精算書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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精算書テンプレート

精算書とは

精算書とは、社員がその業務を遂行するにあたって負担した賃金を、後日会社側が過不足なく支払えるように提出する書類のことです。

社員が「経費」として申請をする方法には、社員が代金を立て替えて、後日経費として同額を支払ってもらう方法と、あらかじめ会社側から見込まれた必要経費を支給して貰い、後日その差額を精算する方法です。どちらの場合も、そこで実際の経費がこれだけかかる/かかったと証明し、申請するための書類が精算書です。なお、精算書はよく「請求書」や「清算書」と混同されるので注意しましょう。

まず精算書は立て替えたものなどを一覧にして会社へ精算を求める書類ですが、請求書は文字の示す通り支払いを求める書類です。お客様に対して商品を売り、その代金を「精算書」を通して求めることは出来ず、その場合用いるのは「請求書」です。

「精算」とは「金銭の過不足を補う」とあるのに対し、「清算」は「金銭の貸し借りやゆがんだ関係を整理すること」とあります。例えばある会社員が個人で立て替えたお金を、領収書と引き換えに会社に支給するよう求める場合、その会社員は会社を構成する一員として、会社を代表してお金を支払った形になるので「精算」となります。しかしその人物が会社との間に賃借契約を結んでおり、会社の金銭の支払いを代行する事を生業としているのであれば「清算」となります。

しかし実際はこの2つの使い分けが正確ではない場合も多くありますが、書類上で正確に使い分けられていなくても、2つの意味が1枚の書類上で同時に成立している(金銭授受の証明と細かく計算した内訳が同時に記載されている等)ことも多いため、例え誤った用法でも実被害は少ないと考えられています。

精算書の書き方

場合によっては、精算書はその用途に応じて〇〇精算書という名前で発行されています。社員旅行などでかかった経費や出張した際にかかった経費などを精算する場合は「旅費精算書」,日々の業務の中で支払いが生じた経費について一時的に金銭を立替えて支払ったものを、後日会社より精算をしてもらう場合は「立替経費清算書」、支出の正確な金額がまだ確定ができない場合に概算で支払って貰う場合は「仮払金精算書」等と呼びます。ここではどの精算書であっても共通して書く必要がある項目に関して説明します。

1. 個人の情報
名前や部署名の項目には、形式によっては押印が必要な欄があるフォーマットもあります。漏れのないよう注意しましょう。

2. 日付
理由と合わせて遡れるよう、正確な日付を書きましょう。また同行した人と一緒に提出する場合もありますのでその場合には、正しい内容を記載しましょう。同行者と異なるタイミングで申請をした場合、経理担当から内容の再提出や修正を求められる場合があります。そのため、大きく内容が違う場合や金額の違いがないよう、大きく異なる場合はその理由も明確に説明できるようにしてください。

3. かかった費用の金額・その内容
経費にかかった金額とその内容は経費が承認される上で大変重要になる部分です。そのため、正確に記入するようにしてください。また、食費や交際費には金額の規定のある企業も多いので理由や内容をしっかりと記入しておいてください。またこちらについても同行者がいる場合にその同行者とあまりにも内容が違う場合も承認されずに実費になってしまう可能性が高くなります。

4. 支払先
万が一の場合に遡って確認することができるよう、どこに対して代金を支払ったかも書いておくと非常に便利です。

5. 領収書
上記の情報を誤りなく記入するためにも、領収証は非常に有用です。また、様式によっては領収書の有無を記入する欄がありますが、欄の有無にかかわらず、領収書は必ず受け取り、一緒に提出しましょう。