仮払経費精算書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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仮払経費精算書テンプレート

仮払経費精算書とは

仮払経費精算書とは、仮払経費申請書と対になる書類になります。仮払経費申請書によって仮払いされたお金が実際どのように使われたのか、不足金、余剰金があったのかを申告し、不足や余剰があったのであればその精算も含めた処理をするための書類です。

まず、仮払精算書の前に必要となる仮払経費申請書とはどのようなものかをご説明します。たとえば出張での交通費、ホテル代、経費代などをイメージしてみてください。必要経費の正確な金額はまだわからないけれど、出費が多額になることが予想され全額を自分自身で立て替えるには負担になる出張のような場合に使用します。交通費、ホテル代、仕事関係で使う経費代などの金額と、その用途を申請するのが仮払経費申請書になります。仮払経費申請書に必要事項を記載して会社に提出し、それが受理されると申請した金額が仮払金として渡されます。ここまでが仮払申請書の役割です。

そして、仮払金を使って実際出張に行って目的を遂行した後に仮払経費精算書を作成します。この内容は、仮払金を申請書通りに使ったのか、余剰金があればその旨を、自分で立て替えた金額があれば立替金を申請します。つまり、申請書を出せば、必ず精算書を出さねばならず、経理上「仮払」として処理されている勘定項目を、本来の仕訳(「交通費」、「宿泊費」など)にするために必要な書類なので、仮払申請書に記載した精算予定日には必ず仮払経費精算書を提出するようにしましょう。また、仮払経費申請書を提出し、仮払金を受領しているにも関わらず、使用する予定がなくなってしまい全額返金するという場合にも、この仮払経費精算書は必要です。経費を申請するには必ず書類の行き交いが必要となりますし、精算期限(当月内の経費申請や翌月3営業日までなど)があったりしますので、速やかに正確に提出しましょう。

仮払経費精算書を提出するときに気を付けたいことは、実際に使った金額の証明として領収書等の証拠書類を添付する必要があるということです。手書きの領収書の場合は日付、宛名(会社名)、品目を領収証発行元に記入してもらうようにしましょう。ただし、バス運賃やその他で領収書をもらえなかった場合は、交通経路から運賃を調べて支払証明書を作り、上位者に承認を受け、それを変わりに提出してください。

仮払経費精算書の書き方

それぞれの企業によって使用している様式は異なります。しかし「仮払経費精算書」であれば必ず明記しないといけない項目は決まっており、以下の通りです。

「例:近日訪問しなければならないA県への宿泊を伴う出張についての仮払金の精算申請」

1・仮払金支給日(仮払金を支給してもらった日にち)
 「平成〇〇年〇〇月〇〇日」

2.仮払い金額(仮払金として支給してもらった金額を記入)
 「〇〇,〇〇〇円(カンマ、円または¥マークを必ず記入すること)

3.使用目的(何のために仮払金を使用したのか)
 「〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日までのA県出張のため」

4.支払内容(実際どのように支払いをしたのか。可能であれば具体的な項目も記載すると、より処理しやすい書類になります)
 「新幹線 〇〇駅から〇〇駅まで 往復 〇〇円
  〇〇ホテル 〇〇円 △△商事と打ち合わせ」

5.費用合計(支払内容を合計した金額)
交通費、その他すべて。

6.差引剰余額(実際の費用合計と、仮払金の差額を計算します。
仮払金が余ったら、仮払精算書を記入し、領収書と残金とともに経理に提出します。仮払金が足りず、自費で立て替えていたら、差引剰余額欄にマイナス○○円と記入し、その金額を経理から支払ってもらいます。経理からは現金で渡されるよりも、給与を口座振り込みにしている場合、その口座に振込まれることが多いでしょう。

書類提出後、受理され、仮払金が精算できたらば、余剰分のお金は返し、立て替えていた分のお金を受け取る際は必ずサインを確認しましょう。