通勤届テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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通勤届テンプレート

通勤届とは

通勤届とは、各会社により通勤手当(交通費支給)の支給制度が定められている場合、その通勤距離や通勤手段を知るために届ける書類が通勤届と言われます。また、交通費の支給だけでなく会社によって、車通勤の人などには駐車場を借り上げる際の駐車場の予約もできるようになっていることがあります。さらに定期券代が支給されるような会社もありますので、通勤届の提出は義務ではないことがほとんどですが、通勤手当等の制度がある会社では提出したほうが制度の適用を受けられるのでお得です。

通常は採用後1ヶ月以内に会社が用意した各会社独自の「通勤届」を提出します。会社単位で少しずつその内容は違ってきますが、住んでいる場所から会社までの地図を書いて提出する場合もあり、その場合には手書きの地図を書く必要もあります。新規だけでなく転居や移動の際にも通勤届を提出しなくてはいけませんので、引っ越すごとに提出する書類と覚えておけば大丈夫でしょう。引っ越しをしてからも最初の通勤届のままの場合、それが発覚した場合には虚偽の申請を行ったと差額請求されるようなケースも稀にですがあるので気をつけたいところです。

多くの通勤届は、通勤手当申請書・通勤交通費申請書などと同じ書類になっている事が多いです。しかし、大きな会社や外資系の会社、その他には政府関係などの機関では通勤届・通勤手当申請書・通勤交通費申請書などは別の部署に提出する場合もあり、3通別々に書いて提出しなくてはいけない場合もあるので会社での説明をしっかりと聞き自分の会社の方針に沿って提出してください。

通勤届の書き方

各会社により通勤届の書式は違ってくるので、会社採用の際に渡された通勤届の書式に沿って書いてください。万が一、会社から「自分自身で書いて来てください」と言われた場合には、オンライン上に様々な書式の通勤届がのっているのでそれをダウンロードしてください。

記入の不備や間違いなどがあると再提出しなくてはならず、かなり時間がかかってしまいます。また、その提出中の期間の通勤手当や交通費は支給されないことが多いため、早めに提出・修正したいいでしょう。共通している箇所は下記の通りです。

1.氏名・住所・所属部署
住所は番地やアパート番号まで正確に記入してください。会社でマンションやアパートを借り上げてくれている場合にはアパート名やマンション名だけでもいい場合もありますが、ほとんどの場合には部屋番号まで記入し提出しなくてはいけません。また、承認されればマンション代やアパート代など一部支給される制度が認められている会社もありますので、事実をしっかりと記入することをおすすめします。

2.印鑑
会社によっては認印以上の場合や、シャチハタのような簡単な印鑑でも大丈夫なところもあります。そのため、最初に会社に確認するか、認印は持っていたほうがいいです。

3.届け出た日にちとその理由
チェックボックスがある会社や自分自身で記入しなくてはいけない場合など様々ですが、届け出た日付は新規採用の新入社員の方ならば4月1日と記入してください。また、誤字脱字も再提出の理由になりますので気をつけてください。

4.通勤経路やそれに関する事柄
通勤方法・区間・距離・所要時間など通勤届により、書かなくてはいけない内容は違ってきます。また、通勤手当や交通費支給書が一緒になっている場合にはその距離にかかった金額なども記入する欄が設けられています。
※注意点:徒歩で歩けるのに電車やバスなどをあえて使用して交通費を支給してもらおうとした場合、それが故意と分かると会社から厳重注意が入ります。そのため、素直に申請したほうが後々トラブルもなく安全です。

5.地図のコピーや定期券のコピーなど
自分の自宅やアパートから会社までの地図のコピーや会社によっては電車やバスなどの定期券のコピーを提出しなくてはいけません。