仮払経費申請書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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仮払経費申請書テンプレート

仮払経費申請書とは

仮払金とは支出の正確な金額がまだ確定ができない場合、事前に概算で支出する現金や小切手などのことをいいます。

例えば離れた地方へ一泊で出張に行くことが決まり、その移動にかかるチケットを取得しなければいけません。滞在するホテルも予約しなければならず、出張先でその他の経費も発生するかもしれません。多くの出費が予想され、「この経費を立替えておくのはちょっと負担がかかる」というときに事前に必要な概算額を申請するための書類が「仮払金申請書」です。

通常、多くの経費関係の提出書類は、代金の支払が発生した後に記入するものがほとんどです。例えば、電車に乗った、会議に出席した、本を購入した、等です。これらに支払いが伴ったとき経費として計上するために、それぞれ該当する書類を提出し会社に精算してもらいます。しかし、「仮払金申請書」は必要となる支払いが多額になるために、これから発生する支払いに対し事前に申請し「必要金額の概算仮払い」を受けるための書類になります。

ここで仮払いの流れを説明しておきましょう。まず、仮払いをしてもらいたい事柄が今後発生することが確実になった時点で、必要な費用を概算で計算します。概算といってもおおまかな予測ではなく、その目的に沿って何にいくら必要なのかをきちんと調べ、交通ルートの検索結果や航空券代などの資料を用意しましょう。それをもとに、「仮払経費申請書」へ必要事項(仮払金をどのように使用するのかの予定)を記入します。

実際に申請書が受理され、仮払金が出金されたら、受け取りのサイン、又は受領印を押印するようになっている場合が多いです。そしてその仮払金を使用し経費使用の目的を遂行できた後は、今度は「仮払経費精算書」へ必要事項(仮払金をどのように使用したのかの結果)を記入します。余剰金があればそのお金を返金し、仮払金が足りずに自身が立替えた金額があれば、立替金が精算されるのを待ちます。このように「仮払経費申請書」は、「仮払経費精算書」といつでも対になっており、どちらか一方の書類のみ提出するということはありません。仮払金が支給されてから、この仮払金精算書を会社に提出するまでの期間は、いわば会社のお金を借りている状態です。より迅速に精算書の提出をするよう心がけましょう。

また、仮払金を申請したのちに目的遂行の予定が無期限延期になったなど、その経費使用の目的自体がなくなることもあります。そういった場合には仮払金の使用もなくなりますが、仮払金が出金された後であれば、「仮払経費精算書」に使用なしの旨を明記し、返金だけではなく書類も併せて提出しなければなりません。

仮払経費申請書の書き方

それぞれの企業によって使用している様式は異なります。しかし「仮払経費申請書」であれば必ず明記しないといけない項目は以下の通りとなっています。

例:近日訪問しなければならないA県への宿泊を伴う出張についての仮払金の申請

1・仮払い希望日(仮払金を支給して欲しい日にち)
 「平成〇〇年〇〇月〇〇日」
 小口現金で管理している金額で足りない場合や、休日に必要な時は日にちをよく確認しましょう。

2.仮払い金額(仮払金として支給して欲しい金額を記入)
 「〇〇,〇〇〇円(カンマ、円または¥マークを必ず記入すること)

3.使用目的(何のために仮払金を使用するのか)
 「〇〇月〇〇日から〇〇月〇〇日までのA県出張のため」

4.支払内容(仮払金をどこに支払う予定なのか)
 「新幹線 〇〇駅から〇〇駅まで 往復 〇〇円
  〇〇ホテル 〇〇円」

5.精算予定日「仮払経費精算書を提出する日にち)
 「平成〇〇年〇〇月〇〇日」

書類提出後に受理され、仮払金が出金されたら、受け取りのサインを必ずし、お金がいまどこにあるのか(誰が持っているのか)明らかにしておきましょう。そして、後日「仮払経費精算書」を提出しなければならないことも忘れてはいけません。