旅費精算書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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旅費精算書テンプレート

旅費精算書とは

旅費精算書とは、社員旅行などでかかった経費や出張した際にかかった経費などを精算するための書類です。会社によっては、旅費精算書と出張旅費精算書が一緒になっている会社もあります。会社の仕組みによっても違うと思いますが、外資系などの会社や海外出張などが多い会社では先に航空券や宿泊代などを購入してもらってからその他の費用を出張後に旅費精算書として提出する会社もあります。そのため、会社に提出する書類は旅費精算書なのか出張旅費精算書なのかを予め尋ねた方がいいでしょう。

また、旅費精算書は会社の出張や社員旅行の規則によってもかなり異なる書類です。例えば、会社によっては食事代が一日〇千円までは会社負担のため旅費精算書に申告が必要な場合や、宿泊先のホテル内ならば専用の食事券がありそれを使用しなければ実費ですが旅費精算書に計上する必要がないなど細かい事柄まで指定されている会社もあります。そのため、社員旅行では幹事になったり出張に自分一人だけで行く場合には上司や経理課または総務課(会社によっては総務課に一回申請してから経理課に回す場合もあります)に連絡を入れ、質問してあらかじめ確認しましょう。

旅行精算書で大切なことは出張や社員旅行中にかかった経費を明確にしておくことです。そうでないと、急なトラブルのためにレンタカーを借りた場合や、海外ですと盗難などでパスポートを盗まれてしまった場合には、最悪の場合全額実費になるような場合もあります。かかったレシートは実費で支払ったものでもしっかりと持っておき、何かあった際に直ぐに出せるように準備しておくようにしましょう。また外資系の会社によっては海外出張の際、クレジットカードを渡され、そこから必要経費は支払うようにしなくてはいけない会社もあるので、初めての海外出張などの際には必ず密に連絡を取って何かあっても大事に至らないようにしましょう。

旅費精算書の書き方

旅費規定は各会社により細かく分かれている場合が多いため、会社から渡された旅費精算書とともにかかった金額のレシートのコピーを添えて提出するのが一般的です。電車代などの領収書にはしっかりと内容やルートが明記されていますが、航空券などを自分で取る場合にはeチケットのようなあまり明細が書かれていないチケットも多いため、最初の内は面倒ですが発券される際に出されるレシートを会社に提出したほうがいいでしょう。

ここでは、一般的な旅費精算書の書き方を紹介します。

1.所属・氏名・出張先
その他に、旅費精算書を出す理由などを書く欄がある場合もあります。また、自分自身の押印する場所が書かれているフォーマットもあり各会社によって違います。

2.出張スケジュール
自分自身で書き込む場合や出張を依頼した上司が書き込んでいる場合もあるため、不明な点がある場合には上司に質問してください。あらかじめ会社側で航空券チケットを取ってもらった場合、飛行機の乗り継ぎなどの時間が合わない場合もあるので、自分で目を通した後に問い合わせたほうがいいでしょう。例えば、アメリカの地方都市へ行く場合、主要空港で一回荷物を受け取ってからイミグレーション(入出国管理)を通らなくてはいけません。その場合には1時間の乗り継ぎ時間ではかなりの確率で乗り継ぎできない事が多く、その場合にはどうしたらいいのかなど、チケットを取った部署に事前に問い合わせておくと便利です。そうでないと遅れたり現地でのミーティングに間に合わないという場合もあるでしょう。国内の場合にはルートや所要時間など書く欄がある会社もあります。また、自分で電車のチケットをその場で取る場合、自分自身で立替をする必要があります。

3.宿泊日数や宿泊場所
短期出張などでは問題にならないのですが、長期出張の場合には会社によって1週間単位で旅費精算書を提出する会社もあります。そのため、長期出張の場合には宿泊日数や宿泊場所をしっかりと明記します。また、宿泊場所を変更した際や出張から新たな出張場所へ移動する際にも提出する会社は多くあります。そのため、旅費規定はしっかりと把握しておいたほうが良いでしょう。