している企業も珍しくありません。事業所同士で取引するケースも多く、そのため本支店会計を採用していることも多いです。しかし紙ベースでの取引が多く、独自の慣例によって会計業務が複雑になりがちです。拠点間でのスムーズな会計を行うためには、リアルタイムなデータ連携を行う必要があるでしょう。
経費精算システムの導入で経理業務を効率化できた事例
自動車ディーラー：埼玉ダイハツ販売株式会社様
埼玉県を中心に28店舗展開する自動車ディーラーの埼玉ダイハツ販売株式会社様では、紙ベースで行っている経費精算の効率化が課題でした。各拠点からの精算の書類を本部で集約し、Excelへ転記して手作業でデータ作成を行っていたため、膨大な事務負担が発生していました。
マネーフォワード クラウドの導入により、ペーパーレス化への転換に成功。本部で集約していた入力作業がなくなったことで、効率化を実現しました。拠点にいる社員はスマホからも経費申請できるようになり、全社的に経費精算にかかる業務の短縮につながっています。
老舗百貨店：株式会社藤井大丸様
京都にある老舗百貨店の株式会社藤井大丸様では、紙ベースによる会計処理や勤怠管理を行っていました。コロナ禍によって店舗が休業になっても、自社システムを利用していたため会計課だけは出社する必要がありました。
この状況を改善するために、マネーフォワード クラウドを導入し、ペーパーレス化に成功しています。従来日々の仕訳を行うために複数枚の伝票を発行していましたが、削減によってコスト削減にも繋がっています。
資産運用業：UBUNTU株式会社様
プライベートバンカーとして、資産運用などのアドバイスを行っているUBUNTU株式会社様では、従来経理業務は税理士にアウトソーシングしていました。しかし会社の運営をするうえでのデータがリアルタイムに把握できないという課題がありました。
そこでマネーフォワード クラウドを導入し、経理業務の内製化に成功しています。経営状況をリアルタイムで確認できるようになり、経理業務だけでなく収支管理も自社で行えるようになりました。導入にあたってもまずは無料トライアルやサポートサイト・チャットポットなどを利用し、スムーズな導入に成功しています。
物流業界の経理担当が経費精算システムを比較する際のポイント
データ連携によって入力を効率化
経理処理が煩雑になりがちな物流業界では、銀行口座やクレジットカードなどの連携が重要です。各種サービスと連携できれば入力する手間が省略できるだけでなく、人為的なミスも防げるでしょう。マネーフォワードでは取得した明細をもとに勘定科目を提案してくれるため、仕訳が簡単に行えます。
スマホアプリやWebで申請・承認を完結
紙文化の残る物流業界では、ペーパーレス化による社内稟議や経費精算の効率化が必要です。クラウド上でワークフローが完結するシステムを導入すれば、紙を大幅に削減できるでしょう。スマホやタブレットを使って申請業務が行えるようになるため、現場の社員のストレス軽減にも繋がります。物流業界で会計ソフトを選ぶ際には、社内ワークフローをペーパーレス化できるシステムを選びましょう。
経理システムとのスムーズな連携
導入する経費精算システムが、既存の会計システムなどと連携しやすいかも確認しましょう。物流業界では多くの荷主から入金があるなど、他の業界にはない特徴があります。そのため既存で利用しているシステムと連携できれば、スムーズに導入できます。経理に避ける人員が少ない企業もあるため、できるだけ経理の負担を軽くしてあげましょう。
経理業務の効率化に関する参考資料
物流業界が経理業務の効率化を進めるべき理由
物流業界は根強く紙文化が残っているため効率化が必要ですが、効率化すべき理由はそれだけではありません。2024年にドライバーの労働時間に上限が設けられることによっておこる「2024年問題」があります。ドライバー1人あたりの走行距離が短くなるため、物流会社の売上減少や、輸送能力の低下が心配されています。
売上が減少する一方で、人手不足は深刻であるドライバー確保のためには処遇を改善する必要があるでしょう。そのため物流企業の経営環境は明るくなく、経理業務などの効率化は避けられません。
物流業界はドライバーの確保が優先で、経理などの業務に費用を捻出しにくいという事情もあります。効率化によってバックオフィス業務にかかる人件費を節約できれば、コア業務であるドライバーの確保にリソースを集中できます。