交通費申請書とは

交通費とは、交通機関を使って一定の地点に向かう際にかかった費用のことを指します。

多くの場合、企業側は自社の従業員が支払った交通費を負担して、後日精算することになっていますが（通勤にかかる交通費であれば通勤手当という形で給与に加算）が、実は労働基準法の上では交通費についての定めが特にあるわけではなく、企業が従業員に対して交通費を支給する義務もありません。交通費とはあくまで企業側が自由に決めて良い、生活補助的な賃金の一種という認識がなされています。

ちなみによくある問題として、「自転車で通勤しているのに電車通勤であると申請して、交通費を受け取ることはできるのか」、というものがありますが、形の上では会社に嘘の申告をしてお金をだまし取ろうとしていると受け取ることができるため、場合によっては詐欺罪に該当して罰せられたり、不当利得として過去に遡った分まで返還要求されるおそれがあります。しかし法的な義務ではなく、その裁量は会社側に委ねられているため、交通費に関する規定は会社によって異なります。詳しくは自分の会社と相談したほうが良いと考えられます。

さて、交通費申請書とはその名の通り、交通費を支給することにしている企業に対して、従業員が建て替えた交通費を請求するための書類のことです。通勤分とは別に、営業先訪問などでかかった交通費はこの申請書を使って別途申し込む必要があります。しかし月末の忙しい時期に訪問先を思い出しながら運賃を計算するのは非常に面倒です。これだけの作業で数時間をロスしてしまう方も少なくないようです。具体的な内容は書き方の欄に記しますが、交通費情報は簡単にメモしておくだけでも計算が楽になりますし、最近では便利なアプリなどで一括管理できるようにもなっています。月末にしわよせを持ってこないよう、なるべくこまめに、使用した交通機関と費用に関しては管理するようにしましょう。

交通費申請書の書き方

交通費申請書には主に下記の情報が必要となります。内容に不備があると経理から差し戻されてしまい、修正に更に時間がかかってしまうため、詳しく、且つ正確に書くことが重要です。

1.「利用日：平成〇〇年〇〇月〇〇日」
時期によって税率が変動していたり、交通機関によっては料金の改定などがされていたりするため、それらをきちんと把握できるように利用日は明記する必要があります。

2.「利用交通機関：〇〇線〇〇駅～〇〇線〇〇駅（〇〇駅乗換）往復（途中で他社交通機関に乗り換えの場合は） 〇〇線〇〇駅～〇〇線〇〇駅（〇〇線〇〇駅：〇〇線〇〇駅乗換）往復」
交通機関に関して、電車であれば駅名、バスであれば停留所名、タクシーであれば乗降した土地や施設の名前（新宿紀伊國屋書店前、など）までなるべく細かく記入できるようにしましょう。また区間だけでなく、鉄道会社、バス会社やタクシー会社といった支払先の名前も把握しておけば、後々適正な価格かどうか調べることができるようになります。

3.「所用交通費：〇,〇〇〇円（片道〇〇〇円）」
区間を記入するだけでは複数のルートがある場合に利用金額を特定しづらくなるため、かかった金額は正確に記入しましょう。タクシーの場合は利用区間が電車ほど明確でないため、領収書も一緒に提出しましょう。またタクシーやバスの場合は深夜割増などについても記入しておくと、誤差なく申請できるでしょう。

4.「利用目的：営業訪問のため等」
どのような業務の一環で使用したのかを明記して下さい。例えば電車でなくタクシーを利用した場合は、「深夜に及ぶ残業のため」や「ケガのため」等、その理由を明記しておくことでより申請も通りやすくなるでしょう。