経費支払月報テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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経費支払月報テンプレート

経費支払月報とは

経費支払月報は使用した経費について、日別にその明細を集計し、月単位で報告する書類のことです。日々の集計は1つ1つの細かい支払いで記帳しますが、これが集計され月報となることで「今月は交際費の出費が多い」、「なぜかというと経費支払月報によると、●月×日の△△社の接待費のようだ」などの分析が可能になります。

用途によって経費支払月報の内容は多種多様ですが、月報を仕上げる為にはまず1日ずつの支払いを計算しなければなりません。その為に必要なのが日報となりますが、日報を記録だけしておき、報告書類としては月単位の月報にして提出することも会社によっては可能です。その場合は支払いをした時のレシートや領収書をしっかり管理する必要があります。

1か月に支払いをした費用をわかりやすく記載していく書類となりますので、できるだけ1日1日の詳細をはっきりと明確に記載しておく必要があります。経費は大きく分けると販売費と一般管理費に分けられます。販売費とは、商品を販売する為に直接かかる費用の事をいい販売手数料・広告宣伝費などです。一般管理費とは、会社全般業務の管理活動にかかる費用の事をいい人件費・交際費・交通費などになります。これらの経費(費用)を1か月にどのくらい使用したかを報告する書類であり、家庭でいう家計簿と似た性質を持っているとも言えます。

そこで重要になってくるのが科目ですが、各部門(部署)等で支払いをした経費を集計するのですが、この時、どの費用をどの科目に勘定するのかはその会社によって多少違いが出る為、一概にこの出費だとこの経費科目、と言い切ることはできません。よく社内で規定や前例を参照しながら、不明点は経理担当者などに確認して進めましょう。

科目をひとつひとつ判別する為にも、具体的な用途の記載が大事になってきます。何の為に、何を買って支払ったのか、その内容によって勘定科目が異なってくるためです。同じ品物を買ったとしても売上に関するものであれば「仕入」となり、従業員が使用するものであれば「経費」となるため、誤ると帳簿の上で大きな誤差が生まれます。勘定科目には十分気をつける必要があります。

例えば単にガソリン代と言っても、社用車のガソリン代は「経費」となりますが、レンタカーのガソリン代は売上にかかわるので「仕入」となる、等という場合もあります。このような違いを誰が見ても理解できるように、見やすい月報にすることが非常に大切です。

経費支払月報の書き方

1.記載する年月日または年月は、必ず記載します。
この時、年はその会社により西暦・和暦どちらかで統一しているものですので会社に確認して記載して下さい。混合すると非常に分かりづらい書類となってしまいます。

2.前文同様、何月分の月報であるか明確に○○年○○月度を記載して下さい。 

3.書式にもよりますが、日報と月報が一緒になっている場合は、1日ずつ支払いの詳細を記載します。
例えば「○○月○○日、人件費、雑給、アルバイト代○○円」など、それぞれの項目合わせて記載していきます。一か月分をすべて記載し、それぞれの小計を出し、最後に合計金額を記載します。月報のみの場合は一か月間の費用を集計し、費用ごとの集計を記載していきます。この時 細かな費用ごとの小計、大きな括りでの小計、最後に1カ月間全ての支払金額の合計を記載します。会社によってはレシートや領収書の添付が必要な場合もあります。担当者がわかりやすいものでなければ、提出される側もわかりにくい書類となりますので、しっかりと説明ができるようにしておく必要があります。

4.最後に集計した担当者の名前を記載し、認印(検印)を押印し、経費支払月報として報告致します。
担当者名・認印等も会社ごとに違いがありますので その会社指定の書類にあわせ記載し報告して下さい。