機械業界向けの電子契約システムの選び方・比較すべき項目

作成日：2024年3月5日

機械業界が契約業務の効率化を進めるべき理由

機械業界はあらゆる業種を相手にし、その産業の中核をなす部分に貢献することで顧客の発展に貢献します。

機械業界における契約はNDAや技術に関する事項を含むことも多くあるため、ときには1件の契約書の量が膨大になることもあるでしょう。

量の多い契約書の数が増えると、契約書の保管そのものにもスペースや管理の手間がかかってしまう上、内容を確認するのにも膨大な時間を費やしてしまいます。契約締結後も技術面を中心に、内容を確認するシーンは想定されるため、契約書の保管、管理を効率化し、確認しやすい状態にすることは必須と言えます。

また、機械業界において「特注の機械の製造」「機械の取付工事」といった業務や機械の運送契約においては契約書に収入印紙が必要です。取引の金額が大きいと印紙代のコストも上がってしまうため、電子契約にするなど、印紙代をかけない工夫も重要と言えるでしょう。

機械業界は様々な顧客の業務の中核を担うような取引が多く、契約の締結にあたっては慎重な稟議が求められます。一方で、様々な分野で競合他社とバッティングし、コンペとなるケースも多いため、稟議を含めた手続きを迅速に行う必要もあります。

迅速かつ慎重に稟議を行い、契約の締結に至るには社内手続きを可能な限り効率化することが求められるのです。

電子帳簿保存法が改正され、2024年1月1日以降、電子契約によって締結した契約は的確な要件のもとに原則データでの保存が義務付けられました。

機械業界の契約は取引先の重要な技術的事項に関わるため、高いコンプライアンスが求められます。電子契約の締結にあたって、取引先から電子帳簿保存法への対応を問われるケースも想定されます。改正法に対応するのは当然のこと、取引先への対応の説明も課題となりかねません。

機械業界においては「顧客の特注の機械の販売」「機械の取付・設置工事」「機械の運送契約」といったシーンで締結した契約が課税文書として扱われます。特注の機械の製造や取付は高額なケースが多いため、必要な印紙代も高額になりがちです。

また、扱う機械によっては契約先の数が多くなるため、契約書のやり取りに発生する郵送代も、トータルでは無視できるものではありません。機械業界においては、このような契約に付帯するコストも悩みがちな課題です。