立替経費精算書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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立替経費精算書テンプレート

立替経費精算書とは

立替経費精算書とは、日々の業務の中で支払いが生じた経費について、一時的に金銭を立替えて支払ったものを、後日会社より精算をしてもらうために提出する書類です。

従業員が費用を立て替えることに法的な問題は何らありません。しかしその行程が従業員にとって大きな負担となる場合や、金額や期間が一般的な観点から見て不適切とみなされる場合は見なおす必要があります。

立替期間についていえば、今月使用したものを提出する人もいれば、数か月前に使用したものを提出する人もいるようでは業務が効率的に進まなくなります。例えば発生の当月中や1か月以内など締め日を設けることで特定の月だけ経費が過剰に増えるといったことを減らせますし、収益を把握する上でも経費精算によるブレが少なくなります。また、立替金額については国内で近場の出張代程度なら問題ないでしょうが、10万を超すような場合は仮払いをしましょう。当然ながら従業員の日常生活に影響が出てはいけない上、過度の負担を強いることは避けたいものです。

では、立替経費精算書を提出するのはどんな時があるのでしょう。備品や消耗品の購入、出張への旅費、日々の営業での交通費、接待交際費など、多岐にわたります。1か月という期間で区切ってみても、従業員の多くがいくらかの経費を立替えていることでしょう。しかし気をつけなくてはいけないのが、立替精算の処理が煩雑になるほど、二重払い、支払い漏れ、精算額の計算ミスといった不手際が発生しやすくなる上、その都度金庫からの現金の入出を行うことで、帳簿と現金が合わないといったミスも起こりやすくなります。(現在では、小口現金で管理するのではなく、銀行口座への生産を主流とする企業が増えています。こうすることで現金の取り扱いを減らし、よりスムーズに、ミスなく精算業務が進むようになります。)

企業はしっかりと社内ルールを作り、社員への周知をすること。そして、社員は決められた締め日を必ず守ること。そうすることで煩雑な立替経費精算がより簡単に行われることになります。

立替経費精算書の書き方

それぞれの企業によって使用している様式は異なってきますが、一般的に立替経費精算書に必ず明記しないといけない項目は以下の通りです。

例:営業中の駐車料金の支払い

1.支払日(経費を立替えて支払った日にちを記入)
 「〇〇年〇〇月〇〇日」

2.支払先(領収証等に記載されている正式名称を記入)
 「〇〇駐車場 ××駅前)

3.支払内容(どのような経費を支払ったのかを記入)
 「駐車料金として」

4.支払金額
 「〇〇,〇〇〇円(カンマ、円または¥マークを記入すること)」

通常1枚の書類に複数の項目が記入できるようになっています。日々業務を行っていれば、何行にもわたって記入しなければならない時もあるでしょう。場合によっては支払日、支払先などは同じものが続くこともあるかもしれません。しかし、記入漏れや間違いを防ぐためにも、同上(〃)などは使わず、すべてに記入することが望ましいです。

また、先述した通り、立替経費といってもその支払い内容は多岐に渡ります。そのため、交通費、旅費、出張費などは専用の書類を別に作成している場合があります。そういった書式は、あらかじめ記入項目が「交通費申請書」であれば「利用区間」など、それぞれに合わせたもので作られています。しかし記入する内容は同じで、いつ、だれに、どういった理由で、いくら支払ったのかを必ず明記するようにしましょう。そして、立替経費精算書に限ったことではありませんが、かならず書類の締め日、提出期限を守り、円滑に支払われるよう心がけましょう。