金種計算表テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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金種計算表テンプレート

金種計算表とは

金種計算表とは、現金の残高やこれから申請する現金などの金種、つまりお金を種類別に書き込むための表となります。 

一口に金種計算表と言っても用途はさまざまで使用する場面はたくさんあります。まず一番使用されるのは小口現金の管理です。小口現金管理の場合、例えば一日の現金売上をその日の締めに確認する為に、金庫に入っている金額をそれぞれ書き出し、その合計を出します。会計帳簿に記載している売上金額と禁酒計算表が一致していれば、帳簿と実態が正しくあっているという整合ができたことになります。

また、現金が一致した時点で翌日の手元資金として必要な金額を計算するためにも使用します。本部・拠点の例をあげるとすれば、拠点で釣銭として毎日5万円を金庫の中に入れておく必要がある場合、一日の売上で5万を引いた金額を本部へ入金します。その時さまざまな金種を金庫にいれておかなければ釣銭として即座に対応できません。そのような場合に金種表に記載し、確認をする必要があります。

 
次に使用する場面は、現在では給与振込の形式を取る場合がほとんどですが、現金で給与支給や寸志支給、または交通費支給を行う場面です。各支払金額について個別にお渡しする金種を金種計算表に記載し、集計した上で現金を引き出すといった方法がとられます。寸志は、会社の規定によって「結婚・出産祝い」、「長期勤続祝い」、「弔慰金」などを各事業所の手元資金から出勤するようになっている場合が当てはまります。

また金種計算表は小口現金を当座預金・普通預金に入金する際にも使用します。記載をしなくても預金することは可能ですが、金種表に記載し、合計金額が一致しているか確認することで現預金と会計帳簿の不一致ミスを予防することが出来ます。現金は扱う人が多ければ多いほど管理が難しくなってしまうため、現金管理者は少数に限定する必要がありますが、一人で現金を管理する体制にしてしまうと不正が働く可能性やミスを発見できない可能性が出てくるため、内部統制上よいとは言えません。そのため、担当者1、2名と承認者1、2名の2~4名の体制で金種計算表を日々しっかりと確認できている状態が望ましいでしょう。

金種計算表の書き方

金種表は用途によりさまざまですが、一般的に使用されている表では下記のような体裁になります。

1.記載する日付を記入する
日付の記載がなければどの時点での集計かわからなくなってしまうため、必ず一番始めに記載しましょう。
日付の記載で忘れがちになるのは年数です。西暦・和暦を書式にあわせて記載します。年数の記載を忘れてしまうと、後に不一致が出た場合に混乱を招く可能性があるので必ず記載するようにしましょう。

2.現金を数え、それぞれの金種枚数を記載する
1万円札が○○枚、5千円札が○○枚、千円札が○○枚といった形で、しっかり数えることを心がけましょう。

3.金種枚数と金種をかけ、それぞれの金種の小計を出す
1万円札×5枚=50.000円といった形でそれぞれの小計を出し、最後に全ての小計を加算し、最終合計を書きます。最終合計金額と集計しようとしている金額(例えば1日の売上金額)と一致します。一致しない場合はどこかでミスがあったと考えられるため、再計算しなおしましょう。
 
4.確認担当氏名を記載する
会社によって書き方は色々ありますが、担当者氏名+認印・担当者氏名+確認担当者氏名など、様式によって異なりますので形式をしっかり確認して記載して下さい。

現金の取り扱い担当者でなければ触れることがあまりない金種計算表ですが、会計帳簿と現金の実際在高の一致を確認していく重要な書類であり、毎日きちんと運用していくことが大切な書類です。