立替金支払依頼書テンプレート|経費精算システム「MFクラウド経費」

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立替金支払依頼書テンプレート

立替金支払依頼書とは

立替金支払依頼書とは、主に企業が他の企業に対して、立て替えていた金額の支払い依頼をするための書類で、請求書の一種になります。

立替金支払依頼書1枚の中に、依頼内容と費用明細、支払先口座番号などを入れ込むパターンと、依頼文書とともに別紙として請求書を同封して、その請求書に支払い詳細を記載するパターンがあり、その会社によって使用する書式は変わってきます。また、他社への立て替え金についての経理上の社内処理は、「立替金」勘定になり、分類は流動資産、つまり債権項目になります。経理処理の際は注意しましょう。

そして、混在しやすい立替経費精算書とは使い方が異なります。立替経費精算書は社員が所属する企業に対して自ら立て替えていた経費の支払いを請求するものなので、使い分けに気を付ける必要があります。また、請求のタイミングも企業次第になります。ただ、期をまたぐ場合、社内では債権項目のまま、相手の会社では未払金のままになってしまいますので、速やかに請求をする必要があります。可能な限り同月内の処理をするようにし、煩雑な処理をスムーズに行うようにしたいものです。

立替金支払依頼書の書き方

■1枚にまとめる場合
請求書の役割がある書類ですので、日付の記載漏れのないようにしましょう。振込日を指定したい場合は、振込期限を記載しないと、希望日程内に振り込まれない可能性があるので注意しましょう。

【記載項目】
・日付
→(例)平成○○年○月○日

・宛名、差出人(企業名のみにするか、担当者名まで書くかはどちらでもかまいません)

・捺印(社判。請求書なので、角印で大丈夫です。)
※社判における角印は、会社の正式な文書であることを証明するもので、請求書などによく使われる判子です。一方丸印は会社の実印になりますので、請求書にはあまり使われず、契約書などに使う判子になります。

・立替金の請求をお願いする文言。
→(例)拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、○○におきまして、弊社立替金が下記のようになりましたので、ご請求申し上げます。
ご高覧のうえ、弊社指定口座へのお振り込みいただきたくご依頼申し上げます。また、お手数をおかけして恐縮ですが、お支払完了後、送金通知を小職宛にご送付くださいますようお願い申し上げます。何卒よろしくお願い申し上げます。敬具

・振込先の銀行口座
→(例)○○銀行○○支店 当座/普通△△△△△

・送金通知が必要ならば、その依頼

・立替金の費用明細。総額だけでなく、内訳を記載すると丁寧です。費用内容によって、先方の勘定科目も変わってきますので、なるべく記載を心がけましょう。税込、税抜はどちらでも大丈夫なので、会社内のルールに準じて記入します。
→(例)会議室費用料…○○円、食事代…○○円、文具など消耗品…○○円等

・支払期日
→(例)恐れ入りますが、平成○○年○月○日までにお支払いただきますようお願い申し上げます。

■立替金支払依頼書と請求書をそれぞれ1枚ずつに分けて作成する場合
立替金支払依頼書は依頼文書のみの役割になるので、シンプルに依頼内容を書きましょう。
→(例)拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、○○におきまして、弊社立替金が別紙請求書のとおりになりましたので、ご請求申し上げます。
ご高覧のうえ、弊社指定口座へのお振り込みいただきたくご依頼申し上げます。また、お手数をおかけして恐縮ですが、お支払完了後、送金通知を小職宛にご送付くださいますようお願い申し上げます。何卒よろしくお願い申し上げます。敬具

請求書は、請求書に必要な項目を漏れなく入れ込んでください。
【記載項目】
・日付
・宛名、差出人
・捺印
・振込先の銀行口座
・送金通知が必要ならば、その依頼
・立替金の費用明細
・支払期日