医療業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年6月4日
医療業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
医療業界においては、経営に課題を抱えている医院が多く存在します。人材不足、人件費高騰の中、労働時間の規制も加わり、少ないリソースで効率的に業務を行うことは医院経営において必須と言えるでしょう。
現場での医療業務のリソース削減には限界がある中、契約業務を含めたバックオフィス業務を効率化することが求められています。従来の紙ベースの契約では、締結までに数多くの工数がかかるほか、決裁者に現場の医師が入っている場合、医療業務が忙しく承認に非常に時間がかかるケースも想定されます。バックオフィス、決裁者双方の負担を減らすためにも、紙ベースの業務を脱却し、効率化する必要があるでしょう。
加えて、紙の契約書の運用は保管のスペースや検索性の悪さといった課題も抱えます。従来の契約フローでは様々な側面から医院の経営をひっ迫するため、契約業務の効率化を急ぐ必要性は高いと言えるでしょう。
医療業界の契約業務において悩みがちなポイント
院内の稟議のフローを効率化したい
医院の経営において、院内稟議のフローの効率化は早急に対応すべき課題です。院内稟議においては決裁者に現場で多忙な医師が含まれることも多く、状況によっては稟議の承認までに大幅な時間がかかることも想定されます。
効率的かつ迅速な稟議フローを構築するにあたっては、現場で医療業務に従事する医師の負担を最大限軽減する仕組みづくりが欠かせないでしょう。
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
院内の限られたスペースにおいて、紙の契約書の保管場所を確保するのは効率的ではありません。また、狭いスペースの中に膨大な契約書を保管していると、契約の更新や見直しのために内容を確認するにも工数がかかります。加えて、紙代や印刷の費用も積み重なると医院の経営を逼迫するコストとなりかねません。
医療業界において、契約書はカルテ同様に電子化を進める優先度は高いと言えるでしょう。
契約業務のコストを抑えたい
紙での契約締結には、場合によっては印紙税がかかります。例えば、医療機器を導入し設置工事まで委託する場合には「請負契約」に該当するため、印紙代が必要です。
医療機器の購入および設置は時に非常に高額な契約となるため、連動して印紙代も高額になり医院経営を逼迫しかねません。また、契約書のやり取りに必要な郵送代も、積み重なると無視できないコストとなるでしょう。
医療業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結
電子契約システムの検討にあたっては、契約書の作成から保管までの全てのフローがオンラインで完結することが重要です。
医療業界においては決裁権を持った医師が現場の医療業務で多忙であり、捺印などの時間を取りにくいことも想定されます。そのため、決裁権者が空き時間や自宅など、場所・シーンを問わず内容を確認し、稟議を承認できることがフローの簡素化、効率化において極めて重要です。
紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理
システムの検討にあたり、作成した電子契約の管理は当然のこと、従来の紙の契約書も一括管理できることも重要です。すでに多くの紙の契約書を保管し、管理に課題を抱えている医院にとっては現存する契約書の管理も非常に重要な課題と言えるでしょう。PDFファイルなどで電子化し、システム上で保存できることにより、保管のスペースの問題や検索性の悪さを解消し、契約業務全体のコスト削減がはかれます。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約システムで締結した契約は、印紙税法上「課税文書」として扱われません。そのため、機器の購入・設置などの契約であった場合でも、紙の契約書の際に必要であった高額な印紙代が不要となります。医療業界においては精密機器や大型機器の購入・設置で高額な契約も想定されるため、印紙代の節約効果は大きいと言えるでしょう。加えて、電子契約はメール等でのやり取りで締結が完了するため郵送費も節約できます。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
株式会社テックドクター様の事例
「ヘルスケア × データ分析」をテーマに複数の事業を手掛ける株式会社テックドクター様は、「マネーフォワード クラウド契約」によって契約業務の効率化およびコスト削減を同時に実現しています。
電子契約自体の導入を前提としてサービスを比較検討する中、コスト面とサービス内にワークフローが付随されている点を評価され、本システムを導入されました。その結果、契約コストと管理コストを削減することに成功しています。
税理士法人TOTAL様の事例
税務顧問・経営相談を中心に幅広く中小企業の経営をサポートする税理士法人TOTAL様は、「マネーフォワード クラウド契約」を活用することで多拠点間でもスムーズに稟議を進められる体制を構築しています。
各拠点で締結した契約を本社が管理する従来の体制では、工数がかかるだけでなく未回収となる課題もありました。システムを導入し、拠点ごとにフローを構築することで、柔軟かつ効率的な体制を確立しています。
ビズリードコンサルティング株式会社様の事例
人財およびITソリューションを扱うビズリードコンサルティング株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により、最短即日のスピーディーな契約フローを実現しています。
電子契約導入前の業務体制では、コロナ禍でも契約のためだけに出社する必要があり、工数がかかるだけでなく、契約の遅れによる機会損失も出ていました。システム導入により、最短即日の契約フローを実現し、機会損失を防ぐ運用を実現しています。
契約業務の効率化に関する参考資料
【弁護士監修】電子契約まるわかり４点セット
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