出張旅費明細書とは

出張旅費明細書とは、出張した際にかかった経費の明細を記した書類です。会社によっては「出張旅費精算書」と一緒になっている場合も多く、一緒になっていない場合にもこの2つを同時に提出することが多くあります。そのため、自分の会社では精算書が明細書と一緒になっているのかどうか確認する必要があります。この明細書を参考にして精算書と照らし合わせ、経理課から承認が下りてから、経費分が自分へ支払われます。一緒になっている場合には提出も楽ですが、別々の用紙で提出しなくてはいけない場合には内容と金額が合っているよう注意する必要があります。明細書と精算書が合致しないために承認されず、出張後にまた一からチェックし直さなくてはいけない事態にならないよう、十分注意しましょう。

また、国内出張の場合には簡単な明記で済む場合が多いですが、会社によっては海外出張の場合にこの他に海外出張用の明細書なども提出する必要があるため、海外出張の場合にはかかった経費などはその詳細をメモしておくと、書類を作成する際に便利です。また、経費などはその時の貨幣レートで支払われるため、貨幣レートを書き込む場所なども明細書の中にあります。

出張旅費明細書は、会社の旅費規定に沿って承認されます。そのため、事前に旅費規定などのマニュアルが会社にある場合には読んでおきましょう。さらに、出張中に経費について分からないことがある場合には後回しにせず、その都度上司などに聞くことが、後々書類作成の際にスムーズに書くコツとなります。

出張旅費明細書の書き方

出張明細書は会社によってその内容が異なります。適当に経費に計上し、明細書に記入するとかなり厳しく追求され、再提出や実費になってしまう可能性もあります。そのため、実際何が経費として計上できて何ができないのかはあらかじめしっかりと確認しておく必要があります。また、会社によっては宿泊施設などについては、到着前に先払いしている会社もあります。そのため、明細の内容に関してはしっかりと把握しておきましょう。

ここでは、一般的な出張明細書の書き方を紹介します。会社によっては出張旅費明細書・精算書・申請書が一緒になっている会社もあります。その場合には多量の情報を一枚の提出書類にまとめなくてはいけないため、丁寧に詳細を記入することを心がけましょう。

1. 所属部署・提出日・氏名
会社によってはこの他に提出理由（出張経費申請のためなど）や、押印が必要な欄のあるフォーマットもあります。また、同行した人と一緒に提出する場合もありますが、記載内容にあまりにも異なった事柄や金額が書かれていると、経理課の方から内容の修正や再提出を求められる場合があります。そのため、大きく内容が異なる場合や金額が違う場合には、その理由も明確に説明しましょう。

2. 出張した期間
出張した期間は正確に記入するようにしてください。出張した期間と実際のレシートに違いがあると承認されず、実費になってしまう場合もあります。

3. かかった費用の金額・その内容
経費としてかかった金額とその内容は、申請が承認される上で大変重要になる部分であるため、正確に記入するようにしてください。また食費や交際費には厳しい会社も多いので、その用途や理由、正式な領収書などをしっかりと記入しましょう。また同行者がいる場合にその同行者とあまりにも金額や内容が異なると、修正/再提出を求められたり、受理されない場合もあります。