水産業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目
作成日：2024年3月5日
水産業界が契約業務の効率化を進めるべき理由
国内全体で働き手が減少する中でも、水産業界の高齢化、労働人口減少は特に顕著です。契約業務をはじめとするバックオフィス業務は特に、業務工数をかけず運用する必要があるでしょう。
水産業界の取引は契約先が多くなりがちな傾向にあるため、契約管理の業務付加は比較的高いです。加えて、レガシーな取引先が多いため、DX化も浸透しておらず、従来の紙の契約が好まれるようなことも想定されます。
社内的にも現場の業務は早朝や深夜がメインで、日中帯は休憩時間というケースもあり、現場との連携がスムーズに取りにくいことも、スムーズな業務進行の阻害要因となりかねません。
社内的にも取引先の要因でも、業務がスムーズに進みにくい水産業界においては、可能な限り業務フローや管理業務を効率化することにより、工数を減らす必要が高いのです。
水産業界の契約業務において悩みがちなポイント
紙の契約書が多く残っている
水産業界は、紙での契約書でのやり取りが一般的な業界と言えるでしょう。
紙の契約書は物理的に保管する必要があり、その数がかさんでくると管理のための手間や場所の確保も必要です。また、契約の見直し、まき直しなどにあたって内容を確認するのにも手間がかかります。
社内の確認・申請フローが煩雑になりがち
水産業においても一定規模の事業体となると契約の確認・申請において複数の決裁者、責任者が関わることも多いですが、現場の責任者が決裁者の一人であるケースも少なくありません。
水産業の現場での稼働は一般的なビジネスアワーとは異なる場合や連絡がつきにくいこともあり、社内の手続きに想定以上の時間を要することも想定されます。現場と事務の連携が取りにくいからこそ、フローを簡略化し業務を効率化する必要があります。
契約数が多く、収入印紙代や郵送代がかさむ
水産業界の契約は、大口の取引先と専属契約する場合などを除き、少量の取引を多くの取引先と継続するモデルになりがちです。
水産業界において印紙が発生するのは設備の購入や運送契約の締結などのシーンで、一般的な水産物の売買の取引においては印紙代は発生しません。しかし、取引先が増えるごとに紙の契約書をやり取りするための郵送費は積み重なり、膨大なコストとなりかねません。
水産業界の契約担当者が電子契約システムを比較する際のポイント
紙の契約書と電子契約をまとめて管理
電子契約システムの選定においては、電子契約だけでなく紙の契約書も一元的に管理できることも重要です。水産業界においては自社でシステムを導入しても、今後も紙の契約書を締結せざるを得ないことも想定されます。これまで締結した紙の書類だけでなく、これからも紙の書類が増えていくことも想定されるため、全ての契約を一つのシステムで効率的に管理できることがより重要です。
契約業務をオンラインで完結
電子契約システムにおいては、契約の稟議起案から承認、書類の作成から契約の締結、保管まで全てオンラインで完結します。フローが明確であり、密なやり取りの必要性が低いため、事務と現場で時間が合わない水産業でも効率的に業務を進めることが可能です。レガシーな取引先の多い業界でも、取引先にメールやインターネットもないケースは少ないため、導入のハードルも決して高くはありません。
電子契約で印紙代や郵送費が0円に
電子契約で締結した契約書は、印紙税法上の「課税文書」にあたりません。そのため、契約書の内容や金額に関わらず、契約における印紙代を省くことができます。加えて、電子契約はオンライン上で完結するため、郵送費も節約することが可能です。水産業界では印紙が発生する契約の数は少ないものの、取引先の数が多くなりがちなため、郵送費のコスト節約効果は特に期待できるでしょう。
電子契約システムの導入で契約業務を効率化できた事例
Dr.ルルルン株式会社
フェイスマスクブランド『ルルルン（LuLuLun）』を主要事業とするDr.ルルルン株式会社様は、「マネーフォワード クラウド契約」の導入により契約書の一元管理に成功されています。
契約のフローが数日かかっていたステップが数分で完了するなど大幅に短縮されたことに加え、現場の担当者からも進捗が確認できることにより、確認の手間、コミュニケーションコストも低減しました。
時間的、場所的にも現場と事務の連携が取りづらいこともしばしばある水産業界においては、この確認のコストの削減は業務効率化の大きなポイントと考えられます。
株式会社プログリット
短期集中型の英語コーチングサービス『プログリット』などの事業を手掛ける株式会社プログリット様は、「マネーフォワード クラウド契約 for Salesforce」を導入することで社内の文書管理の業務工数を月77時間削減されています。
BtoCでの事業で契約書の枚数が非常に多く、書類管理の業務付加が高いことは一つの大きな課題でしたが、システムの導入により業務効率化に成功しました。取引先の数が多くなりがちな水産業界においても、同様に高い業務効率化の効果が見込まれます。
株式会社ジェイフード
アミューズメント、EC、飲食など幅広い事業を手掛ける株式会社ジェイフード様は、「マネーフォワード クラウド契約」導入により、従来の紙べースの業務では実現しえなかったスムーズな業務フローを構築しています。
水産業界においても想定されるような三者間の契約などにおいて、柔軟に活用できる点も評価いただいたようです。水産業界でのDX化は取引先の理解を得ることが一つのハードルですが、使いやすさとサポート面でも評価が高く、様々なケースにおいて活用いただいています。
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