通勤手当関係通勤経路確認書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

  1. テンプレート集
  2. 通勤手当関係通勤経路確認書テンプレート

通勤手当関係通勤経路確認書テンプレート

通勤手当関係通勤経路確認書とは

通勤手当関係通勤経路確認書とは、社員が通勤する際の通勤経路を示した書類のことです。通勤の方法、その区間、距離、所要時間、そして最も重要な通勤経路を書いて提出します。書式によっては定期代金など金額を記入しますが、通勤手当関係通勤経路確認書では、主に通勤経路図を書く場合が一般的です。自宅から最寄り駅まで徒歩やバスを利用する場合はその道程を、自動車、自転車通勤など公共交通機関を使わない場合は、その全道程を書きます。通勤手当関連の書類には、通勤交通費申請書、通勤手当申請書などありますが、その中でも通勤手当関係通勤経路確認書は、利用している通勤経路を明確にするための書類です。会社によっては経路だけでなく、通勤手当を申請する書類として使う場合もあります。距離的にも経済的にも合理的な経路及び方法を選び、速やかに申請するようにしましょう。

ここで支給される通勤手当とは原則として非課税になっており、社員にとっては所得税がかからず、会社側は全額を損金とすることができるお金になります。ただし通勤手当には限度額が定められており、公共交通機関を利用した場合の限度額は10万円です。そして、この10万円までは非課税で、それ以上になると所得税などの課税対象になります。例えば10万円以内だとしても新幹線通勤などする場合、グリーン車両の料金は含まれず、給与とみなされて所得税等の対象となります。申請時に注意しましょう。また、通勤方法について補足しますと、自家用車や自転車も手当対象です。その場合、距離によって非課税限度額が決められおり、距離と限度額は国税庁HPで確認できるので、チェックしてみましょう。また車は手当対象となりますが、タクシーや運転手付き通勤は最も経済的かつ合理的な経路に該当しないため、通勤手当として認められることはあまりありません。

そして、複数の通勤経路を利用する場合は、通勤費の精算をどうするかなど手続き上の手間が増えるので、会社からは「もっとも合理的な方法をひとつ選んでほしい」と指示されます。どうしても複数経路を使う場合は、通勤するにあたって複数経路を使う明確な理由をもって相談し、会社、社員の間で交渉する必要があります。通勤経路を明らかにすることは、通勤手当が正確に支給されるということだけではなく、通勤経路内で万が一事故が起きた場合、(事故発生時の経路の合理性の調査の必要などなく)スムーズな労災認定を行うためでもあります。労災が認められる通勤経路は合理的な経路および方法とされていますが、申請した通勤経路でなくても「通勤」をしている経路という実態があれば、労災は適用されます。ただし、私用で寄り道をしている場所や、通勤経路から逸脱している状況だと原則として労災は認められないので注意が必要です。

通勤手当関係通勤経路確認書の書き方

・通勤方法の記載
バスや電車などの公共交通機関を使用する場合、自転車で最寄り駅まで行ってから電車で通勤する場合、自宅から自転車や自動車、徒歩などで通勤する場合と、様々な方法や組み合わせがありますが、実際に通勤する際に用いる方法を正確に記載しましょう。バスや電車の場合は区間や経由駅を書き、書式内にあれば運賃、定期代なども記入してください。

・通勤経路の概略図
公共交通機関を使用しない場合はこの概略図を詳しく書く必要があります。たとえば最寄り駅まで自転車や自動車、徒歩で移動する場合は使用する道、駐輪場、駐車場の位置を明記してください。また、会社まで徒歩、自転車、自動車で移動する場合は経路をすべて書きましょう。

・かかる時間、距離
公共交通機関を利用していない経路のかかる時間、距離を明記します。片道約何分なのか、片道約何kmなのか、調べて記載しましょう。時間、距離によって、通勤手当が変わってきますので、正確に記入してください。