旅費精算書テンプレート一覧

旅費精算書とは

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旅費精算書とは、社員旅行や出張などでかかった経費を精算するための書類です。会社によっては、旅費精算書と出張旅費精算書が一緒になっている場合があります。また、外資系の会社や海外出張が多い会社では、先に航空券代や宿泊代などを支払ってから、出張後にその他の費用を旅費精算書として提出する場合もあります。そのため、会社に提出する書類は旅費精算書なのか出張旅費精算書なのかをあらかじめ尋ねたほうがいいでしょう。

また、旅費精算書は会社の規則によってかなり異なる書類です。例えば、食事代が一日〇千円までは会社負担のため旅費精算書の申告が必要になったり、宿泊先のホテル内で専用の食事券を使用しなければ旅費精算書に計上する必要がなかったりと、細かい事柄まで指定されている場合もあります。そのため、社員旅行で幹事になった場合や出張に自分一人だけで行く場合には、上司や経理課または総務課に連絡を入れ、あらかじめ確認しましょう。会社によっては、総務課に申請してから経理課に回す場合もあります。

旅行精算書で大切なことは、出張や社員旅行中にかかった経費を明確にしておくことです。そうでないと、急なトラブルでレンタカーを借りた場合や、海外でパスポートを盗まれてしまった場合には、全額実費になることもあります。実費で支払ったときでもしっかりとレシートを残しておき、何かあった際に直ぐに出せるように準備しておきましょう。また、海外出張の際にクレジットカードを渡され、そこから必要経費を支払わなくてはいけない会社もあるので、初めての海外出張の際には必ず密に連絡を取って何かあっても大事に至らないようにしましょう。

旅費精算書の書き方

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旅費規定は会社により細かく分かれている場合が多いため、会社から渡された旅費精算書とともにレシートのコピーを添えて提出するのが一般的です。電車代などの領収書には内容やルートが明記されていますが、航空券などを自分で取得する場合にはeチケットのようにあまり明細が書かれていないチケットも多いため、最初の内は面倒ですが、発券する際にレシートを会社に提出したほうがいいでしょう。

ここでは、一般的な旅費精算書の書き方を紹介します。

1.所属・氏名・出張先
その他に、旅費精算書を提出する理由などを書く欄がある場合もあります。会社によっては、自分自身で押印する場所が書かれているフォーマットもあります。

2.出張スケジュール
自分自身で書き込む場合と出張を依頼した上司が書き込んでいる場合があります。不明な点があれば上司に質問してください。あらかじめ会社側で航空券を取得した場合、飛行機の乗り継ぎ時間が足りない可能性もあるので、自分で目を通した後に問い合わせたほうがいいでしょう。例えば、アメリカの地方都市へ行くときは、主要空港で一度荷物を受け取ってからイミグレーション(入出国管理)を通らなくてはいけません。その場合、乗り継ぎ時間が1時間では足りないことが多いため、チケットを取得した部署にどうしたらいいのかを事前に問い合わせておくと便利です。そうでないと、遅れて現地でのミーティングに間に合わないこともあるでしょう。国内の場合は、ルートや所要時間などを書く欄がある場合もあります。また、電車のチケットをその場で取得する場合、自分自身で立て替えをする必要があります。

3.宿泊日数や宿泊場所
短期出張などでは問題にならないのですが、長期出張の場合には1週間単位で旅費精算書を提出する会社もあります。そのため、長期出張の場合には宿泊日数や宿泊場所をしっかりと明記します。また、宿泊場所を変更した際や出張から新たな出張場所へ移動する際にも提出を求める会社は多くあります。そのため、旅費規定はしっかりと把握しておいたほうがいいでしょう。

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