仮払金精算書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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仮払金精算書テンプレート

仮払金精算書とは

仮払金とは支出の正確な金額がまだ確定ができない場合、概算で支出する現金や小切手などのことをいいます。

例えば離れた地方へ一泊で出張に行くことが決まりました。移動にかかるチケットを取らなければいけません。滞在するホテルも必要です。出張先でその他の経費が発生するかもしれません。多くの金額が予想され「この経費を立替えておくのはちょっと負担がかかる。」というときに提出するのが「仮払金申請書」です。

申請書が受理されたら、会社より仮払金が支給されます。その仮払金を使用して、チケットを購入し、ホテルに泊まります。滞在中に電車や、バスなどの交通費が発生すれば、この仮払金から支払っても構いません。仮払金はあくまで概算での金額ですので、足りないこともあります。その場合は足りない金額を自分で負担します。そして、出張を終え、会社に戻ってきたら、出勤してもらった仮払金をどのように使用したか報告しなければいけません。この報告内容を記入する書類が「仮払金精算書」です。仮払金を多く見積もり、現金が手元に残っていれば、仮払金精算書とともに返金し、仮払金が足りなくなり自分で立替えた金額があったのなら、この仮払金精算書の内容の通りに後日精算されます。

仮払金が支給されてから、この仮払金精算書を会社に提出するまでの期間は、いわば会社のお金を借りている状態です。より迅速に精算書の提出をするよう心がけましょう。

仮払金精算書は必ず事前に仮払金申請書を提出しており、仮払金申請書を提出したのであれば、後日仮払金精算書を書く必要があるということです。この2つの書類は同じ事柄についての予定と結果なので、記入する内容はほぼ同じです。そのため、複写になっている用紙を利用したり、1枚の上部が申請書、下部が精算書となっている様式も多々あります。

仮払いは慣れるまで流れが分かりづらいと敬遠する人も多いように思われます。しかし日々の業務を行う上で経費の立替で従業員を圧迫してしまうことはあってはならないことです。できるだけ従業員の負担にならないよう、分かりやすいルールを作るのはもちろんのこと、このように様式、書式を考えてみるのも必要なことかもしれません。

仮払金精算書の書き方

それぞれの企業によって使用している様式は異なりますが、一般的に仮払金精算書に必ず明記しないといけない項目は以下の通りです。

「例:先日A県への出張を目的として出勤された仮払金の精算」

1.仮払い日(仮払金を支給された日にち)
 「平成〇〇年〇〇月〇〇日」

2.仮払い金額(仮払金として支給された金額)
 「〇〇,〇〇〇円(カンマ、円または¥マークを記入すること)」

3.使用目的(何のために仮払金を支給してもらったのか)
 「〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日までのA県出張のため」

4.支払内訳(支払日、支払先、支払内容、支払金額をそれぞれ記入すること)
 「〇〇月〇〇日 新幹線 〇〇駅から〇〇駅まで往復 〇〇円
  〇〇月〇〇日 〇〇ホテル            〇〇円
  〇〇月〇〇日 〇〇タクシー 〇〇ホテルからA社  〇〇円」

5.支払合計(4の合計金額)
 「〇〇,〇〇〇円」

6.差引余剰額
 余剰金がある場合 「〇〇〇円」
 不足して立替金がある場合 「”△”〇〇〇円(”-”ではなく、帳簿上で使われる”△”を使用すること)」

前述した通り、仮払金申請書と同じ用紙であったり、複写になっている場合は、上記の4.支払内訳、5.支払合計。6、差引余剰額への記入のみでこの書類は完成します。

そして、記入を終えたら、余剰金がある場合は用紙の提出とともに返金します。