契約ツールは自社だけで完結しない。
相手先にも安心して使ってもらえるかどうかが大切だと考えていた

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

阪本：弊社では機密管理に厳しいお客様とお取引する機会が多いため、商談前にはほぼ必ずと言っていいほどNDAを結ぶことから始まり、そのあとに基本契約書を交わすといった流れになります。
従来は紙の契約書が主で、製本や郵送・捺印といった多くの手間が発生し、契約締結までに多くの時間を要していました。リーガルチェック含め、長いと契約締結までに1ヶ月かかることもあったほどです。

加えて、近年は外部パートナーとの取引も多くなったことで、交わす契約書の件数自体が増えていましたし、契約前に過去に契約を締結していないか確認することも負担になっていました。
契約台帳はExcelで管理していたのですが、Excelの更新自体を忘れてしまうと、どの契約書がいつまで有効なのか、契約締結済みかどうかなど、契約状況を正しく把握できないことも課題として感じていました。

ーーマネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか？

阪本：コロナ禍ということもあり、電子契約書を希望されるお客様も増えてきたため、何かしらの電子契約サービスを導入したいと検討をしていました。
そんな中、もともと弊社では会計や経費精算などでマネーフォワード クラウドを利用していまして、営業担当の方から電子契約書のサービスも始まったとご連絡をいただいたのがマネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケでした。

中村：導入の決め手となったのは、マネーフォワード クラウド自体が多くの企業に導入実績があり、信頼できるサービスであるということでした。というのも、契約は相手企業とのやり取りが発生しますから、契約ツールは相手先のお客様にも安心して使ってもらえるかどうかが大切だと思ったからです。

電子契約サービス自体は様々な企業が提供していますが、マネーフォワードはその他にも会計や経費精算などのお金に関わる領域をはじめとした企業のバックオフィス向けサービスを多く提供しています。そのため、サービスとしての安定感やネームバリューがあり、そんなマネーフォワードのサービスであれば弊社のお客様にも安心して使っていただけると思えました。

また、新規の契約だけでなく、締結済みの過去の契約書もインポートできたりと、弊社が求めている機能が揃っていたこと、またUI含めた全体の操作性の良さも決め手となりました。

過去に締結をした400件以上の契約書もCSVで一括登録。
クラウド上で検索するだけで、手間なく素早い内容確認が可能に

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

阪本：NDA、請負契約書、基本契約書などで電子契約を活用しています。新規締結の契約書は月に1〜2件程度ですが、現在は過去に締結した契約書の管理を目的として、400件以上の契約書の取り込みも行っています。

中村：過去の契約書の取り込みはCSVで一括登録できるため、非常にスムーズに取り込みを完了させることができました。
紙の契約書を含めて過去契約のデータベースを作れたので、各担当から契約内容について質問があったときや各社の契約状況を確認したいときなども、すぐにマネーフォワード クラウド契約内で検索して内容を把握できるようになったため、求めていた使い方が実現できていると感じています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

阪本：マネーフォワード クラウド契約のUIはとてもわかりやすいので、操作性で苦労した点はありませんでした。一方で課題としてあったのは、申請のワークフローをどうすべきかということでした。

もともとはイントラネットで申請するワークフローがあったのですが、そのシステムではすべての契約書を全員が閲覧できてしまうことが懸念であったため、この機会に閲覧者を制限できるクローズドな環境をマネーフォワード クラウド契約上で構築しようと考えていました。社内に浸透させるためにも、もともとの運用に近しい形を目指していたのですが、契約ごとに閲覧権限を誰に付与すべきか、誰に通知がいくようにすべきかなど、あらためてワークフローを見直す必要がありました。
テスト運用をしながらワークフローを見直していき、最終的に営業担当がメールでお客様と内容確認を行い、そのあとに部門長がPDF化した契約書をマネーフォワード クラウド契約にアップロードして申請するという流れにしました。
様々なテスト運用を進めたことは、自社の契約申請のワークフローを棚卸しする良い機会になったと感じています。

中村：期待以上だったのは、専任のサポート担当の方にいろいろと相談できるということでした。ワークフローを構築していくにあたり、「こういった使い方はできるのだろうか」と疑問に思ったことは、問い合わせるとすぐに返信があって解決できるため、とても助かりましたし、チャットサポートもフル活用させていただきました。

契約内容から契約状況、また関連ドキュメントまで、契約にまつわる情報を一元化できるようになった

ーーマネーフォワード クラウド契約導入により、どういったメリットを実感されていますか？ 

阪本：取引先の増加に伴い契約件数も増えていた状況であったため、紙契約で発生していた手間や時間を削減できたことは、電子契約に移管したことのメリットだと感じています。
また、原本を紙で保管しなくても良いという点も大きな安心感に繋がっています。やはり紙の契約書は紛失してしまう可能性もありますし、火事などで消失してしまうなどの書類としてのリスクがありますが、電子書類データであればクラウド上に保管されるため、物理的なリスクがなくなりました。

運用においてはNDAや基本契約書、さらに請負契約書と契約書の種類が増えると、現場の担当者にとっては「この契約書はどう申請すればいいのだろう」といった悩みが出てしまうわけですが、契約書ごとのフローの棚卸しをしたことで、関係者が戸惑うことなく契約業務を進められる仕組みを構築できたことも、導入のメリットであったと感じています。

中村：契約書自体の確認がオンラインでできるということだけでなく、契約にまつわる様々な情報をひとつの場所で可視化できるようになった効果も非常に大きいと考えています。
たとえばマネーフォワード クラウド契約には承認却下の機能があるため、申請状況や却下理由をログで残すことができますし、契約書とは別で書類を添付できる機能もあるため、契約書に関連する書類も一緒に確認できるのは、非常に便利だなと感じています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想、また今後どういった使い方をしていきたいと考えているか、教えてください。

阪本：電子契約自体がまだ日本では新しい文化のため、電子契約サービス自体も進化の途中だと思っています。そんな中、マネーフォワード クラウド契約は随時新機能が追加されたりと、常にサービスとして改善されているため、今後より使い勝手の良いサービスになっていくのだろうと期待値を持って使わせてもらっています。
将来的には海外企業との契約も増えていくと思われるため、国際間での契約にもマネーフォワード クラウド契約を使っていくことを想定しています。

今後は、テンプレートの作成やワークフローのさらなる整備を行い、バックオフィス領域の業務を効率化させることで、事業をより推進させていけるようなアクションにリソースを割ける環境を作っていきたいと考えています。

中村：マネーフォワード クラウド契約はユーザーの声をしっかりと聞いているサービスだと感じています。まだ新しいサービスなので現時点では機能的に不足している部分もあるかもしれませんが、随時追加されていく新機能はどれも、ユーザー視点に立った使い勝手の良い機能ばかりです。それこそ、今までは一からやり直すしかなかったので、承認時の差戻し機能がリリースされたときはとても嬉しかったですね！

どの企業でも実現したいことが実現できるサービスだと思いますから、多くの企業でマネーフォワード クラウド契約が使われればいいなと感じていますし、弊社としても、いろいろな使い方を模索していければと思っています。

（企業サイト：https://www.tairapromote.co.jp/index.html）

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！