事業拡大に伴い、契約関連の業務がひっ迫していた

ーーマネーフォワード クラウド契約導入以前は、どのような課題感をお持ちだったのでしょうか？

事業の拡大に伴って雇用契約や受託開発の契約などの件数が増えていく中で、紙契約では印刷や製本、宛名ラベルの作成、さらに切手の購入と細かい業務が非常に多く、契約関連の担当者には大きな業務負荷がかかってしまっていたんですよね。
契約書1件あたりにかかる工数としては10〜20分といった時間かもしれませんが、特に多い時期では1日中ずっと契約書類の作成ばかりをしているといったことも珍しくなく、契約関連の業務がひっ迫していました。

さらに、紙契約であれば収入印紙税や郵送代などの金銭的なコストもかかってきますから、コスト削減のためにも電子契約へと移行したいと思ったのが、電子契約に興味を持ったキッカケです。
また、これまでは代表の私が契約書の確認等を行っていましたが、組織体制を整えていく中で、契約業務も他の担当者に任せていこうと考えていました。ただ、リスク回避のためにも私が承認するフローは残しておくべく、私含めた複数の承認者を介した押印申請フローをシステムで構築したいと思っていたことも、電子契約サービス導入の背景としてありました。

ーーマネーフォワード クラウド契約を知ったキッカケや最終的に導入の決め手となったことは何かありますか？

実は取引先が利用していたということもあり、はじめは他社の電子契約サービスを導入していたんですね。しかし、料金プランをアップグレードしないと求めている機能が使えなかったり、操作性含めて使いづらいなと感じていました。
また、他社サービスは契約書1件ごとにいくらという従量課金で、ミスをしても課金されてしまうため、慎重に操作しなければならないといった心理的ハードルを感じていました。
そんな中で乗り換えを検討し、もともと給与計算や経費精算でマネーフォワード クラウドを利用していたため、契約サービスもマネーフォワードに統一しようと思ったのがキッカケです。

そして、マネーフォワード クラウド契約であれば、基本プランで押印申請フローの機能が搭載されていたり、契約件数によって料金が変動することもなかったりと、求めている金額感で実現したいことができると感じたことが、導入の決め手でした。

押印申請から契約締結・管理までを一気通貫で行えるようになった

ーー現在どのようにマネーフォワード クラウド契約をお使いいただいていますか？

社員の雇用契約や受託開発における基本契約に活用しています。雇用契約は多い月だと30件近く、開発の基本契約は月に15〜20件ほどあり、取引先が紙契約を希望するケースを除いて、9割近くは電子契約となっています。
もともと電子契約がそこまで進んでいない業界でもあったため、取引先が電子契約を受け入れてくださるかどうかは不安要素ではありました。

しかし、電子契約でお願いしますと伝えると多くの場合は了承をいただけます。電子契約は初めてというクライアントからは「一緒に画面を見てください」と相談を受けることもありましたが、比較的スムーズに締結まで進めることができているため、とても安心しています。

ーーサービス導入後、実際の運用開始までに苦労した点や課題は何かありましたか？

どのサービスでも起こり得ることだとは思いますが、自社が実現したい使い方とサービスの仕様とではギャップがあるため、マネーフォワード クラウド契約の仕様に沿った押印申請フローで、かつ自社の運用に適した承認経路の設定をどうすべきかという点に、はじめは悩みました。
ただ、機能について不明なことがあったときも、サポートページ等で一つひとつ解決策を調べる必要はなく、担当者の方に直接相談してすぐに解決することができたため、運用開始までに大きな苦労をしたということはありませんでした。

そしてUI/UXの観点からもとても使いやすいと感じており、はじめの設定さえ行ってしまえば、あとは担当者が承認依頼を出すだけですし、承認者も確認して承認するかしないかを選択するだけで済みます。
従来であれば、承認依頼を出した後にSlackで「確認お願いします」といったコミュニケーションを取る必要がありましたし、契約締結後には契約書をファイリングして保管するといったことも必要でした。しかし、マネーフォワード クラウド契約であれば押印申請から締結・管理までを一気通貫で行えるため、とても満足しています。

工数削減により、新たなアクションのためのリソースを確保できるようになっている

ーーマネーフォワード クラウド契約の導入により、どういった効果を実感されていますか？ また今後こういった使い方をしていきたいといった展望があれば教えてください。

雇用契約の場合ですと、入社する方の名前とメールアドレスさえ把握できれば本当に数分で契約関連の作業が完結するため、人事担当者は非常に喜んでいます。今まではしんどそうに宛名ラベルを貼ったりしていたのを私も見ていたので、本当に良かったなと感じています。

また、電子契約に移行できていなければ、新たに契約業務をサポートする人材の採用が必要だったと思いますが、契約業務の工数が削減できたため、人的リソースを拡充する必要もありませんでした。就業規則の改定であったり、そのために士業の方とコミュニケーションを取ったりと、新たなアクションのためのリソースを確保できるようになったのも大きいなと感じています。
また、基本契約では4,000円の収入印紙を用意する必要がありましたが、電子契約になった今は収入印紙税も必要ありませんし、郵送代も不要なため、金銭的コストの削減に繋がったことも導入の効果です。

今後の使い方としては、リーガルチェックのステップも押印申請フローに入れていきたいと考えています。
これまでは顧問弁護士に個別でPDFデータを送付して契約書の確認を依頼するといったやり取りが発生していましたが、マネーフォワード クラウド契約の押印申請フローにリーガルチェックも乗せてしまうことで、より一気通貫での契約業務の進行ができればと思っています。

ーー最後に、あらためてマネーフォワード クラウド契約導入のご感想を教えてください。

担当者も喜んでいますし、会社としても足りなかった部分を補うことができていますから、本当に導入して良かったと感じています。

また、「こういった機能がほしい」と思うこともありますが、マネーフォワード クラウド契約は機能アップデートの頻度が早く、ユーザーの声を取り入れた開発を行っているため、サービスの姿勢としてとても素敵だなと思うんですね。そのため、今後より使いやすくなっていくでしょうし、どう進化していくのかと非常に楽しみですね。

（企業HP：https://thenewgate.co.jp/）

ーー従業員の皆さん、そしてバックオフィス担当者の皆さんの負担をより軽減できるようなサービスづくりに尽力して参ります。貴重なお話をありがとうございました！