経費振込額変更依頼書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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経費振込額変更依頼書テンプレート

経費振込額変更依頼書とは

経費振込額変更依頼書とは、以前に申請してある振込額を変更する時に使用します。

用途は大きく分けて2通りあります。(会社により複数用途のある場合もあります)

①各部門(部署)での使用する経費金額を普通口座や小口現金へ補充する為に、申請した金額を変更する場合
②各部門(部署)で各業者への支払を経理課に申請し、その支払金額を変更したい場合

①の場合ですが、まず各部門(部署)は経費の支払を目的とした普通口座預金、または小口現金をそれぞれ管理しています。その預金や小口現金から支払った金額を、そのまま補充する為に経理(財務)課へ金額を申請した後に、支払金額の相違や、特別な支払等が発生したために申請金額を変更しなければいけない状況になった時に使用します。

②の場合は、各部門(部署)で使用する為に必要となる経費(費用)の支払を各部門(部署)で支払うのではなく、経理課が一括して支払いをしている場合に、各支払業者に対する支払明細等を申請しており、その申請額の変更をせざるを得ない状況になった場合に使用します。

様式等は会社ごとにそれぞれありますが、基本的な目的は一緒で、振り込むべき金額を変更してほしい旨を報告し、その報告の記録として残す為の書類となります。依頼をしてから承諾を得るまでの時間を考慮し、なるべく早めに申請しなければ支払等が遅れる場合もありますので、時間に余裕を持って申請する必要があります。また、申請者はしっかりとした理由を記載し、誰が見てもわかるように、何に必要で何故変更したいのかを明確にしなければなりません。その為にも各部門(部署)では入出金をしっかりと把握しておく必要があります。

経費振込額変更依頼書の書き方

1. 日付
最初に記載日または申請日を記載しましょう。
→金額を変更する書類となりますので、以前に申請した日付も確認し、日付が前後しないように気をつけてください。

2. 宛名
どの部門(部署)に依頼書を提出するのか、または誰に提出するのか確認し、「○○宛 ○○様」など、間違いのないように記載して下さい。
→会社では膨大な料の書類が飛び交っているため、宛名はしっかりと確認してください。

3. 申請者名、又は申請部門(部署)名の記載、押印
→こちらも前文で書いた理由と同様に、明確にしなければなりません。

4. 変更内容
内容は様式によりさまざまですが統一している部分は、下記です。
・以前何日に申請したかのかを確認する為の日付、そして実際に振込をしてもらう希望の日付
・金額、用途、支払先、などを記載し変更前の金額、変更後の金額

この時、変更になる金額がマイナスになるのかプラスになるのかわかるように記載すると一目瞭然です。例えば、「変更前1,000円、変更後2,000円(1,000円補充願います)」、「変更前2,000円、変更後1,000円(1,000円減額して下さい)」など、書式によって記入方法はさまざまですが、このような気配りがあることで確認のミスを防ぐことに繋がります。

5. 備考
備考欄は何も記載しない場合もありますが、なぜ変更が必要になったのかを簡潔に記載しましょう。

6. 担当印・係印等の確認印
こちらも様式によりさまざまですが、依頼書を担当した係は係印を、担当した係の上司は担当印をといった形で、会社の部門(部署)に合わせて押印します。部長印等、上司の確認印がたくさん必要な場合もありますので、その時間も考慮して作成しなければなりません。