私有車実績報告書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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私有車実績報告書テンプレート

私有車実績報告書とは

私有車実績報告書とは、私有車両を業務に使用したという報告と、ガソリン代などそれにかかった費用を清算するための書類になります。

私有車両を業務で使う場合は、まず私有車業務使用許可申請書を提出します。こちらには、業務に置いて私有車を常時使用するのか、臨時で使用するのかの使用許可とともに、使用期間、業務目的などを記載します。他必要項目は以下になります。

・車名と登録番号
・所有者名
・使用者名
・自賠責保険の加入/未加入
・車両保険の加入/未加入
・対人保険金が無制限か/○万円か
・対物保険金が無制限か/○万円か
・任意保険の契約期間
・私有車実績報告書書き方
・整備状況
・交通事故歴

こちらに運転免許のコピー、車検証のコピー、任意自動保険契約の保険証のコピーを添えて提出をし、使用許可が出た後、月ごとに使用状況を報告するのが、私有車実績報告書となります。私有車実績報告書は、基本的にひと月毎にまとめて報告することが多く、日報のように行先、距離を記載します。そして、月合算で距離を計算し、距離に見合った経費を精算する形をとります。注意すべき点はガソリン代などの車の経費をどのように算出するかという点ですが、これは企業によって異なり、一般的なパターンは下記の4つです。

1.就業規則などにガソリン代を1リットル○円と明記してあり、それにしたがって請求する。年2回見直しをするなど、ガソリン価格の変動によって変化する。

2.会社指定のガソリンスタンドがあり、そこ以外の給油は認めないで、ガソリン代もそのガソリンスタンドの金額で計算する。他のガソリンスタンドで給油した場合は領収書で清算する。

3.走行距離ごとに、タイヤ交換、エンジンオイル交換、オイルフィルター交換を定めており、ガソリン代も込みで1km単価に換算して、毎月清算している。

4.その都度領収書をもらって精算する。

以上のようなパターンがあるため、自分の会社がどのような形でガソリン、消耗品の費用を支給しているかは、事前に確認する必要があります。また、私用車両がハイオクガソリン限定、ディーゼル車の場合も相談の必要があります。会社によっては、自動車保険の補助金を支給するところもありますので、私用車両を業務に使うか決める時に調べておきましょう。

また、私用車両の業務使用をやめる際は、私有車常時業務使用終了届を提出する必要があります。余談ですが、業務内容とみなされる業務使用と、業務外利用とみなされる通勤使用は異なる扱いとなる場合が多く、申請書もそれぞれ必要ですが、記載内容はほとんど同じになるため、車関係の申請書類は、関係部署に確認してまとめて行ってしまったほうが手間を省けます。また、車通勤については、私用車使用に関する誓約書がある場合もあり、事故を起こした場合は自己責任になる、などといった条件が記載されていますので、車通勤を検討している人は一度目を通しておきましょう。

私有車実績報告書の書き方

私有車実績報告書の書き方には色々なフォーマットがありますが、日報のパターンをご紹介します。

日付ごとに以下の項目を埋めていきます。

・行先(例:○○会社)
・距離(km)

月末まで埋めたら、距離の合計を記載します。その距離を会社で定められた単価(ガソリン代、消耗品代)で計算します。所属、記名、捺印をして、提出日までに提出し、清算します。現金払いではなく、振込での対応になる場合がほとんどです。

シンプルな内容ですので、記入ミスや計算ミスを防ぐため、エクセルなどの表計算を使った申請フォーマットが有効です。また、高速代がかかった場合は、必ず別途記載しておきましょう。その都度ではなく、月ごとにまとめるので領収書などは紛失しないよう、しっかり管理してください。