ガス業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年5月14日
ガス業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
ガス業界は、日常に欠かせない生活インフラを提供する事業者の中でも、特に人手不足に悩みがちです。ガスの開通にあたっては、電気・水道と異なり対面が必須となるケースも多く、人的リソースを要します。加えて、プロパンガスの場合、必要に応じてのガス配管工事のほか、定期的な契約先の各施設へのガスボンベの運搬にも人手が欠かせません。
都市ガスの供給においては、2017年のガス小売り完全自由化以降は多くの事業者が参入し、価格競争が激化しています。さらに近年は多くを海外からの輸入に頼る、液化天然ガスおよび液化石油ガスなどの原材料高騰も向かい風となり、コスト削減は必須です。
都市ガス、プロパンガスを問わず、昨今の業界を取り巻く事情を考えると、契約業務をはじめバックオフィス業務の人的リソースの削減やコスト削減は早急な課題と言えるでしょう。
ガス業界の契約業務において悩みがちなポイント
紙が中心の契約業務をペーパーレス化したい
ガスの契約においては料金その他供給条件を記載した書面の交付義務があります（ガス事業法）。ただし、電子契約をはじめとする電磁的方法での交付も可能です。
書面は個人、法人を問わず1件ごとに都度締結する必要があるため、書面を紙で交付する場合、膨大な量の紙が必要となってしまいます。
紙代、印刷代のコスト面だけでなく、環境への配慮からも紙の大量利用は好ましくなく、ペーパーレス化が望ましいと言えるでしょう。
契約にかかる人的・金銭的なコストを削減したい
ガス供給の契約書は件数が多いため、紙での契約の場合、保管・管理にもスペースや管理する人員の人件費といったコストがかかります。
また、一般家庭向けの契約書であれば流用が可能ですが、法人向けの契約の場合、条件面を含めた個別の契約書の作成が必要な場合も想定されます。
契約書の作成から締結、保管・管理に至るまで、従来の紙の契約に際して発生する人的・金銭的なコストの削減も大きな課題と言えるでしょう。
社内フローを効率化してリモートワークに対応したい
昨今の社会情勢から、リモートワークは社会全体に浸透しつつあります。ガス業界では対面での開通や設備の点検・保全、プロパンガスの場合はボンベの運搬など、現場での人員をフルリモートにするのは現実的ではありません。
一方で、バックオフィス業務は社内フローを整備すればフルリモートにすることも可能です。人手不足解消のためにも、契約業務でリモートワークを含めた柔軟な働き方を選択できることは重要と言えるでしょう。
ガス業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
紙の契約書と電子契約をまとめてクラウド上で管理
システムを選ぶ上では、そのシステム上で作成した電子契約だけでなく、従来の紙の契約もクラウド上で管理できることが欠かせません。これまでの紙の契約書も電子ファイルとしてシステム上で保管できれば、管理コストを幅に下げられます。また、高齢者層を中心に、電子契約が難しい顧客との契約も想定されるため、システム導入後に発生する紙の契約についても一括管理できることは必須と言えるでしょう。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約の締結では、内容や金額を問わず印紙代が必要ありません。また、メール等でやり取りできるため、郵送のコストも不要です。ガス供給の契約書は印紙代の発生対象ではありませんが、特に都市ガスの場合、ガス供給設備の新設・修理などで発生する工事の契約は、紙の契約書の場合には課税対象です。設備の工事はときに非常に高額となり、印紙代も工事代金に連動して高くなるため、電子化によるコスト削減効果は大きいと言えるでしょう。
契約書の作成から申請、締結、保管までオンラインで完結
電子契約システムにおいては、作成から保管までのフローがオンライン上で完結できることが重要です。顧客とのやり取りも含め、全フローをWeb上で完結できれば、非常に効率的に、時間・コストをかけずに契約業務を進めることができます。完全に非対面で進めることができれば、契約担当者が出社する必要もないため、リモートワークを促進することが可能です。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
税理士法人TOTAL様の事例
中小企業を中心に税務サポートや経営支援を行う税理士法人TOTAL様は、マネーフォワード クラウド契約を導入して契約のオンライン化に成功し、業務効率化を実現しています。
コロナ禍での顧客のリモートワーク化のニーズに合わせ、非対面で契約を完結できるよう業務フローを改善しました。それに伴い、従来課題となっていた紙の契約書の保管スペースの確保や契約締結まで時間がかかる点や契約書の未回収リスクも解決されています。
株式会社M&A総研ホールディングス様の事例
M&A仲介を主要事業とする株式会社M&A総研ホールディングス様は、マネーフォワード クラウド契約の導入により契約コストの大幅な削減に成功しました。
従来、紙の契約の業務負荷や紛失リスク回避のため、ほかのクラウド契約サービスを利用していました。しかし送信件数に応じた課金体系であったため、運用コストが課題だったそうです。そこで、送信料がかからない本サービスに切り替えることにより、契約コストを大幅に削減できています。
株式会社オムニバス・ジャパン様の事例
映像作品の制作事業を手掛ける株式会社オムニバス・ジャパン様は、マネーフォワード クラウド契約により制作依頼に関連するNDA・業務委託契約をオンラインで一元管理できるようになりました。
従来の契約業務では紙での契約が中心であり、契約書の管理はExcelで実施していましたが、効率の悪さや業務の属人化が課題でした。電子契約導入により、契約書をシステム上で一元管理できるようになったことで、これらの課題を解消されています。
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